A gestão de projetos é uma metodologia criada de forma a nortear o planejamento e a execução dos mais variados projetos, para que eles ocorram de forma bem-sucedida.
Um bom gerenciamento de projetos é peça fundamental em qualquer organização, já que, nesta fase, é feita uma separação das ideias: as que são viáveis e aplicáveis e aquelas que são impraticáveis.
Por ser fundamental para o sucesso de uma organização, escolhemos a gestão de projetos para o assunto de hoje. Assim, você entenderá o que é um projeto, como é a gestão de projetos, a importância de fazê-la, benefícios e muito mais.
O que você verá no artigo:
O que é um projeto?
Um projeto consiste em um conjunto de tarefas e atividades com um objetivo claro e um prazo de duração determinado.
Pensando assim, pode-se caracterizar um projeto como algo temporário e que necessita de planejamento, execução e controle; visando entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva através das etapas pré-determinadas e com recursos previamente estipulados.
Esses projetos podem ser desenvolvidos para otimização de algum processo na empresa, ou para desenvolvimento de algo novo na organização.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é a aplicação de ferramentas, técnicas e práticas que objetivem um projeto bem-sucedido, proporcionando ordem ao processo, otimizando-o para que a tarefa seja realizada no menor tempo possível, aproveitando os recursos disponíveis, sem desperdício.
O primeiro esforço sempre é sobre a definição do projeto (o qual pode estar relacionado a praticamente qualquer área), para a seguir dividi-lo em fases de grupos de ações e tarefas a serem colocadas em prática no decorrer do referido projeto.
Essas fases dividem-se em:
Iniciação
Sendo essa a fase de largada, aqui são realizados os processos para escolher quais os resultados que devem ser pretendidos pelas partes quando o empreendimento chegar ao final. Aqui também define-se o escopo do projeto, é feita a previsão de custos e elaboração de um cronograma preliminar. O projeto só pode ser iniciado após a aprovação desses pontos.
Planejamento
Uma das fases mais importantes da gestão de projetos, é quando os responsáveis pelo projeto detalham alguns pontos: custo de cada ação, objetivos. É feita uma documentação do processo de planejamento que posteriormente será uma ótima fonte de informações para a tomada de decisões no decorrer do empreendimento.
Execução
Chegando nesse ponto do projeto, é que o trabalho definido anteriormente será efetivamente colocado em prática, ou seja, é quando o empreendimento sai do papel e começa a tomar contornos reais. Durante essa etapa, também é possível revisitar o planejamento, caso ocorram imprevistos ou tornem-se necessários ajustes de rota.
Monitoramento e controle
Ocorre aqui o acompanhamento das ações que estão sendo realizadas, além de análises de qualidade das entregas, de forma a garantir que tudo esteja andando conforme o planejamento para depois repassar informações às partes interessadas. Ressaltamos que essa fase não é um processo único e isolado, mas trata-se de uma ação contínua que busca garantir que nada se perca no decorrer do projeto.
Encerramento
Essa fase formaliza a conclusão do projeto, incluindo a finalização de contratos e a validação final do empreendimento com os interessados.
Gestão de projetos e inovação
Quando um projeto é criado com o objetivo de transformar o ambiente onde ele será aplicado – trata-se de um projeto de inovação – porém, destacamos que a característica inovadora que ele possui, não descarta em nenhum momento a necessidade de passar pela gestão de projetos.
Isso porque ideias inovadoras costumam ter alto risco, mas também alto retorno, o que explica a importância de contar com uma gestão de projetos frente à inovação, pois ela torna possível entender se um projeto deve ser continuado mais rapidamente.
Uma outra forma de ligar o gerenciamento de projetos à inovação é pensar no tipo de empreendimento, por exemplo: se a empresa vai desenvolver um novo produto, não é necessário que isso seja feito internamente.
A instituição pode buscar novas soluções através da inovação aberta, em que se buscam recursos externos e trata-se de uma ótima opção para se obter uma visão diferente do mercado.
Benefícios da gestão de projetos em uma empresa
Essa ferramenta é capaz de incorrer em inúmeros benefícios para uma empresa, sendo um dos mais importantes a redução de custos, já que ao ser feito um gerenciamento de custos, torna-se possível fazer um monitoramento assertivo das despesas a fim de ter um orçamento mais equilibrado.
