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1. Precisa CNPJ para vender online?
2. MEI & outros tipos de empresas
3. Impostos, tributação e Notas Fiscais
4. Como abrir um CNPJ
5. Começando a vender online

Notas Fiscais

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é o documento digital que formaliza a venda de produtos ou de serviços. Ela vale tanto para vendas que acontecem em uma loja física quanto para as que ocorrem pela internet.

A NF-e surgiu justamente para modernizar a emissão de nota fiscal no Brasil. Desde o ano em que ela entrou em prática, a adoção do formato digital avançou e o caminho é que ele se torne o padrão em todas as empresas.

Apesar do uso da Nota Fiscal Eletrônica não ser obrigatório para todos os negócios, o mais indicado é já aderir a esse formato. Além de colocar sua companhia em contato com práticas mais modernas e sustentáveis, em breve esse deve ser o único tipo aceito no país.

Mas por que uma empresa deveria usar a NF-e?

Uma Nota Fiscal Eletrônica serve para formalizar uma transação. Como falamos, essa transação pode ser no formato tradicional, com uma venda em uma loja física, por exemplo, ou online, por meio de um e-commerce.

Essa formalização é importante tanto para a empresa prestadora de serviço ou vendedora, quanto para quem está comprando, ou seja, o consumidor, e para os órgãos públicos responsáveis por regulamentar e fiscalizar a operação.

Com a NF-e, a segurança de todos os envolvidos fica garantida já que o processo acontece de forma automatizada e, claro, eletrônica.

Além de mais segurança e o fim da impressão de quantidades infinitas de papel, a adoção da Nota Fiscal Eletrônica traz outras vantagens competitivas para um negócio. Entre as principais estão:

Mais economia

Quem não gosta de adotar uma solução que vai trazer redução de custos?

A NF-e possibilita maior economia já que o uso de papel é zero. Ou seja, o investimento nesse material para essa função deixa de existir. Além disso, há os gastos com impressão e com espaço para o armazenamento de todas as notas em papel, que não vão mais fazer parte da rotina da empresa.

O fim dessas preocupações significa menos atribuições para o colaborador, o que está diretamente ligado à próxima vantagem.

Mais produtividade

Se um funcionário não precisa se preocupar com impressão e organização de notas fiscais, ele ganha tempo para se dedicar a outras funções dentro da empresa.

A Nota Fiscal Eletrônica permite a otimização do tempo da equipe, que fica livre para poder focar naquilo que realmente importa.

E a gente sabe muito bem o quanto isso pode fazer diferença na rotina, principalmente de micro e pequenas empresas.

Mais controle

Um documento tão importante como uma nota fiscal não pode ficar sob o risco de erros de impressão ou de armazenamento.

A digitalização desse título com a NF-e traz mais controle para a empresa não só na geração, mas na organização e também na parte de gerenciamento.

Mais tecnologia

Que empresa não quer ter um sistema mais moderno e atualizado?

O uso da Nota Fiscal Eletrônica é uma maneira de colocar o negócio em contato com a transformação digital.

Ao deixar de lado o papel e a impressora e investir na automação e armazenamento eletrônico, as companhias ficam mais próximas de práticas mais avançadas e otimizadas.

É preciso armazenar as Notas Fiscais Eletrônicas?

É comum achar que, já que as notas são eletrônicas, elas não precisam ser armazenadas em nenhum lugar. Esse pensamento, no entanto, não está correto.

Para a maioria dos estados e municípios há a exigência de que a NF-e seja armazenada por até cinco anos. Isso acontece por causa de possíveis trocas de produtos ou serviços, controle da garantia ou até mesmo para fiscalizações da Receita Federal.

A Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada em XML ou PDF e não precisa ser impressa. O ideal é usar um software que ajuda no armazenamento.

Em caso de perda da Nota Fiscal Eletrônica, a empresa pode ter que pagar multas que chegam a até R$1.000. Esse valor é para cada documento perdido, ou seja, um lote inteiro pode causar um prejuízo grande.

