Apesar de ser um documento simples, o recibo é bastante utilizado, tanto para receber quanto para comprovar pagamento. É uma maneira importante de registrar e organizar as entradas e saídas de serviços que, por exemplo, não dispõe de nota fiscal.
Os recebidos são bastante utilizados, principalmente nos pequenos negócios e quando envolvem pequenos valores. É importante para o controle da gestão do negócio que os recibos sejam organizados.
Existem diversos modelos de recibos que podem ser utilizados. Neste artigo, vamos entender um pouco mais sobre eles e como fazer. Confira!
O que é um modelo de recibo
Um modelo de recibo nada mais é do que um documento preenchido de forma direta e simples, documentando por quem emite ou recebe algum valor ou serviço. O recibo é a prova do pagamento para quem paga e a prova da prestação ou venda para quem emite.
Qual a importância do recibo de pagamento
Os recibos de pagamento são importantes pois auxiliam na prestação de contas, comprovando entradas ou saídas de valores quando não existe uma nota fiscal para a comprovação.
É uma forma de proteger os interesses de compradores e fornecedores. É obrigatória a entrega de recibos desde 1994, conforme a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994, que diz que é efetuada para para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
É importante que as empresas guardem os recibos junto com o material de contabilidade por, pelo menos, 5 anos após o serviço.
Quando é necessário emitir recibo
Quando o pagamento for realizado para uma pessoa física que não emite nota fiscal, é necessário que seja emitido um recibo.
Para que o recibo tenha valor, ele precisa ser assinado pelo prestador do serviço,a pessoa a quem o pagamento foi entregue. Os recibos são emitidos desde serviços pequenos como um conserto de algo, até até honorários advocatícios pela defesa de uma causa, entre várias outras situações. Ou seja, qualquer serviço prestado pode ser reconhecido através de um recibo.
Recibo, Nota Fiscal e Invoice : qual a diferença
Uma dúvida bastante comum é a diferença entre recibo, nota fiscal e invoice. Apesar da função dos documentos serem similares, eles têm funções diferentes:
- Recibo: é uma forma de comprovar o recebimento de um pagamento;
- A nota fiscal: é a comprovação de propriedade em relação a determinado bem ou serviço;
- Invoice: é o termo em inglês equivalente a uma nota fiscal, nada mais do que uma fatura de pagamento. É um documento que serve para representar uma operação comercial bastante utilizada em operações internacionais.
Para o controle financeiro do negócio, todos são documentos importantes. Enquanto a nota fiscal viabiliza o recolhimento de impostos e deixa a empresa em dia com o Fisco, o recibo tem validade fiscal somente como comprovante.
O que é Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)
O Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), é parecido com a nota fiscal, e é um documento que formaliza a prestação do serviço de um profissional autônomo para o contratante. O RPA é utilizado para prestadores de serviço que não têm um CNPJ e são contratados ocasionalmente.
Afinal, o recibo pode ser feito a mão?
Recibos podem sim ser feitos à mão, mas é importante que constem os dados completos e que o recibo esteja assinado. Sempre é recomendável fazer duas vias, uma para quem recebe e a outra para quem paga.
Como fazer modelo de recibo [Passo a Passo]
Passo 1: Título do documento, por exemplo “Recibo”,
Passo 2: Descreva o tipo de recibo. “Recibo de pagamento”, ou “Declaração de pagamento”.
Passo 3: Especifique o serviço ou compra. Escrever como se fosse a própria pessoa que recebeu o dinheiro para especificar o serviço.
Passo 4: preencha com os documentos e coloque os valores sempre por extenso (EX: duzentos e cinquenta reais) e assine.
Exemplos de modelo de recibo simples
Modelo de recibo de prestação de serviço
Eu, __________ (insira o nome da pessoa que recebeu o pagamento), recebi de ___________ (nome da sua empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de _________ (valor pago), pelos serviços de ___________________ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago).
Modelo recibo de pagamento
Eu, (nome do recebedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), recebi de (nome de quem realizou o pagamento), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ XXX,XX (valor por extenso), pelos serviços de (descreva o serviço), não restando nenhum pagamento pendente.
(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Modelo de recibo de compra e venda
(nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ X.
Modelo de recibo de pagamento complementar
Eu, (nome do(a) credor(a)), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome do(a) devedor(a)), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento complementar concernente a (especifique a origem deste acréscimo na dívida original, como a realização de um serviço adicional ou o recálculo do débito).
Modelo de recibo de pagamento de locação
Eu, nome completo do locador, RECEBI a importância de R$ (valor referente a parcela) (valor por extenso referente a parcela), relativo ao pagamento do débito, referente a parcela do aluguel correspondente ao mês de (coloque o mês especifico da parcela do aluguel), de (ano), que por (coloque o motivo do valor referente ao aluguel não ter sido pago completo), com acordo firmado entre o locador e o locatário, do respectivo imóvel localizado em (endereço completo), cidade, Estado, CEP.
Modelo de recibo de pagamento de entrada
Eu, (nome de quem recebe), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome de quem paga), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), a título de entrada, referente ao(à) (informe a que negócio se refere a entrada).
Modelo de recibo de quitação antecipada
Recebi de (nome), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente à quitação antecipada das parcelas 03 a 05, com vencimento de (data da primeira) até (data da última), concernente ao pagamento de (informe a que se refere o parcelamento), não restando nenhum pagamento pendente.
Modelo de recibo de pagamento de mão de obra
Eu, (nome de quem recebe), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome de quem paga), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de serviços de mão de obra relativos a (informe o serviço que foi realizado).
(Localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Modelo de recibo pronto [Download em Word]
É possível baixar um modelo pronto de recibo em Word neste link.
Modelo de recibo pronto [Download em PDF]
Também é possível baixar um modelo de recibo em PDF neste link.
Modelo de recibo: dicas para emitir e gerenciar
1. Faça sempre uma segunda via
Os recibos precisam estar sempre nas mãos de quem pagou e de quem recebeu, por isso é fundamental ter uma segunda via para a segurança da transação.
2. Atenção na hora de preencher os dados
As informações dos recibos devem ser sempre revisadas para que tenham valor contábil para a empresa. Preste bastante atenção na hora de preencher os recibos.
3. Guarde os recibos
É preciso guardar os recibos junto com a documentação contábil do negócio por pelo menos alguns anos. Por isso, sendo físico ou virtual, faça um armazenamento seguro com cópias autenticadas se possível.
Utilize um sistema de gestão para a organização dos recibos
A maneira mais segura de emitir seu modelo de recibo é através do sistema de gestão ERP, que além de gerar o documento após cada recebimento também já salva o arquivo digital.
Conclusão
A segurança contábil do seu negócio passa por organizar todas as entradas e saídas de valores, e isso vai desde grandes investimentos até pequenos reparos ou serviços que sejam feitos ou prestados para terceiros. O recibo é um aliado para o empreendedor e pode fazer parte da organização do negócio de maneira simples e eficiente.
A gestão integrada passa por organizar a empresa desde o cadastro dos produtos, até a emissão de notas fiscais, recibos e boletos, até integrar aos canais de venda e integrar a logística de entrega.
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