Terceirização da folha de pagamento: entenda como funciona!

Quem empreende sabe como é desafiador equilibrar as múltiplas tarefas do dia a dia e ainda garantir a eficiência do negócio. A terceirização da folha de pagamento surge como uma solução estratégica para quem busca reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a gestão administrativa.

Ao contratar esse serviço de uma empresa especializada, é possível diminuir os gastos operacionais, assegurar a conformidade legal e liberar tempo para focar no crescimento do seu negócio.

Se o seu departamento pessoal perde horas com a burocracia da folha de pagamento, a terceirização pode simplificar as tarefas e permitir que a sua equipe se dedique às entregas para os clientes e às estratégias para alavancar a organização.

Quer entender como funciona e descobrir como pode usufruir da terceirização da folha de pagamento? Continue a leitura e, ao final, você também vai conhecer os prós e contras desse modelo e aprender a identificar se é ideal para o seu empreendimento.

O que você verá no artigo:

O que é a terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento é uma prática que as empresas adotam para se beneficiar de atividades oferecidas por organizações especializadas em funções relacionadas à remuneração de colaboradores. O fornecedor dá suporte jurídico, fiscal e contábil para garantir que os funcionários recebam o contracheque correto e em dia.

Ao contratar o serviço, o empreendedor desfruta de diferentes tarefas que o prestador disponibiliza, como:

coleta, segmentação e monitoramento das informações ligadas ao ordenado;
cálculo de valores relativos às garantias da mão de obra, como tempo de férias, comissões, 13º salário, seguro-desemprego, pré-aposentadoria e benefícios adicionais;
apuração e elaboração da folha de pagamento;
entrega dos salários;
gestão de dados do ponto eletrônico;
gerenciamento das obrigações fiscais e previdenciárias, como emissão de guias de recolhimento de FGTS e INSS;
entrega da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
rescisão de contrato;
dedução de impostos.

É importante mencionar que a terceirização da folha de pagamento não elimina a necessidade de as empresas disponibilizarem funcionários para ajudar a equipe contratada.

Por que terceirizar a folha de pagamento?

O fechamento da folha de pagamento é uma tarefa que exige atenção das empresas, uma vez que os profissionais lidam com informações relevantes referentes ao recebimento do salário e dos benefícios dos colaboradores.

Ao terceirizar o serviço, o empreendedor transfere a responsabilidade de gestão das tarefas pertinentes ao setor de Recursos Humanos e evita possíveis falhas no controle de dados dos trabalhadores. Além disso, o contratante ganha agilidade e segurança no processamento das atividades.

Listamos alguns motivos que reforçam a importância da terceirização. Confira!

Redução de riscos de erros

Independentemente do segmento e do porte da empresa, todo empreendimento deve cumprir com as obrigações fiscais e tributárias para se manter legalizado.

Na prática, significa que ao calcular a remuneração dos funcionários não pode haver erros de impostos e das garantias no contracheque, do contrário, a organização pode sofrer processos trabalhistas e receber multa da fiscalização.

Com a contratação de uma instituição especializada, é possível reduzir os riscos de erros no holerite, como pagamento duplicado ou atraso do salário.

Segurança trabalhista

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei n.º 5452 (de 1º de maio de 1943), é o documento que regulamenta o trabalho formal no Brasil e define as regras de funcionamento das relações entre empresários e trabalhadores.

A legislação trabalhista está em constante mudança, e por esse motivo, é fundamental que as empresas se atualizem com frequência para evitar erros nos cálculos da folha e, consequentemente, receber processos futuros.

Quando um empreendimento contrata a terceirização da folha de pagamento, o prestador assegura a conformidade tributária com as mudanças da lei. Assim, é possível oferecer segurança jurídica.

Redução de tempo para fechar a folha

A contratação de um fornecedor capacitado para gerir o pagamento dos colaboradores permite diminuir o tempo de execução das atividades pertinentes à área. Afinal, o provedor do serviço se responsabiliza por todo o processo, o que garante mais agilidade e tranquilidade no fechamento da folha.

Dessa forma, sobra mais tempo para o responsável pelas tarefas burocráticas do setor se dedicar a outras funções essenciais e estratégicas do negócio.

Aproveite para ler: Planejamento estratégico: o que é e como fazer o da empresa?

Atendimento personalizado

É comum o parceiro da terceirização oferecer atendimento personalizado. Assim, o empreendedor consegue avaliar suas necessidades conforme os serviços oferecidos e contratar o que precisa.

Após fechar o contrato, a entidade contratada analisa as demandas da organização e identifica as dificuldades em relação à rotina de pagamento. Em seguida, desenvolve um suporte personalizado.