Assim como o armazenamento, a manutenção também é de responsabilidade da empresa. Nenhum órgão público disponibiliza backup ou forma de recuperar um documento perdido.

Por isso, é fundamental que as Notas Fiscais Eletrônicas sejam armazenadas em segurança, de forma organizada em um sistema online. Esses arquivos devem sempre contar com uma cópia atualizada e, se possível, armazenadas tanto na nuvem quanto em um dispositivo físico.

O que acontece se eu não emitir notas fiscais?

A Nota Fiscal é um documento utilizado pelo governo que tem como objetivo fiscalizar e arrecadar os impostos associados às operações de compra e venda no país. Por isso, ignorar a correta emissão desses documentos é omitir informações a respeito das atividades da sua empresa, o que pode resultar em penalidades.

Uma delas é ser acusado de sonegação de impostos, um crime que prevê prisão de dois a cinco anos, além de multa. Nos casos de réus primários, é possível evitar a prisão. Por outro lado, a multa pode aumentar para dez vezes o valor do tributo sonegado.

Outra penalidade que pode prejudicar a empresa ao deixar de emitir notas fiscais é a perda de garantias. Afinal, as informações contidas no documento servem para contar as garantias legais de um produto adquirido. Ao negar esses dados para os consumidores finais e fornecedores, a empresa está sujeita a uma desvantagem fiscal.

Além de ter que responder judicialmente e pagar multas, deixar de emitir notas fiscais pode desenvolver uma imagem negativa do nome da empresa, resultando em inúmeros prejuízos.

Quais são os tipos de documentos fiscais?

NF-e: Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é o modelo mais comum da nota fiscal, utilizado tanto nas lojas físicas como em e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) – na próxima seção detalhamos esse imposto. Criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, ela é voltada para as empresas que trabalham com algum tipo de comércio.

A emissão deste documento fiscal é vinculada à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado. O documento tem validade jurídica, pois conta com uma assinatura digital emitida pelo estado responsável. Assim, a fiscalização acontece quase que em tempo real, pois a emissão da NF-e é atrelada ao sistema da SEFAZ, e várias validações ocorrem durante o processo de emissão.

Um detalhe importante de lembrar é que a NF-e, como o próprio nome indica, é eletrônica. Ou seja, ela existe em meio digital apenas. Os dados da NF-e são computados através de um arquivo do tipo XML, de acordo com as regras e exigências do governo brasileiro.

Isso significa que quando você imprime ou envia aquela página da “nota”, na verdade você não está trabalhando com a nota! Bem estranho, não é? Ou seja, aquela folha que normalmente chamamos de NF-e, não é a nota em si! 

DANFE: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

Se a NF-e não é a folha que a gente conhece, então o que é aquilo? Bom, o nome aparece na própria folha, bem no alto da página! Aquele documento é o DANFE, que nada mais é do que uma representação gráfica/visual da NF-e.

O arquivo XML é a NF-e de verdade, mas ele é bem complicado de ser lido (afinal, ele foi feito para o computador conseguir entendê-lo, e não humanos). Então, o DANFE é a versão “legível” da nota, é um facilitador que nos dá acesso às principais informações que estão no XML da NF-e.

Por ser uma representação gráfica da nota fiscal, o DANFE contém uma chave de acesso que permite consultar as informações completas da nota no Portal da NF-e, contendo todos os detalhes que estariam no XML daquela NF.

NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

A NFC-e é uma versão da NF-e especificamente destinada ao consumidor final e normalmente é usada em vendas presenciais no varejo. Esse documento eletrônico veio para substituir os cupons fiscais mais antigos e a NF modelo 2. Geralmente, esse tipo de nota é emitido em farmácias, restaurantes, mercados, lojas varejistas e outros negócios de pequeno e médio porte.

Um ponto importante aqui é que a NFC-e ainda não é adotada por todos os estados no Brasil. No momento (em 2021), Ceará e São Paulo são estados que trabalham com outros documentos além da NFC-e, o MF-e e o CF-e, respectivamente.