Outro benefício digno de nota é a redução de riscos, pois ao adotar as práticas da gestão de projetos, a empresa consegue ter um maior controle sobre os riscos, pelo mapeamento prévio das principais ameaças ao empreendimento que facilita a escolha da estratégia certa e tudo que deve ser feito para minimizar possíveis impactos negativos.
Outros benefícios da gestão de projetos são:
- Otimização do tempo;
- Melhoria no controle dos processos;
- Obtenção de resultados mais assertivos;
- Agilidade nas tomadas de decisões;
- Equipe de trabalho atuando de forma mais engajada;
- Maior satisfação dos clientes.
Como trabalha um gerente de projetos?
Ele é o profissional que planeja e coordena a execução dos projetos em uma empresa, papel que se mostra estratégico à medida em que ele é responsável pela condução do trabalho de forma integrada.
O gerente de projetos é o conhecedor de todos os pormenores do projeto, o que contribui para tomar boas decisões, pois é um agente de mudança que inspira o sentimento de propósito nas pessoas.
Ciclo de vida de um projeto
Engloba o conjunto de fases em que o projeto passa, desde o início até sua finalização e basicamente dividem-se em dois tipos:
1. Ciclo de vida preditivo
Conhecido também como ciclo de vida predeterminado, nesse tipo de ciclo o escopo do projeto é totalmente detalhado no início e mudanças no projeto só poderão acontecer mediante uma solicitação formal, é utilizado quando existe entendimento claro acerca do escopo do projeto.
2. Ciclo de vida adaptativo
Projetos assim não possuem escopo bem definido, ele é detalhado de forma mais superficial pois vai ganhando forma à medida em que se obtém mais informações acerca do projeto. Os ciclos de trabalho são menores dando flexibilidade para as mudanças e cada conjunto de atividades gera um incremento que acrescenta nova funcionalidade ao produto, proporcionando uma visão panorâmica do projeto.
Para compreender melhor os ciclos, você precisa compreender também as metodologias de aplicação, entenda-as abaixo.
Principais metodologias para aplicação da gestão de projetos
Na gestão de projetos, existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas, veja cada uma delas a seguir:
Metodologias clássicas
São aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo, ou seja, buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento bem detalhado das atividades.Tais metodologias são mais indicadas em projetos com escopo do projeto e/ou do produto bem conhecido: sabe o que fazer e como fazer.
Metodologias ágeis
As ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo, pois, nesses casos, o escopo é detalhado de forma progressiva de acordo com o andamento do projeto e as informações que vão sendo obtidas sobre ele. O modelo ágil é indicado quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência.
Áreas de conhecimento da gestão de projetos
São campos de especialização que abarcam um conjunto de processos, práticas e ferramentas relacionados à área que está sendo abordada.
Você vai conhecer cada uma delas nos próximos tópicos.
1. Gerenciamento da integração
O gerenciamento da integração do projeto é a área de conhecimento que faz a coordenação de todas as práticas da gestão de projetos, responsável por comandar a operação de forma que toda a engrenagem funcione de maneira perfeita – que todas as peças necessárias para realizar o trabalho tenham encaixe perfeito, garantindo a conexão e a integridade das informações detalhadas no projeto.
2. Gerenciamento do escopo
Essa é a área que estabelece o trabalho necessário para que a conclusão de um projeto ocorra com total sucesso. Os processos do gerenciamento do escopo são:
- Planejamento do gerenciamento do escopo;
- Coleta dos requisitos;
- Definição do escopo;
- Criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
- Validação do escopo;
- Controle do andamento do escopo.
3. Gerenciamento do cronograma
Organiza o trabalho necessário para que a entrega do escopo do projeto seja feita em um cronograma, permitindo controlar o tempo, as atividades e os recursos utilizados.
4. Gerenciamento dos custos
Objetiva o estabelecimento de um orçamento para o projeto e trabalha para garantir que valor não seja ultrapassado.
