É muito comum entre empreendedores confundir Nota Fiscal Eletrônica e DANFE online. Os dois documentos são parecidos porque existe uma relação direta entre eles — mas engana-se quem acha que são a mesma coisa.
Sem saber o papel que cada um deles têm na rotina contábil da sua empresa fica difícil entender a importância que deve ser dada para os dois. Pois é isso que vamos explicar neste texto.
Continue lendo para descobrir o que é, como funciona e como emitir DANFE!
O que você verá no artigo:
O que é DANFE online?
O DANFE online (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é nada mais do que uma representação gráfica da NF-e. Nele está a chave numérica para consulta das informações da nota fiscal, que é chamada de Chave de Acesso.
Quando um produto é comprado, esse documento é sempre encaminhado ao destinatário juntamente à mercadoria. Talvez por isso seja comum achar que Nota Fiscal e DANFE são a mesma coisa, mas isso não é verdade.
O DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, ele apenas funciona como um facilitador no acesso às informações que constam no documento fiscal.
Para que serve o DANFE online?
Com o DANFE online, é possível acompanhar mercadorias em trânsito e ter acesso a informações básicas da operação como valor e emitente. Além disso, com ela é possível consultar a validade da nota fiscal eletrônica e auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica.
Enquanto a Nota Fiscal Eletrônica garante mais segurança e eficiência no processo fiscal, o DANFE é importante porque possibilita que essas informações estejam acessíveis fora do universo digital.
Com o DANFE também é possível verificar a existência de cartas de correção, fazer download do arquivo XML e consultar a nota fiscal sem chave de acesso.
Vale lembrar que, como o DANFE é sempre enviado ao destinatário junto com a mercadoria, serve para que na hora do transporte da carga os responsáveis pela fiscalização tenham acesso fácil e consigam comprovar que o que está sendo transportado é realmente aquilo que está no documento.
Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal?
As diferenças entre DANFE e nota fiscal incluem o armazenamento, impressão e validade jurídica. Em resumo, essas diferenças são:
- Armazenamento: as notas fiscais precisam ser guardadas por pelo menos cinco anos, de acordo com o prazo exigido pela Receita Federal. Já o DANFE não precisa ser arquivado;
- Impressão: por ser um documento de representação e verificação, o DANFE deve ser impresso para facilitar a fiscalização das mercadorias. Já a nota fiscal pode simplesmente ser enviada ao cliente por e-mail, por exemplo;
- Validade jurídica: apesar de todas as informações importantes, o DANFE é um documento auxiliar que não possui validade jurídica, ao contrário da nota fiscal.
A DANFE substitui a Nota Fiscal?
O DANFE não substitui a Nota Fiscal. Trata-se apenas de um documento auxiliar que torna mais fácil para o consumidor acessar os dados da compra, sendo útil no transporte de mercadorias comercializadas por canais virtuais, como e-commerces e marketplaces.
Quem deve emitir o DANFE online?
A emissão do DANFE online deve ocorrer pelo mesmo emitente da Nota Fiscal Eletrônica. O documento precisa ser emitido antes da circulação da mercadoria, garantindo que o transporte do produto vai acontecer de forma regular.
O DANFE online é para empresas que comercializam produtos e têm registro na Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado em que atuam. É fundamental que a empresa esteja autorizada a emitir a NF-e.
Após a emissão do DANFE, a empresa consegue imprimir o documento quantas vezes quiser e a qualquer momento.
Como é composta a chave de acesso do DANFE?
A chave de acesso do DANFE online é composta por um total de 44 dígitos. Pode parecer muita coisa, mas fica fácil entender quando analisamos essa composição separadamente:
- os 2 primeiros dígitos são o código do estado em que a empresa está registrada;
- os 4 dígitos seguintes são o ano e mês da emissão da NF-e;
- os 14 dígitos seguintes são o CNPJ do emitente;
- os 2 próximos dígitos são o modelo da NF-e;
- os 3 dígitos seguintes são a série da NF-e;
- os 9 dígitos seguintes são o número da NF-e;
- os outros 9 dígitos são o código da NF-e, que é gerado pelo sistema;
- o último dígito é o dígito verificador.
Como consultar o DANFE online grátis?
Uma forma de fazer a consulta do DANFE online grátis é por meio do site da Secretaria da Fazenda. Para ter acesso ao documento basta informar os dígitos que compõem a chave de acesso.
A Sefaz também vai exigir o Certificado Digital da empresa para, em seguida, disponibilizar todas as informações.
Quais informações devem estar no DANFE?
A chave de acesso é um dos principais dados do DANFE online, pois permite acessar a NF-e fora do ambiente digital. O código de barras também é importante para facilitar a leitura das informações por meio de leitor óptico, assim como o número e série da NF-e e o tipo da operação se é entrada ou saída de produtos ou serviços.
Mas existem outros elementos que fazem parte da Nota Fiscal Eletrônica que também devem estar presentes no DANFE:
- data e hora de saída da mercadoria;
- transportadora responsável;
- placa do veículo usado;
- natureza da operação;
- descrição dos produtos;
- dados do destinatário;
- dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, telefone, etc.)
- impostos e valores da transação.