CF-e: Cupom Fiscal Eletrônico

É uma variação da NFC-e para São Paulo. Emitido com o uso de um software próprio, o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor).

MF-e: Módulo Fiscal Eletrônico

De forma resumida, é a versão do CF-e do estado do Ceará, e funciona de forma semelhante ao SAT.

NFS-e: Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

Como o nome já diz, a NFS-e é voltada especialmente para as empresas que prestam serviços, como uma assistência técnica, hotéis e transportadoras.

Depois de identificar os serviços, o documento fiscal transmite os dados para a prefeitura do município onde a empresa está registrada (diferente da NF-e e da NFC-e, que são transmitidas para a SEFAZ do estado). Em muitos municípios a NFS-e é emitida de forma automática. Caso haja algum impedimento a companhia pode usar o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que pode ser então convertido em NFS-e.

Vale lembrar que mesmo uma prestadora de serviços não está isenta da emissão da nota fiscal. Se uma assistência técnica precisar comprar peças e acessórios, por exemplo, será necessário registrar a transação em uma NF-e.

NFA-e: Nota Fiscal Avulsa

A principal característica dessa nota é que ela é emitida de forma individual (avulsa) por empresas que não têm a obrigação de gerar uma NF-e, e, dessa forma, estas empresas podem não possuir a informação da Inscrição Estadual (IE).

Ou seja, enquanto todos os outros modelos de nota exigem que a empresa emitente tenha uma IE vinculada ao CNPJ, a NFA não traz essa obrigatoriedade.

Por isso, esse tipo de nota também é conhecido como “nota do MEI”, justamente porque os Micro Empreendedores Individuais formam um dos maiores grupos que não precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica e também normalmente são empresas que não possuem uma IE.

A NFA-e é emitida diretamente pelo site da SEFAZ de cada estado.

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e tem como função registrar as operações de transporte de cargas realizadas no Brasil, sejam elas feitas na modalidade rodoviária, aérea, ferroviária, aquaviário ou dutoviária.

Esse tipo de nota fiscal eletrônica tem como objetivo facilitar a fiscalização em postos fiscais de fronteira, minimizando erros de escrituração e favorecendo a gestão da empresa transportadora.

É importante notar aqui que, muitas vezes, empresas acabam usando a NF-e como documento de comprovação do transporte das mercadorias. Entretanto, o correto é usar o CT-e nesses casos.

MDF-e: Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico

O MDF-e também é voltado para as empresas que prestam serviço de transporte de cargas. Essa versão eletrônica substitui documentos que antes precisavam ser impressos, como o Manifesto de Carga Modelo 25 e a CL-e (Capa de Lote eletrônica).

A emissão do MDF-e é obrigatória para empresas que usam veículos próprios e também para quem trabalha com frotas contratadas, como transportadores autônomos. A principal vantagem do MDF-e é a desburocratização do transporte de cargas.

Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar é bem parecida com a NF-e, e serve para acrescentar dados e valores que não foram registrados no documento fiscal original.

Por exemplo: digamos que você tenha que fazer uma exportação e, durante o câmbio, aconteça um acréscimo no valor da operação constante na nota fiscal. Nesse caso, você pode utilizar a Nota Fiscal Complementar para informar a diferença, fazendo referência a nota fiscal original. Ou, ainda, você fez uma NF e esqueceu de declarar o valor de algum imposto. Você pode usar uma Nota Complementar para declarar o valor correto.

Nota Fiscal de Remessa

Esse tipo de nota fiscal é gerado quando há consertos, doações, demonstrações ou no caso de terceirização de armazém. A Nota Fiscal de Remessa existe para quando não existe uma venda, mas sim um acompanhamento. Uma forma de pensar é “quando há movimentação de um produto que não é uma venda”.

Ou seja, estamos falando de um produto em que já existia uma operação fiscal. Com a Nota de Remessa não é necessário pagar imposto mais de uma vez por uma mesma mercadoria.

