Não importa se sua empresa é de grande, médio ou pequeno porte. Prestar contas e estar em dia com o Governo Federal é uma obrigação de todas as companhias, com possibilidade de punição caso as determinações não sejam cumpridas.

A emissão da nota fiscal é o ponto de partida para ter um negócio saudável e em conformidade com as regras estabelecidas. Com a Nota Fiscal Eletrônica, um processo que antes poderia gerar dificuldade, erros e confusão ficou mais fácil e mais moderno.

Mesmo assim, muitas empresas ainda não sabem o que é uma NF-e e a importância que ela tem no dia a dia de uma corporação. Se esse é o caso da sua companhia, este post é para você. Continue a leitura para descobrir o que é uma Nota Fiscal Eletrônica, para que ela serve e as vantagens que pode proporcionar.

O que é NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é o documento digital que formaliza a venda de produtos ou de serviços. Ela vale tanto para vendas que acontecem em uma loja física quanto para as que ocorrem pela internet.

Esse modelo entrou em vigor no Brasil em 2006 com o objetivo de trazer praticidade para empresas, consumidores e para o Fisco. A versão digital acabou com a necessidade de impressão de grandes quantidades de papel e também de espaço para armazenar esses documentos.

O novo formato — que já não é tão novo assim, é verdade —  também facilita a fiscalização das companhias pelos órgãos responsáveis. Não custa lembrar que a emissão de nota fiscal é obrigatória pois é a partir dela que os tributos sobre operação são recolhidos pelo governo.

Como surgiu a Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e surgiu justamente para modernizar a emissão de nota fiscal no Brasil. Desde o ano em que ela entrou em prática, a adoção do formato digital avançou e o caminho é que ele se torne o padrão em todas as empresas.

Apesar do uso da Nota Fiscal Eletrônica não ser obrigatório para todos os negócios, o mais indicado é já aderir a esse formato. Além de colocar sua companhia em contato com práticas mais modernas e sustentáveis, em breve esse deve ser o único tipo aceito no país.

Para o que serve a NF-e?

Uma Nota Fiscal Eletrônica serve para formalizar uma transação. Como falamos, essa transação pode ser no formato tradicional, com uma venda em uma loja física, por exemplo, ou online, por meio de um e-commerce.

Essa formalização é importante tanto para a empresa prestadora de serviço ou vendedora, quanto para quem está comprando, ou seja, o consumidor, e para os órgãos públicos responsáveis por regulamentar e fiscalizar a operação.

Com a NF-e, a segurança de todos os envolvidos fica garantida já que o processo acontece de forma automatizada e, claro, eletrônica.

Quais as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica?

Além de mais segurança e o fim da impressão de quantidades infinitas de papel, a adoção da Nota Fiscal Eletrônica traz outras vantagens competitivas para um negócio. Entre as principais estão:

Mais economia

Quem não gosta de adotar uma solução que vai trazer redução de custos? A NF-e possibilita maior economia já que o uso de papel é zero. Ou seja, o investimento nesse material para essa função deixa de existir.

Além disso, há os gastos com impressão e com espaço para o armazenamento de todas as notas em papel, que não vão mais fazer parte da rotina da empresa. O fim dessas preocupações significam menos atribuições para o colaborador, o que está diretamente ligado à próxima vantagem.

Mais produtividade

Se um funcionário não precisa de preocupar com impressão e organização de notas fiscais, ele ganha tempo para se dedicar a outras funções dentro da empresa. A Nota Fiscal Eletrônica permite a otimização do tempo da equipe, que fica livre para poder focar naquilo que realmente importa.

A gente sabe o quanto isso pode fazer diferença na rotina, principalmente de micro e pequenas empresas.

Mais controle

Um documento tão importante como uma nota fiscal não pode ficar sob o risco de erros de impressão ou de armazenamento. A digitalização desse título com a NF-e traz mais controle para a empresa não só na geração, mas na organização e também na parte de gerenciamento.

Mais tecnologia

Que empresa não quer ter um sistema mais moderno e atualizado? O uso da Nota Fiscal Eletrônica é uma maneira de colocar o negócio em contato com a transformação digital.

Ao deixar de lado o papel e a impressora e investir na automação e armazenamento eletrônico, as companhias ficam mais próximas de práticas mais avançadas e otimizadas.

Como emitir uma NF-e?

Para conseguir usar o sistema de Nota Fiscal Eletrônica, o primeiro passo é adquirir um certificado digital. Esse certificado funciona como um tipo de assinatura eletrônica que comprova a validade do documento fiscal.

Para isso, é necessário escolher uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – BR), que vai conferir e validar as informações da empresa.

O segundo passo é credenciar o negócio na Secretaria da Fazenda do estado ou do município em que a empresa está registrada. Se a organização estiver em mais de uma unidade federativa, é necessário realizar o credenciamento em cada uma delas.

Por fim, será necessário instalar um software emissor de notas fiscais eletrônicas. Uma dica é contratar um sitema de gestão empresarial (ERP) para garantir segurança nas informações transmitidas e controlar melhor os processos.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Atualmente no Brasil são usados cinco principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica. Veja um pouco mais sobre cada um deles:

1- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Essa é a versão mais comum da nota digital. Criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, ela é voltada para as empresas que trabalham com comércio.