Veja também: Estratégias de atendimento para fidelização de clientes

Como funciona a terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento cuida de funções referentes à remuneração dos colaboradores nas empresas: cálculos de salários e benefícios, dedução de impostos e gestão de obrigações fiscais. Contudo, para garantir um processo eficaz e alinhado às necessidades do negócio, é fundamental seguir alguns passos básicos. Confira!

1. Análise das necessidades e planejamento das atividades

O primeiro passo para a organização interessada no serviço é analisar e planejar suas demandas específicas relacionadas às atividades de pagamento dos funcionários.

Desse modo, é possível definir as tarefas que deseja negociar com o provedor. Existem duas opções: contratar o processo integral ou apenas o que é indispensável.

Também é necessário estabelecer os objetivos da terceirização: redução de custos operacionais, melhoria dos processos de pagamento ou aumento da produtividade da equipe, por exemplo.

2. Pesquisa da prestadora de serviço

Após definir os objetivos da contratação do serviço, a organização interessada deve pesquisar um fornecedor que atenda às suas necessidades e seja confiável. Para isso, é importante analisar itens, como o prestígio no mercado, a experiência na área de terceirização de folha de pagamento e a qualificação técnica.

No caso da verificação da credibilidade da empresa terceirizada, você pode avaliar a satisfação de clientes antigos no site do Reclame Aqui, plataforma on-line que divulga a opinião do público sobre as instituições.

3. Definição do parceiro especializado

Ao escolher o prestador de sua preferência, formalize a parceria. No contrato, descreva os detalhes dos serviços selecionados, os direitos e as responsabilidades dos envolvidos e as formas de pagamento.

Além disso, inclua no documento o Acordo do Nível de Serviço (em inglês, Service Level Agreement ou SLA) para oficializar as expectativas e o padrão de qualidade, assim como garantir o cumprimento do negócio.

4. Integração e transição dos processos da folha

Com a assinatura do contrato, é possível iniciar a integração e a migração dos processos da folha. Essa fase é criteriosa, uma vez que envolve a coleta e a transferência de dados significativos da empresa para o provedor de serviços. Veja alguns exemplos:

informações sobre os colaboradores;
estrutura de salários;
calendário de pagamentos;
políticas de benefícios;
acordos que podem impactar o cálculo da folha.

A transição varia conforme o tamanho do empreendimento e a complexidade dos procedimentos internos. Portanto, existem situações em que o contratante e o contratado precisam trabalhar juntos para assegurar a transmissão correta de todas as informações para o sistema funcionar perfeitamente.

5. Processamento contínuo da folha de pagamento

Com a finalização da transição dos mecanismos da folha, o provisor de serviços se responsabiliza pelo seguimento das atividades contratadas. Veja as etapas!

Coleta de dados dos colaboradores para calcular o contracheque, como horas trabalhadas, folgas e deduções de impostos.
Cálculo dos salários com base nas informações coletadas.
Processamento da remuneração dos trabalhadores e emissão dos holerites.
Recolhimento e pagamento de impostos e contribuições no prazo.
Elaboração de relatórios com informações sobre os honorários dos funcionários, impostos recolhidos e deduções feitas.

6. Mensuração do serviço e avaliação do contrato

Quem terceiriza a folha deve acompanhar o desempenho do fornecedor para verificar determinados pontos: precisão da remuneração, rigor das tarefas, conformidade com a legislação tributária e trabalhista e qualidade do atendimento.

O monitoramento frequente das tarefas ajuda a identificar problemas pontuais ou recorrentes para resolvê-los com os especialistas.

Também é importante avaliar o contrato com frequência para manter a excelência das atividades e atender às demandas do contratante conforme sua evolução.

Agora que você sabe como funciona a terceirização da folha de pagamento, no próximo tópico mostraremos as vantagens e desvantagens desse serviço.

Prós e contras de terceirizar a folha de pagamento

Considere os seguintes prós e contras de terceirizar a sua folha de pagamento:

Prós

foco da equipe em atividades estratégicas;
atualização contínua com as mudanças na legislação;
redução de custos;
acesso à tecnologia e ferramentas avançadas;
transparência de dados e segurança trabalhista.

Contras

risco de perder o controle de dados sensíveis;
dependência de fornecedores externos;
custos iniciais de adaptação e transição.

Conheça em detalhes cada ponto!

Prós da terceirização da folha de pagamento

1. Redução de custos operacionais

Ao terceirizar as atividades pertinentes ao departamento pessoal, existe a possibilidade de reduzir custos operacionais, já que o prestador disponibiliza especialistas em legislação trabalhista. Assim, diminuem os gastos com a contratação de mão de obra interna para se dedicar a essa área.

