Está com dificuldades de manter uma gestão completa, com tomada de decisões ágeis e precisas? Então, é fundamental conhecer a Matriz GUT, também chamada de Matriz de Priorização.

Ela é uma ferramenta de gerenciamento altamente eficaz para priorizar projetos e identificar as melhores ações para otimizar a eficiência operacional do negócio. Afinal, um pequeno problema pode gerar um grande prejuízo financeiro.

Para resolver desafios e definir um bom plano de ação de forma prática, continue a leitura e aprenda o que é a Matriz GUT, como funciona e como aplicá-la na sua empresa, além de conferir um exemplo prático para montar sua planilha de pontuação.

Acompanhe!

O que é Matriz GUT?

A Matriz GUT ou Matriz de Priorização é um método de gestão de projetos usado para identificar e priorizar tarefas conforme sua classificação, que é dividida em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um deles recebe uma nota para, então, gerar uma pontuação que ajuda a tomar decisões.

Criado nos anos 80 para resolver problemas complexos das indústrias dos Estados Unidos e do Japão, o modelo GUT possibilita ao gestor classificar processos, problemas e tarefas por ordem de importância dentro do ecossistema da empresa.

Ou seja, direcionar de forma mais certeira os recursos usados para melhorar a eficiência operacional. Afinal, eles são limitados e precisam ser bem gerenciados para entregar alta qualidade nos produtos/serviços e, ao mesmo tempo, dar lucro à empresa.

Com essa ferramenta intuitiva, você não terá mais dúvidas se é preciso solucionar antes o atraso de pagamento de clientes ou as despesas mais altas que a receita. A matriz te mostrará o caminho!

Para que serve a Matriz GUT?

A Matriz GUT serve para elencar quais tarefas devem ser resolvidas por ordem de prioridade em diversos contextos empresariais, como na elaboração do planejamento estratégico, gestão de projetos e processos, gerenciamento financeiro, problemas com clientes ou vendas, entre outros.

Sendo assim, sua finalidade é melhorar o fluxo de trabalho, a assertividade da tomada de decisão e o crescimento sustentável da empresa ao longo dos anos.

Quais os critérios da Matriz GUT?

A Matriz de Priorização se baseia em três critérios de classificação de atividades: 

1. Gravidade: analisa o impacto que o problema, a tarefa ou o processo gera na empresa a médio e longo prazo, como nos colaboradores, na produção, nas operações, nos resultados etc.
2. Urgência: avalia o tempo disponível para resolver o problema, ou seja, será que ele pode esperar ou não?
3. Tendência: identifica a probabilidade da questão evoluir ao longo do tempo, isto é, se o problema vai aumentar aos poucos ou de forma rápida no futuro.

Entenda abaixo, em mais detalhes, quais os critérios da Matriz GUT e como são usados para direcionar ações, estratégicas e recursos.

Gravidade (G)

Qual a gravidade do problema? O quanto ele afeta a empresa a curto, médio e longo prazo? Quais são as possíveis consequências se não resolver a situação imediatamente?

Logo, esse primeiro critério mensura o impacto do problema na organização. Por exemplo, se uma loja de calçados está com vazamento durante o mesmo período de lançamento da nova coleção, fica claro que é fundamental consertar a tubulação primeiro, pois impacta muito mais o resultado do negócio.

Além de não receber clientes, a loja pode ter produtos estragados, paredes e tetos danificados (e precisar pintar de novo), máquinas e equipamentos quebrados, e ainda gastar mais com a conta de água.

Logo, para lançar a nova coleção e atrair o público, é crucial que a estrutura esteja adequada.

No modelo GUT, a gravidade é mensurada por cinco níveis:

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave

Urgência (U)

Qual o prazo disponível para solucionar a questão? Ela pode esperar? Quanto menor for o tempo, mais urgente será a atividade (e também vice-versa).

Continuando nosso exemplo, a loja com vazamento precisa ser consertada em até 2 dias antes do começo da semana, sendo que o lançamento da nova coleção tem 15 dias para acontecer. E isso mostra que ele é mais urgente para ser resolvido.

Nessa metodologia, os níveis de urgência são:

1. Sem urgência
2. Pouco urgente
3. Urgente
4. Muito urgente
5. Extremamente urgente

Tendência (T)

Qual o potencial de evolução do problema ao longo do tempo? Ele crescerá aos poucos ou de forma abrupta? 

Ao medir a probabilidade da piora da situação, você consegue analisar quais tarefas devem ser priorizadas para evitar a tão temida “bola de neve”.

Se a loja de calçados não resolver o problema, pode ser que em 2 dias esteja inundada e perca a maior parte de seus recursos materiais.

O critério de tendência é dividido em:

1. Sem tendência de piorar
2. Piorar em longo prazo
3. Piorar em médio prazo
4. Piorar em curto prazo
5. Agravar rápido

Continue a leitura e confira como funciona a Matriz GUT a partir da análise desses três critérios!

Saiba mais: Como um sistema de gestão de vendas pode ajudar sua empresa?

Como funciona a Matriz GUT?

A metodologia GUT usa um sistema de pontuação para cada um de seus critérios, gravidade, urgência e tendência. Como são divididos em cinco níveis, os resultados variam entre 1 e 5.

Veja abaixo um resumo das escalas usadas em cada critério.

A combinação das notas define por ordem de importância qual problema deve ser solucionado primeiro. Para encontrar a pontuação, use o cálculo da multiplicação de três fatores:

(G) x (U) x (T)

O resultado máximo da matriz GUT é de 125 pontos e o menor, de 1. O mais alto deve ser prioridade na tomada de decisão.

Exemplo de Matriz GUT

Para entender o método na prática, confira um exemplo de Matriz GUT feito em uma planilha, de modo simples e objetivo.