Nota Fiscal de Exportação

A Nota Fiscal de Exportação é aquela que é emitida para clientes que estão fora do Brasil. As informações exigidas são as mesmas de uma nota comum, com alguns itens a mais, como o local de embarque ou transposição de fronteira, além do endereço do consumidor final.

Claro, os impostos também serão diferentes para este tipo de operação.

Nota Fiscal de Importação

A Nota Fiscal de Importação é aquela que é emitida quando uma empresa brasileira compra algo de um fornecedor estrangeiro. Bem parecida com a NF e Exportação, no sentido de que as informações exigidas são as mesmas de uma nota comum, com alguns itens adicionais, e há impostos diferenciados para essa operação.

Este modelo de nota é feito com base no documento da Declaração de Importação.

Bastante informação, não é mesmo? Mas não se preocupe! Normalmente uma empresa irá lidar com apenas 1 ou 2 destes modelos, e os outros podem ser usados em algumas situações especiais. O importante é que agora você conhece um pouco mais sobre o assunto!

MEI & Nota Fiscal

Normalmente o MEI emite Nota Fiscal apenas em operações que envolvam pessoas jurídicas, independentemente do serviço, valor da mercadoria ou contrato assinado. Ou seja, o Micro Empreendedor Individual não tem a necessidade de emitir Nota Fiscal para o cliente final, apenas quando o consumidor for uma outra empresa ou órgão público.

Entretanto, existem algumas situações onde o MEI é exigido a emissão da nota fiscal. Por exemplo, se um cliente Pessoa Física solicitar a NF de alguma transação, será necessário realizar a emissão do documento, pois este é um direito do consumidor.

Além disso, é importante ressaltar novamente que vários marketplaces obrigam os vendedores a emitir a NF-e para todas as vendas realizadas. Então, se você deseja trabalhar com algum destes, terá que emitir a NF, independente de ser MEI ou não, por exigência da própria plataforma que você estaria usando.

Nesses casos, é preciso realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda onde a empresa está registrada para liberar a emissão da nota fiscal no seu CNPJ MEI.

Por fim, o MEI também não pode esquecer que, caso opte por emitir uma nota fiscal, ele está sujeito às mesmas regras e exigências dos outros tipos de empresas. Ou seja, toda a declaração dos valores e tributos dentro da NF precisa estar correta, caso contrário a empresa ficará com pendências no Fisco.

Desse modo, também é recomendado que o MEI que planeja (ou precisa) emitir NF, busque o auxílio de um contador capaz de analisar toda a legislação e todas as variáveis pertinentes ao seu negócio e lhe orientar na forma correta de fazer a emissão da nota. Além do contador, a própria SEFAZ do estado, e outros órgãos públicos, com o SEBRAE, podem ajudar o MEI com algumas informações. Procure se informar sobre como as coisas funcionam no seu estado.

Mas quais são os tipos de Notas Fiscais que o MEI usa?

O MEI pode trabalhar com a NF-e, a NFC-e e com a NFA-e, dependendo da situação cadastral da empresa, no que diz respeito à informação da Inscrição Estadual. Se o MEI possuir IE, poderá trabalhar normalmente com a NF-e e com a NFC-e. Agora, se não tiver IE, ficará restrito à NFA.

Se estiver na dúvida sobre as diferenças e particularidades desses modelos de nota, confira nossa explicação detalhada sobre eles na seção anterior.

A possibilidade de ter IE ou não é atrelada ao estado em que sua empresa atua. No momento (2021), os estados abaixo permitem que o MEI tenha IE:

• Bahia
• Distrito Federal
• Goiás
• Mato Grosso do Sul
• Mato Grosso
• Minas Gerais
• Paraíba
• Pernambuco
• Rio Grande do Norte
• Rondônia
• Santa Catarina
• São Paulo
• Sergipe 
• Tocantins

Ou seja, os estados a seguir restringem o MEI à emissão da NFA. Clique no nome do estado para ir para o site da NFA correspondente:

• Acre
• Alagoas
• Amapá
• Amazonas
• Ceará
• Espírito Santo
• Maranhão
• Pará
• Paraná
• Piauí
• Rio de Janeiro
• Rio Grande do Sul
• Roraima

Caso seu estado esteja nesta segunda lista, recomendamos consultar o site da sua SEFAZ para confirmar se a situação não mudou recentemente.

