Essa é uma realidade cada vez mais presente nas empresas e que vem substituindo obrigações acessórias que antigamente eram cobradas pelo governo, como declarações e documentos impressos.

Para uma melhor compreensão sobre o funcionamento do comportamento tributário desse contexto, é necessário domínio de alguns termos. Dessa maneira, neste artigo buscaremos esclarecer alguns pontos sobre notas inutilizadas.

O que é inutilizar notas fiscais?

Inutilizar um documento fiscal consiste na informação enviada à Sefaz de que um documento não será mais utilizado. Tratando-se de Nota Fiscal eletrônica, consiste em dizer que a numeração, ou o conjunto delas, não terá servidão para uso do estabelecimento.

Quais são os motivos que levam à inutilização de documentos?

Os principais motivos que podem levar à inutilização de um documento são problemas no software que fazem com que números sejam saltados; usuários que, quando substituem o antigo modelo 1 ou 1A de documento fiscal para a NF-e dão prosseguimento à sequência anterior; quando existe alguma contratempo que impede que o documento fiscal eletrônico seja enviado ou recebido; dentre outros.

Qual a diferença entre cancelar e inutilizar um documento?

Inutilizar e cancelar documentos fiscais são coisas distintas. Inutilizar uma nota fiscal pressupõe que a numeração não foi usada. Como os documentos devem ser emitidos em numeração sequencial e cronológica, caso hajam saltos nesse números o contribuinte não poderá fazer uso do algarismo pulado.

No cancelamento a nota fiscal foi emitida, mas, por algum motivo permitido por lei, faz-se necessário que o documento seja invalidado.

Quais os prazos?

A cláusula décima quarta do ajuste SINIEF 07/05, institui que o contribuinte tem como prazo o limite o décimo dia do mês subsequente ao mês em que houve a quebra na sequência da numeração da NF-e.

Ele ainda traz que a inutilização deverá ser realizada através da internet, usando criptografia ou protocolo de segurança (cláusula décima terceira-B; parágrafo 2º).

Ainda, de acordo com o site da NF-e (perguntas freqüentes):

 “A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.”

Fique atento!

É importante estar atento à numeração das notas fiscais. Prefira o final de cada mês, quando o setor responsável pela emissão de documentos fiscais realiza os fechamentos e organiza os arquivos – geralmente enviados à contabilidade. Crie o hábito de conferir se toda a sequência numérica foi utilizada.

Caso sua empresa trabalhe com um volume muito grande de documentos, o uso de planilhas e fórmulas específicas pode auxiliar, tornando o procedimento rápido e com uma margem de erro pequena.

Lembre-se: esquecer de inutilizar o documento deixa a empresa suscetível a penalidades caso seja fiscalizada, tendo que pagar multas, por exemplo.

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