Além disso, o contratante do serviço não tem despesas com os seguintes itens:

capacitação de colaboradores para lidar com a burocracia do RH;
treinamento, implementação e pagamento recorrente de sistemas com funções específicas de folha;
atualização da regulamentação fiscal.

2. Foco da equipe em atividades estratégicas

Ao optar pela terceirização, o empreendedor tem a oportunidade de deixar as funções burocráticas nas mãos do fornecedor e focar nas atividades principais.

Dessa forma, é possível investir tempo e recursos em tarefas estratégicas para aumentar a eficiência e a competitividade.

3. Atualização contínua com as mudanças na legislação

O lado bom de contratar especialistas em RH é o fato deles se manterem atualizados com as leis trabalhistas e os regulamentos relacionados a impostos, a benefícios e à folha, além de seguirem as normas do setor.

Assim, os empregadores cumprem com as obrigações legais e expandem seus negócios com tranquilidade.

4. Acesso à tecnologia e a ferramentas avançadas

As organizações que adotam o serviço têm acesso às melhores tecnologias de gerenciamento de ponto disponíveis no mercado, o que facilita o planejamento das tarefas.

Dessa maneira, o contratante se beneficia de recursos modernos, sem precisar investir em implementação e manutenção de ferramentas avançadas.

Outras vantagens de contratar uma instituição experiente são: usufruir da transparência no processo de gestão de dados do ponto e ter mais segurança no armazenamento das informações sensíveis dos colaboradores no sistema em nuvem.

Contras da terceirização da folha de pagamento

1. Risco de perder o controle de dados sensíveis

Terceirizar as operações de pagamento dos funcionários pode restringir o controle direto sobre os processos internos e o acesso às informações dos Recursos Humanos. Consequentemente, alguns empreendedores se sentem desconfortáveis em adotar esse modelo.

Portanto, antes de estabelecer parceria com alguma instituição, é fundamental se certificar sobre as medidas de segurança que ela utiliza para evitar a possibilidade de violação de dados dos trabalhadores e do próprio empreendimento.

2. Dependência de fornecedores externos

A dependência de um prestador gera resistência por parte de algumas empresas para contratar a terceirização.

Afinal, qualquer falha dos profissionais externos pode comprometer a qualidade do serviço, o pagamento da mão de obra, o cumprimento das obrigações fiscais e a credibilidade da organização no mercado.

3. Custos iniciais de adaptação e transição

Embora terceirizar a gestão da folha dos funcionários ajude a reduzir os custos, a transição para essa modalidade pode envolver despesas iniciais expressivas.

Isso acontece, pois não há como implementar sistemas de gerenciamento de ponto e softwares de segurança de dados, oferecer especialistas em leis trabalhistas e integrar novos processos sem investir recursos financeiros.

Como decidir se a terceirização é ideal para sua empresa?

A contratação de especialistas para cuidar das atividades da folha de pagamento favorece as empresas de todos os portes, em especial as que querem se concentrar no core business e nas funções estratégicas para crescer.

Para decidir se a terceirização é ideal para o seu empreendimento, analise os itens abaixo!

Volume de demandas: verifique as atividades de RH que precisa terceirizar sem comprometer a qualidade e o desempenho das operações principais. Se a quantidade de tarefas não compensar criar uma equipe interna própria, será mais vantajoso terceirizar o setor.
Custo-benefício: avalie se sai mais barato ter um parceiro em vez de manter funcionários para realizar tarefas do departamento pessoal. É importante analisar o preço e as funções oferecidas.
Perfil do prestador de serviço: antes de escolher o fornecedor, pesquise sua reputação no mercado, a experiência em terceirização, se tem profissionais capacitados e o segmento de clientes que atende.
Tipo de tecnologia usada: confira se o software utilizado apresenta funcionalidades que atendem às necessidades da folha de pagamento.
Suporte ao contratante: a empresa terceirizada deve oferecer suporte ágil e eficiente e saber lidar com situações emergenciais.

Vale a pena investir na terceirização da folha de pagamento?

Para decidir se a terceirização da folha de pagamento é a escolha certa para sua empresa, é essencial avaliar os prós e contras com base nas necessidades e características do seu negócio.

Entre as principais vantagens desse serviço estão a redução de custos operacionais, o foco em atividades estratégicas e o acesso a tecnologias modernas de gerenciamento, benefícios que muitas organizações consideram mais relevantes do que os desafios dessa solução.

Se essas garantias estão alinhadas aos seus objetivos, aproveite as dicas práticas que reunimos no texto para implementar a terceirização de forma eficiente e personalizada.

E para uma gestão ainda mais integrada, o sistema ERP do Bling é o parceiro ideal. Centralize dados, como salários e benefícios dos colaboradores, diretamente no software e automatize pagamentos de maneira prática e recorrente.

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