Impostos, tributos e o famoso CFOP

Os impostos da nota fiscal eletrônica são vários e correspondem a diferentes valores e características. Estão presentes regularmente na vida dos empreendedores, que sempre ficam na dúvida sobre quais impostos precisam ser pagos. Isso é bem comum, afinal, o sistema tributário brasileiro é bem complexo e detalhado.

Para te ajudar a entender quais impostos da nota fiscal você deve pagar em cada situação de venda e como eles funcionam, fizemos uma lista com todos eles, explicando como funcionam e por que existem.

Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ)

Esse imposto incide sobre pessoas jurídicas e físicas quando são equiparadas às jurídicas, ou seja, quando realizam qualquer atividade econômica com fins comerciais, que no caso é considerada como empresa.
Ele incide sobre a base do lucro real ou presumido.

Contribuição para Financiamento de Seguridade Social (COFINS)

A COFINS incide sobre o faturamento bruto das empresas e é pago apenas por pessoa jurídica.
Ele tem como propósito, como o próprio nome diz, financiar a seguridade social, ou seja, previdência, saúde e assistência social.
Sua alíquota é de 3% em regime cumulativo e 7,6% em regime não cumulativo.

Programa de Integração Social (PIS / PASEP)

Esse tributo corresponde ao financiamento do seguro-desemprego e abono de salário.
O PIS é voltado para o setor privado e o PASEP para o público.
A alíquota desse tributo é de 0,65% em regimes cumulativos e 1,65% em não cumulativos.

Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)

Assim como o COFINS, o CSLL também é destinado à seguridade social.
É um tributo federal que incide sobre todas as pessoas jurídicas que vivem no Brasil.
Sua alíquota varia entre 10% e 12%.

Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS)

O ISS é um tributo municipal com alíquota que varia em cada município.
Ele aparece normalmente na NFS-e para empresas ou profissionais autônomos.
O seu valor deve ser entre 3% e 5% sobre o preço do serviço declarado.

Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)

O IPI incide apenas sobre os produtos industrializados, tanto nacionais, quanto importados.
O seu principal objetivo é evitar que a indústria nacional seja enfraquecida. Com isso, ele busca manter uma regra entre produtos importados e os industrializados no país.
O IPI é um imposto diretamente associado à venda, assim é absorvido no cálculo da receita líquida, como deduções sobre vendas.
Sua alíquota pode chegar a 30%.

Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)

É fundamental entender que o ICMS é um imposto estadual e, portanto, as alíquotas variam de estado para estado. Além disso, tem como característica a seletividade, estabelecendo também alíquotas diferentes para mercadorias ou serviços diferentes.
O ICMS incide sobre a movimentação de circulação de mercadorias e serviços realizados, independentemente do local, mesmo sendo mercadorias do exterior.
No caso de importações, o valor do ICMS também é calculado de maneira diferente.
Suas alíquotas podem variar entre 7% e 35%.

Ainda, é importante ressaltar que os optantes pelo Simples Nacional estão isentos de pagar tributos federais como: COFINS, IPI, PIS/PASEP, IRPJ e CSLL. Mas atenção: esta regra só é válida para micro e pequenas empresas. Contudo, mesmo quem é do Simples ainda precisa se preocupar com o ICMS!

Os impostos sobre nota fiscal são muitos, como você pode perceber. E não podemos esquecer que as alíquotas variam de lugar para lugar, de CFOP para CFOP, de produto para produto e de acordo com a situação da sua empresa e do seu cliente também.