Uma outra obrigação quando falamos sobre DANFE é o layout, que precisa seguir um padrão. O modelo de layout está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.
Como emitir o DANFE online?
Para gerar um DANFE online não é preciso muito esforço. A tarefa é simples e pode ser concluída em poucos minutos seguindo os passos abaixo:
1. Use um único emissor para gerar DANFE e NF-e
O DANFE online precisa ser gerado no mesmo sistema que a empresa usa para emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Essa recomendação parte do Ministério da Fazenda e é uma forma de reduzir a chance de haver divergências entre os dados dos dois documentos.
Ou seja, se você usa um sistema próprio para geração de NF-e, é nele que o documento precisa ser gerado. Claro que esse sistema também precisa estar configurado para emitir ambos.
2. Escolha a NF-e da operação
Com a Nota Fiscal Eletrônica emitida, é só selecionar o arquivo e gerar o DANFE online. Como explicamos, ele é a representação gráfica da NF-e, então a emissão do DANFE depende de um XML da Nota Fiscal Eletrônica validado.
3. Imprima o DANFE online
Pronto, agora que você já sabe como emitir o DANFE, só falta imprimir, salvar no computador ou então enviar o documento online por e-mail. Também é possível importar o arquivo no formato PDF, o que facilita não só a leitura, mas também o armazenamento.
Outra opção para gerar e imprimir o DANFE online de forma simplificada é por meio de um sistema de gestão como o Bling, no qual você também pode emitir as suas notas fiscais e consultar o DANFE. Veja como é simples:
O que é XML?
O XML é o formato do arquivo das notas fiscais eletrônicas. Mesmo não sendo obrigatório manter o DANFE, ele é importante para conseguir recuperá-las em caso de perda da NF-e já que a chave de acesso impressa no DANFE permite a realização do download do documento novamente.
Como imprimir o DANFE com chave de acesso?
Para imprimir o DANFE online, após o lançamento da nota fiscal, basta aguardar a validação do certificado digital da empresa. Ele é emitido através do mesmo sistema. Isso facilita os processos, automatiza rotinas e ainda diminui possíveis erros.
- Acesse o Portal Nacional da Fazenda, clique em “Serviços” e selecione “Consultar NF-e”;
- Digite a Chave de Acesso do seu DANFE (uma sequência de 44 números localizada no canto superior direito) e clique em “Continuar”;
- Selecione o botão de “Download do documento” em cima das informações da nota fiscal, clique em “Ok” na janela que abrir para confirmar o uso do certificado digital.
Como consultar o DANFE online?
Tendo em mãos a chave de acesso da NF-e, é possível fazer a consulta do DANFE no portal da SEFAZ do estado do emitente.
O arquivo na íntegra pode ser acessado em até 180 dias após sua emissão. Após esse prazo só é possível consultar o DANFE com informações mais resumidas.
Como fazer o download do DANFE?
Para baixar o DANFE online é necessário o uso do Certificado Digital e a chave de acesso. Após isso basta acessar o site da Sefaz, clicar em consulta de NFe completa, inserir a chave de acesso da NF-e, confirmar o captcha e o certificado digital. A partir disso, é possível fazer o download do arquivo.
Elementos adicionais do DANFE
Outras informações adicionais podem ser, por exemplo, dados do transportador e da mercadoria adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial. Porém essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento.
Outros dados como logo do emissor podem ser adicionados, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.
Por que contar com um sistema de gestão como o Bling! para emitir o DANFE?
Entendeu o que é DANFE, como consultar online e gerar o documento? Porém, você também precisa saber que existe uma forma bem mais conveniente para o seu negócio.
A melhor estratégia para simplificar o processo de emitir o DANFE online é recorrer a um bom sistema de gestão empresarial — um ERP como o Bling!
Um dos principais motivos é que, ao usar o mesmo programa que emite nota fiscal para gerar o DANFE, as chances de divergência são basicamente inexistentes. Caso haja algum erro nas informações, a Sefaz pode rejeitar o documento.
Por isso, é importante optar por um sistema que garanta a execução das duas tarefas — tanto a emissão da NF-e quanto a impressão do DANFE.
A nota é gerada em arquivo XML pelo sistema ERP e, logo em seguida, já disponibiliza o DANFE em PDF para realizar a impressão. Nesse pequeno espaço entre emissão e impressão, as informações já se encaminharam à Secretaria da Fazenda para validação.
Dessa forma, todo o processo de emitir nota, validar o documento e imprimir o DANFE online passa a acontecer de forma automatizada, rápida e simples.
Além do mais, um sistema de gestão completo ajuda você em todos os passos para a emissão de notas fiscais online de modo rápido e prático do começo ao fim.
Com o nosso ERP, por exemplo, você pode:
- emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, NFS-e, NFC-e);
- enviar automaticamente as notas fiscais eletrônicas para seu cliente;
- usar a informação das NFEs para a geração de arquivos parciais do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);
- importar as notas de seus fornecedores diretamente da integração com o SEFAZ;
- adquirir o seu Certificado Digital A1;
- controlar suas contas e seu orçamento, facilitando a gestão financeira do seu negócio;
- E muito mais.
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Aproveite e veja no vídeo abaixo como é fácil emitir a nota fiscal por meio do Bling!