5. Gerenciamento da qualidade
Esta área busca garantir que o projeto seja concluído com a qualidade necessária de forma que ele atenda às expectativas e às necessidades do cliente, sendo o quesito qualidade avaliado na medida de quanto um projeto atende aos requisitos determinados no escopo.
6. Gerenciamento dos recursos
Atua para garantir que o gerente de projetos e sua equipe terão à disposição todos os recursos necessários, no momento correto e no local especificado. Os tipos de recursos são dois: Recursos de equipe – pessoas e Recursos físicos – materiais, suprimentos, instalações, equipamentos.
7. Gerenciamento das comunicações
Promove que a troca de informações ocorra em um fluxo contínuo e de forma eficiente, garantindo que os stakeholders estejam sendo amplamente comunicados sobre todas as ações e decisões importantes que são tomadas no andar do projeto.
8. Gerenciamento dos riscos
Trata da gestão das incertezas do projeto, ou seja, o objetivo dessa área é evitar as possíveis ameaças que porventura surjam, ao mesmo tempo em que busca potencializar as oportunidades que surgirem.
9. Gerenciamento das aquisições
Auxilia na tomada de decisão sobre compras e aquisições e também trata do relacionamento com os fornecedores, estabelecendo uma série de normas para a compra de produtos e contratação de serviços externos à equipe do projeto.
10. Gerenciamento dos stakeholders
Identifica todas as pessoas e entidades que porventura possam afetar o projeto ou mesmo serem afetadas por ele. Essa área faz uma análise das expectativas dos stakeholders e desenvolve estratégias que promovam engajamento.
Passo a passo para fazer sua gestão de projetos
Selecionamos a seguir cinco passos básicos para fazer a gestão de projetos da sua empresa.
1. Escolher uma metodologia para a sua gestão de projetos
Este é o primeiro passo para fazer uma boa gestão de projetos, escolher uma metodologia que se encaixe bem ao seu projeto. Então busque observar as características de cada metodologia e deliberar se a sua aplicação está de acordo com suas necessidades e expectativas.
2. Monitorar os indicadores do projeto de forma constante
Estar de olho nos números e monitorar todos os indicadores de um projeto é fundamental, então, após planejar os passos utilizando a metodologia que mostrou-se mais adequada, é o momento de estabelecer os indicadores certos, pois isto auxilia a perceber quando há desvios, para agir sobre estes com agilidade.
Entre os indicadores que são muito necessários de serem monitorados estão:
- Valor agregado;
- Índice de Desempenho de Prazo;
- Índice de Desempenho de Custo.
3. Faça revisões no planejamento quando necessário
Planejar um projeto para ficar guardado na gaveta é um grave erro. Esse documento deve ser utilizado como referência durante todo o ciclo de vida de um projeto.
É preciso fazer uma análise constante, sempre comparando constantemente aquilo que foi planejado e o que está sendo efetivamente realizado. Isso permite saber quando são necessárias mudanças ou ajustes no planejamento de forma a atender questões específicas do projeto.
4. Invista em profissionais qualificados
A obtenção do sucesso em um projeto está diretamente ligado ao nível de competência dos membros integrantes da equipe. Portanto, investir nas pessoas que estão conduzindo a sua iniciativa é um ponto importante a ser considerado. Então busque promover cursos, palestras e capacitações.
5. Utilize um software de gestão de projetos
A tecnologia é uma excelente aliada na gestão de projetos, inclusive, existem softwares que ajudam a centralizar todas as informações necessárias para a gestão – o que cria um ambiente de integração entre as pessoas envolvidas e os projetos nos quais elas são participantes.
A gestão de projetos não pode ser esquecida
É quase impossível pensar no desenvolvimento de qualquer projeto em uma empresa se a gestão de projetos for esquecida. Afinal, você percebeu ao longo do texto, como essa prática pode otimizar inúmeros processos internos e até mesmo auxiliar no desenvolvimento de novas soluções.
Ele é um processo altamente eficaz e colocá-lo em prática na sua empresa acarreta múltiplos benefícios, a curto e longo prazo, pois por trás de um projeto, sempre há um objetivo.
E para a realização dele dependem ações claramente definidas, o que reitera a importância da gestão de projetos em uma empresa.