Ou seja, duas empresas vendendo um mesmo produto, até mesmo dentro do mesmo estado, podem declarar alíquotas diferentes na nota fiscal, pois existem muitas variáveis que interferem nisso.

Para que você esteja sempre preparado, é importante estar atento às legislações regionais e ao regime tributário de seu local. Além disso, é extremamente importante contar com o apoio de um escritório de contabilidade, que será capaz de analisar toda a legislação e todas as variáveis pertinentes ao seu negócio e lhe orientar na forma correta de declaração dos impostos. Lembre-se: isso vale para o MEI também!

Mas e a “Natureza de operação” e o “CFOP”, para que servem?

Esses dois termos aparecem bastante quando falamos das regras de tributação nas notas fiscais. Porém, eles não representam tipos de impostos.

CFOP é a sigla para o “Código Fiscal de Operações e Prestações”. Esse é um código proveniente do próprio governo, que serve para identificar qual a operação que está sendo registrada num determinado documento fiscal. 

Por exemplo, ambos os códigos 5102 e 6102 representam uma “Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros”, sendo que um é usado quando esta venda ocorre internamente no estado, e o outro é para quando a venda é interestadual. Similarmente, os códigos 5910 e 6910 identificam uma “Remessa em bonificação, doação ou brinde”. E o código 7251 é usado quando há “Venda de energia elétrica para o exterior”.

Em suma, o CFOP é o “número mágico” que vai deixar explícito para a Receita Federal qual é a operação que sua empresa está declarando naquele documento fiscal. E isso também é uma das variáveis que define quais os valores dos impostos que sua empresa precisa declarar numa NF, já que o CFOP ajuda a identificar quais operações são tributáveis e quais são isentas. Isso melhora o controle do Fisco, mas, principalmente, a situação da empresa, que fica totalmente regular.

Portanto, é indispensável que o CFOP seja informado corretamente nas suas notas. Confira, valide, garanta, confirme e reafirme (para ter certeza mesmo!) com sua contabilidade, ou com a SEFAZ do seu estado, quais CFOPs você deve estar utilizando em seus documentos fiscais.

Já a “Natureza de operação” nada mais é do que o nome dado a um conjunto de regras tributárias. Todos aqueles impostos que descrevemos acima, e o próprio CFOP, podem ser usados para criar regras que vão ser usadas em diferentes situações. Ou seja, a natureza armazena os CFOPs, alíquotas e situações tributárias dos nossos impostos, e cada empresa pode trabalhar com quantas naturezas diferentes precisar.

Por exemplo, se eu criar uma natureza de “Venda de mercadorias”, dentro dela eu vou preencher todos os impostos com os CFOPs e alíquotas correspondentes para emitir uma NF de venda. Agora, se eu precisar emitir uma NF de remessa, eu não posso utilizar a minha natureza de venda, pois uma NF de remessa precisa de um CFOP de remessa, e não de venda – sem falar que as alíquotas e impostos também serão diferentes. Nesse caso, eu precisaria ter outra natureza, própria para uso em notas de remessa.

Desse modo, a Natureza de Operação é uma ferramenta que facilita o preenchimento da nota fiscal. Ao invés de ter que preencher cada tributação individualmente em cada nota, você pode deixar tudo pré-configurado dentro da Natureza.

Não se esqueça: apesar de cada natureza ter um nome próprio, que aparece até mesmo no DANFE, não é este nome que definirá os tributos e operações da nota, e sim as configurações que foram criadas dentro daquela natureza. Não adianta sua natureza chamar “Venda de mercadorias” se dentro dela você declarou um CFOP de Compra (e não de venda). Por isso é muito importante garantir que todos os seus impostos estejam corretamente ajustados para cada situação da sua empresa.

Como emitir uma NF-e

Para conseguir usar o sistema de Nota Fiscal Eletrônica, toda empresa precisa fazer, no mínimo, 2 processos principais: o credenciamento para emissão de NF e adquirir um certificado digital.