Ou seja, o vazamento na loja física deve ser a primeira ação a ser tomada diante da importância da situação, seguida por estoque cheio e falta de controle do fluxo de caixa, baixa conversão de leads em vendas e falta de organização dos processos.

E o que fazer caso dois cenários fiquem empatados? Qual deve ser o prioritário? Nesse caso, o empate está entre os problemas do estoque cheio e a falta de gestão do fluxo de caixa. Afinal, eles estão inter-relacionados.

Para entender qual deve ser priorizado, pense só: ao organizar o fluxo de caixa, você pode analisar as vendas e saber os produtos mais e menos vendidos e, assim, melhorar o planejamento de compra para manter o estoque com a quantidade adequada de cada produto, conforme a demanda dos seus clientes.

Sendo assim, iniciar a ação pela melhora do controle do fluxo de caixa impactará diretamente a otimização do estoque.

Percebeu como esse método facilita a visualização das tarefas da sua empresa? Confira mais vantagens dessa ferramenta!

Quais os benefícios da Matriz GUT para gestores?

Além de melhorar a tomada de decisão com a visualização integral dos problemas a serem resolvidos, existem outros benefícios da Matriz GUT para gestores de pequenas e médias empresas:

• pode ser usada por negócios de qualquer tamanho ou setor, ou apenas para uma área específica, como vendas, financeiro, estoque e atendimento ao cliente;
• melhora a precisão e eficiência do planejamento estratégico corporativo;
• é facilmente aplicada, sem precisar de cálculos complexos;
• ajuda a reduzir custos operacionais, como desperdícios e gargalos nos processos;
• contribui para o aumento do lucro do negócio, pois agiliza a solução de problemas, diminuindo prejuízos futuros com a priorização errada de tarefas.

Como fazer a Matriz GUT?

Agora que você já conhece tudo sobre esse método para priorizar ações de modo prático e funcional, aprenda como fazer a matriz GUT e aplicar no seu negócio sempre que estiver diante de tomadas de decisão complexas.

1. Mapeie todas as demandas pendentes

O primeiro passo é listar todos os processos, os problemas ou as tarefas que precisam ser resolvidos, até mesmo os que estão em andamento.

Se precisar, converse com as equipes e entenda se há alguma demanda esquecida. É importante elencar tudo o que necessita de resolução, desde o micro até o macro.

O uso da Matriz SWOT, ferramenta de gestão para identificar os pontos fortes e fracos da empresa e as ameaças e oportunidades do mercado, pode ser útil nesse momento de listagem de projetos.

Leia também: Análise SWOT: passo a passo para fazer a da sua empresa

2. Pontue as demandas de acordo com os critérios da GUT

Com base nos três critérios da GUT (gravidade, urgência e tendência), dê notas de 1 a 5 para cada demanda.

É importante analisar de forma ampla e integrada os problemas a serem resolvidos para realmente atribuir a pontuação adequada. Quanto mais você conhecer o negócio, mais certeiro será o resultado.

3. Faça os cálculos da Matriz GUT

Depois de dar notas para todas as tarefas, multiplique as pontuações de cada critério para identificar a ordem de importância das demandas.

Um projeto de implementação de um sistema de gestão pode ser a solução para várias demandas de uma marca, por exemplo. Sendo assim, ele pode ganhar nota 4 para gravidade, 5 para urgência e 4 para tendência, acumulando uma pontuação de 80.

4. Defina a ordem de prioridade dos problemas

Quanto mais alta for a pontuação, maior será sua prioridade. Logo, organize os projetos da maior para a menor nota, definindo a ordem que devem ser executados.

Caso haja empate entre uma ou mais demandas, é possível aplicar a Matriz SWOT para visualizar quais são os pontos estratégicos da empresa e, como consequência, impactam mais seus resultados.

Afinal, é provável que o negócio não tenha recursos para tocar todas as demandas ao mesmo tempo, sendo assim, a melhor forma é entender o critério de desempate. Além da análise SWOT, é possível conversar com as equipes e pedir a opinião delas sobre o ranking dos projetos.

5. Monte um plano de ação

Ao visualizar a ordem de suas demandas de acordo com seu impacto no negócio, é hora de planejar e montar um plano de ação para solucionar determinado problema.

Nele, você pode incluir:

• O que precisa ser resolvido e por que?;
• O que será feito?;
• Quais serão os responsáveis?;
• Quando será feito (data de início e final)?;
• Quais serão as etapas/tarefas e suas respectivas metas?;
• Quanto custa?.

6. Compartilhe o plano com as equipes

Para ter eficiência na execução das tarefas, é fundamental compartilhar os resultados da Matriz GUT e o plano de ação com os envolvidos, e estar aberto a ouvir novas ideias.

Dessa forma, os colaboradores se sentem reconhecidos e ficam mais motivados e engajados, melhorando sua produtividade e eficácia no trabalho.

Quanto mais alinhadas as equipes estiverem, melhores serão os resultados entregues.

7. Acompanhe os resultados

Só é possível saber se as ações estão resolvendo os problemas se houver a correta mensuração dos resultados. Para isso, defina indicadores de desempenho para monitorar a evolução dos processos.

Caso precise, faça ajustes estratégicos para finalizar a demanda no prazo esperado.

Uma das melhores formas de acompanhar os resultados do negócio é por meio de um sistema de gestão on-line. O software ERP permite monitorar de perto se o plano está dando certo.

Mudanças na equipe de vendas, por exemplo, devem gerar melhorias no faturamento; no marketing, aumento da captação de leads e fidelização de clientes; no financeiro, otimização de processos e redução de custos; entre outros.

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• controle do fluxo de caixa;
• aquisição do certificado digital A1;
• entre outras.

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