A NF-e é usada nas operações em que há cobrança do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o ICMS. Por isso, é obrigatória para qualquer venda de produto que envolva esse imposto.

2- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Como o próprio nome indica, a NFS-e é a nota usada para registrar a prestação de serviços. Essa versão digital substitui a Declaração de Serviço, que é exigida pelo município para cobrança de Imposto Sobre Serviço, o ISS.

Em muitos municípios a NFS-e é emitida de forma automática.Ccaso haja algum impedimento a companhia pode usar o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que pode ser convertido em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

O RPS costuma ser usado também por empresas que têm grande quantidade de transações ou até mesmo restrições de conexão. Elas enviam, de forma periódica, lotes para conversão em NFS-e.

3- NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)

Usada pelo varejo, a NFC-e registra uma venda que é feita de forma direta ao consumidor final. Ela substitui o famoso cupom fiscal, a nota tipo 2, e é uma alternativa eletrônica para esse setor.

A função principal desse modelo é servir de comprovante para o que foi comprado, seja um produto ou serviço, confirmando que os custos da transação foram aqueles indicados no documento.

4- NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica)

A principal característica dessa nota é que ela é emitida de forma individual por empresas que não têm a obrigação de gerar uma NF-e.

Ela também é conhecida como “nota do MEI”, justamente porque os microempreendedores individuais formam um dos maiores grupos que não precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

A NFA-e pode ser emitida pelo site da Secretaria de Fazenda do Estado (Sefaz).

5- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Com o CT-e é possível registrar operações de transporte rodoviário de carga. O documento foi criado para substituir vários documentos que eram exigidos para quem presta esse tipo de serviço.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico também reduz a possibilidade de divergência no registro de notas e produtos que estão sendo transportados pelos veículos de carga. 

O que é MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico)?

O Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico, ou MDF-e, também é voltado para as empresas que prestam serviço de transporte de cargas. Essa versão eletrônica substitui documentos que antes precisavam ser impressos, como o Manifesto de Carga Modelo 25 e a CL-e (Capa de Lote eletrônica).

A emissão do MDF-e é obrigatória para empresas que usam veículos próprios e também para quem trabalha com frotas contratadas, como transportadores autônomos. A principal vantagem do Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico é a desburocratização do transporte de cargas.

Principais dúvidas sobre Nota Fiscal Eletrônica

O processo de emissão da NF-e pode gerar dúvidas, principalmente para quem ainda não é familiarizado com o método. Abaixo estão algumas das principais questões que podem surgir durante a emissão de Nota Fiscal Eletrônica:

O que é DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é simplesmente uma representação gráfica da NF-e. Nele está a chave numérica para consulta das informações da nota fiscal, a chamada Chave de Acesso.

Com o DANFE é possível acompanhar mercadorias em trânsito e ter acesso a informações básicas da operação como valor e emitente. Além disso, ele auxilia na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

É preciso armazenar as Notas Fiscais Eletrônicas?

É comum achar que, já que as notas são eletrônicas, elas não precisam ser armazenadas em nenhum lugar. Esse pensamento, no entanto, não está correto.

Para a maioria dos estados e municípios há a exigência de que a NF-e seja armazenada por até cinco anos. Isso acontece por causa de possíveis trocas de produtos ou serviços, controle da garantia ou até mesmo para fiscalizações da Receita Federal.

A Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada em XML ou PDF e não precisa ser impressa. O ideal é usar um software que ajude no armazenamento.

Como recuperar uma NF-e perdida?

Em caso de perda da Nota Fiscal Eletrônica, a empresa pode ter que pagar multas que chegam a até R$ 1.000. Esse valor é para cada documento perdido, ou seja, um lote inteiro pode causar um prejuízo grande.

Assim como o armazenamento, a manutenção também é de responsabilidade da empresa. Nenhum órgão público disponibiliza backup ou forma de recuperar um documento perdido.

Por isso, é fundamental que as Notas Fiscais Eletrônicas sejam armazenadas em segurança, de forma organizada em um sistema online. Esses arquivos devem sempre contar com uma cópia atualizada e, se possível, armazenadas tanto em cloud quanto em um dispositivo físico.

Como cancelar a NF-e?

Alguns erros podem acontecer na emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica. Seja de digitação, de cálculo ou apenas a desistência de um negócio. Caso isso ocorra, é possível cancelar a NF-e em até 24 horas sob duas condições: o Fisco deve ter autorizado a emissão e a mercadoria não tenha sido enviada.

Passado esse prazo, também é possível cancelar a Nota Fiscal Eletrônica, mediante o pagamento de multa que chega a 1,5% do total da transação que foi cancelada.

A modernização da emissão de notas fiscais pode parecer complicada a princípio. O processo envolve muitas regras e especificações, por isso é fundamental contar com o máximo de ajuda possível nesse momento. Softwares e serviços especializados como o Bling cumprem exatamente essa função. Entre em contato com a gente para saber mais!