Sobre o credenciamento…

A empresa que deseja emitir NF (seja MEI ou outro tipo), precisa credenciar o seu negócio na Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa está registrada. Se a organização estiver em mais de uma unidade federativa, é necessário realizar o credenciamento em cada uma delas.

Em outras palavras, esse credenciamento é a habilitação da empresa para emitir o documento fiscal. Sem isso, o governo não permite a emissão dos documentos.

É importante ressaltar também que, como apresentamos anteriormente, existem vários tipos de documentos fiscais hoje. E o credenciamento é feito exclusivamente para cada documento. Ou seja, se sua empresa solicitou o credenciamento para NFC-e, você não poderá emitir a NF-e, a não ser que faça o credenciamento para este modelo também.

Esta etapa normalmente acontece após a abertura da empresa, tópico que vamos abordar logo em seguida. Mas já estamos tocando no assunto, pois muitas vezes o empreendedor que está recém começando acaba ficando confuso com todos os processos que são necessários. A abertura da empresa (registro do CNPJ) e o credenciamento para emissão de NF-e (registro da IE) são processos diferentes, e nem sempre acontecem juntos.

Como cada estado funciona de forma diferente, às vezes esses processos acontecem simultaneamente, às vezes um depois do outro. Em alguns estados é um processo mais rápido, em outros é algo mais demorado. O passo a passo exato também muda de estado para estado. Portanto, entre em contato com a sua contabilidade ou diretamente com a sua SEFAZ para se informar como você pode solicitar a habilitação.

Sobre o certificado digital…

A certificação digital é uma assinatura eletrônica com todos os dados do seu titular, seja pessoa física ou empresa. A tecnologia utiliza chaves criptográficas – em arquivo digital ou token – para gerar essa identidade exclusiva e segura. 

Na prática, o Certificado Digital funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Geralmente, esse documento digital é utilizado para comprovar as informações de transações tributárias, como emissão de notas fiscais e contratos. Isso evita informações indevidas e facilita a fiscalização do Fisco.

O mais importante é que, por serem emitidos por autoridades certificadoras de credibilidade, a assinatura com certificado digital possui validade jurídica. Atualmente, é bastante comum que documentos de empresas públicas e privadas, especialmente as de comércio eletrônico, sejam assinados eletronicamente para economizar tempo e desburocratizar alguns processos.

O certificado digital só pode ser emitido por uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil – é o órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e das empresas. É essa estrutura que vai nos dizer quem são as Autoridades Certificadoras que podem fazer a emissão do certificado digital, como a empresa parceira do Bling: a Certisign.

Hoje, no Brasil, existem 2 tipos de certificados: o A1 e o A3.

O modelo A1 existe diretamente em um computador. E quando falamos “computador”, queremos dizer qualquer tipo de computador: pode ser o seu computador da loja, seu computador pessoal, o servidor do seu sistema emissor de notas, até mesmo seu celular ou tablet! Isso também significa que você pode usar um mesmo certificado em mais de um dispositivo ao mesmo tempo, pois, por ser um arquivo digital, pode existir em mais de um lugar.

Ele funciona por meio de um par de chaves criptografadas, uma pública e outra privada. Esse sistema evita operações fraudulentas, já que os dados não podem ser decodificados sem a combinação de uma com a outra. Nos casos de invasões e ameaças virtuais, o Certificado Digital pode ser desativado. 

Normalmente o certificado A1 é comercializado com validade de 1 ano apenas.

Já o modelo A3 é diferente do modelo A1 porque conta com uma mídia de armazenamento física, ou seja, um dispositivo, que pode ser um cartão ou um token. Dessa forma, é possível utilizar o certificado apenas no computador no qual o dispositivo estiver conectado naquele momento.

Além disso, para que a comunicação entre o dispositivo do certificado e o computador ocorra corretamente, é necessário a instalação e configuração de aplicativos para transmitir as informações. Para quem tem menos conhecimento técnico de informática, isso pode ser um complicador!

Esse modelo normalmente é mais barato que o A1, pois possui validade maior, chegando a cinco anos, dependendo do local de armazenamento e das políticas da empresa certificadora.

Mas qual certificado digital devo escolher?

Essa é uma pergunta comum na hora de adquirir o certificado digital. Mas a resposta para essa questão é: depende. 

A função dos modelos é a mesma. Cabe aos usuários decidirem qual melhor atende às suas necessidades a partir das características de cada modelo. No momento da escolha, as vantagens e as desvantagens de cada modelo dependem da visão de cada um.

Preparamos um resumo dos pontos mais importantes para você:

Ok, e como faço para conseguir o Certificado Digital?

Em primeiro lugar, é preciso escolher uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil), como a Certisign, parceira do Bling!

Para conferir a lista das autoridades certificadoras, clique neste link. 

Depois da escolha, é necessário entrar em contato com eles para fazer o pedido de compra e para verificar quais tipos de documentação você vai precisar. Esse processo varia – em algumas certificadoras, o processo é 100% presencial, enquanto para outras você começa o processo na internet e finaliza ele presencialmente. Por isso, também é importante verificar se há alguma agência afiliada daquela certificadora na sua região! 

Caso você tenha algum contador para sua empresa, muitas vezes as certificadoras possuem acordos e promoções especiais com os escritórios de contabilidade, então verifique com eles se isso não é uma opção para você.

Em relação ao preço, muda dependendo da certificadora e de acordo com o modelo que for adquirido. No Bling, o preço do Certificado Digital A1 é apenas R$149,00 e tem validade de um ano emitido pela Certisign. Esse valor é especial para nossos clientes e você pode verificar mais informações aqui: https://www.bling.com.br/tour/venda-certificado-digital

Certo. Tenho meu certificado e meu credenciamento foi aprovado. E agora?

Depois de concluir o credenciamento e adquirir o Certificado Digital, o empreendedor está pronto para começar a emitir a Nota Fiscal Eletrônica para os seus clientes. Essa pode não ser uma tarefa muito simples!

Nesse momento, todo empresário, seja MEI ou não, tem basicamente duas opções.

Uma delas é fazer a emissão manual da NF em algum sistema público. Por exemplo, você pode acessar o site da SEFAZ do seu estado, e emitir suas notas por lá. Ou, pode usar algum outro software grátis, como o emissor de notas do SEBRAE. 

A outra, é contratar um sistema de gestão empresarial (ERP) para garantir segurança nas informações transmitidas e controlar melhor os processos. Um bom software que disponibiliza serviços de integração de todas as plataformas do negócio e emissão da NF-e automática pode ser a solução mais viável para uma empresa que está buscando estender sua produtividade sem se preocupar com a parte mais burocrática da operação.

O importante aqui é entender as necessidades das sua empresa. 

Os emissores gratuitos parecem mais atrativos pois, obviamente, não têm custo. Neste caso, o custo monetário. Porém, enquanto que no emissor gratuito você pode ter que gastar algumas horas para emitir 10 notas, num sistema pago essas mesmas 10 notas podem ser emitidas em questão de segundos, ou até mesmo instantaneamente (sem você fazer absolutamente nada!).

Lembra de todos os impostos, CFOP e natureza de operação que comentamos? Tudo isso precisa ser preenchido em cada uma das notas emitidas. E esses são apenas os dados relacionados com a tributação! Dentro da nota, você ainda vai precisar preencher os dados da sua própria empresa, os dados do seu cliente, do produto, do transporte…! Imagine preencher isso tudo manualmente para cada nota.

Para quem está recém começando e ainda não tem muitas vendas, pode não ser necessário pagar por um ERP. Entretanto, é interessante lembrar que os ERPs oferecem muitos outros benefícios além da emissão de notas automatizada, como controle de estoque e finanças – e tudo isso pode contribuir para aumentar suas vendas o mais rápido possível. Falamos mais sobre os sistemas de gestão no fim deste material.