A emissão de nota fiscal é uma obrigatoriedade para grande parte das empresas. Com a digitalização do documento, que passou a ser eletrônico, esse lançamento tornou-se mais fácil e eficiente. Contudo, alguns problemas, como falhas no funcionamento do sistema que faz o processamento do documento, podem atrapalhar o lançamento. Para essas situações surgiu a nota fiscal em contingência.
Mesmo sendo um documento com uma grande importância dentro das organizações, ainda existe muita dúvida sobre como ela funciona, como:
- O que é nota fiscal emitida em contingência?
- Quando esse tipo de lançamento pode acontecer?
- Nota fiscal em contingência tem valor fiscal?
Diante de tantos questionamentos resolvemos criar esse guia para responder a essas perguntas. Continue lendo e tire suas dúvidas!
O que você verá no artigo:
O que é uma nota fiscal em contingência?
Uma nota fiscal eletrônica de contingência é uma substituta para casos em que não é possível emitir a nota fiscal eletrônica padrão. Geralmente, isso acontece quando há falha no funcionamento dos servidores da Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Além da interrupção nos serviços da Sefaz, existem outras razões para esse tipo de nota, por exemplo, em situações em que o emissor não tem acesso à internet ou em situações de emergência, como desastres naturais.
Em outras palavras, uma nota fiscal eletrônica em contingência só deve ser emitida quando não for possível fazer o lançamento da NF comum.
Entretanto, entre as regras de lançamento da nota em contingência está a necessidade de, logo após a normalização da comunicação com o sistema, transmitir o arquivo para autorização na Sefaz do seu Estado.
Quais são os tipos de nota fiscal em contingência?
Atualmente existem dois formatos principais de nota fiscal em contingência: a contingência offline e a contingência da Sefaz.
Contingência offline
Esse formato de contingência vem caindo em desuso nos últimos anos, visto que a maioria das Sefaz já estão migrando para um modelo de funcionamento 100% online.
A emissão em contingência offline tem esse nome pois não requer acesso à internet. Afinal, um dos principais casos de necessidade de lançamento desse modelo é justamente pela queda na conexão com a internet.
O processo é realizado por intermédio de uma máquina – a impressora fiscal – que possibilita a criação da nota fiscal em contingência. Mesmo assim, em até 24 horas após o restabelecimento da comunicação com o Sefaz, o XML do documento precisa ser enviado para a autorização regular junto à secretaria.
Contingência da Sefaz
O segundo formato de contingência é bem mais comum, pois é um padrão em funcionamento na grande maioria dos estados do Brasil.
Nesse tipo de contingência, o problema não ocorre no estabelecimento do empreendedor, mas sim internamente no ambiente da Sefaz. Ou seja, quando o sistema da Sefaz fica fora do ar, a própria Secretaria é responsável por ativar um servidor secundário, que possibilita a emissão da NF em contingência.
Para esses casos, a emissão da nota é realizada através de um sistema capaz de conectar com o ambiente de contingência ativado pela Sefaz, como é o caso do Bling.
Vale a pena destacar que a utilização da NF-e em contingência é uma escolha de cada estado, o que significa que em alguns casos ele não é uma opção.
Leia também: Bling notas fiscais: como emitir? confira o passo a passo
Como emitir nota fiscal em contingência?
Entendido o que é, seguimos para o passo a passo de como emitir nota fiscal em contingência
Vale destacar que cada estado pode ter suas particularidades, bem como cada sistema utilizado pelas empresas.
Contudo, de maneira geral, podemos organizar as etapas de emissão do documento da seguinte forma:
- O processo começa quando a emissão comum da NF-e ou NFC-e não é permitida por falha na comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais usado pela empresa e o software da Sefaz, que autoriza a emissão do documento fiscal. Esse problema pode ser causado por erros de conexão com a internet, instabilidade no sistema da Secretaria da Fazenda ou outras razões;
- Após a tentativa de emissão da nota comum, é necessário fazer a emissão de contingência. É importante ressaltar que em alguns casos, deve-se usar um número de nota diferente para evitar duplicidades. Então, se a NF tinha o número 109, a nota fiscal emitida em contingência deve ser designada com o nº 110;
- Usando uma ferramenta que emite nota de contingência, você poderá fazer o lançamento do documento;
- Imprima a DANFE em duas vias. Enquanto uma é enviada ao cliente, a outra é armazenada digitalmente em local seguro, para caso seja solicitada pelo Fisco;
- Depois que a comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais e a Sefaz puder ser restabelecida, o XML da nota fiscal emitida em contingência deve ser transmitida à Sefaz para autorização no ambiente regular de emissão.
É importante que você esteja atento à necessidade de ter um sistema que autorize a emissão da nota fiscal em contingência para que tenha o acesso ao XML e ao DANFE.
Esse sistema próprio é usado para gerar o arquivo da nota fiscal eletrônica, pois, como apresentamos até aqui, não é possível utilizar o sistema da Sefaz.
Com o Bling, você pode emitir tanto a NF-e como a NFC-e em ambiente de contingência. E o melhor de tudo: no caso da NFC-e, o Bling gerencia a situação do ambiente de emissão de forma automática, mostrando avisos quando o ambiente muda, quando há pendências nas notas e também reenviando a nota após a normalização do servidor do SEFAZ.
Conheça essa e outras funções do nosso ERP, como:
- Emissão de NF do início ao fim;
- Cálculo de impostos das notas fiscais;
- Gestão integrada de lojas virtuais e marketplaces.
Como corrigir nota fiscal em contingência?
A NF-e em contingência não pode ser cancelada nem corrigida por carta de correção. Já a NFC-e, ou nota fiscal de consumidor eletrônica, em contingência, não pode ser corrigida, mas pode ser cancelada. Nas vendas online, isso deve ser feito antes do produto deixar o estabelecimento.
Já em outras situações, ela pode ser cancelada até que se completem 24 horas da autorização da SEFAZ.
Por outro lado, é importante que você saiba que as notas fiscais em contingência podem ser rejeitadas pela Sefaz, gerando retrabalhos e problemas com os seus clientes.
Nota fiscal em contingência tem validade fiscal?
Recebi uma nota fiscal em contingência, o que fazer? A nota fiscal em contingência tem validade fiscal?
Essas são perguntas comuns dos consumidores que recebem esse tipo de documento.
Se esse for o seu caso, fique tranquilo. Afinal, para o consumidor que receber uma nota fiscal emitida em contingência o valor legal e fiscal dela é o mesmo que uma nota padrão, emitida no pelo modelo tradicional.
Já para a empresa, como falamos ao longo deste guia, é imprescindível que o XML seja enviado ao Sefaz para a validação do documento.
Use um sistema autorizado para emitir uma nota fiscal em contingência
Ao longo desse post falamos sobre a necessidade de emitir uma nota fiscal em contingência usando um sistema que permita o acesso offline, mas que garanta a emissão do DANFE e do XML, que precisam ser enviados ao cliente e à Sefaz.
Dito isso, qual é a melhor ferramenta disponível para essas situações?
O Bling oferece um sistema completo de emissão do documento fiscal, seja o modelo padrão ou a opção de contingência, para momentos de necessidade como os que apresentamos aqui.
O sistema de gestão Bling é um ERP que emite nota fiscal online que te ajuda de forma rápida, prática e integrada a emitir a NF-e, NFS-e e NFC-e.
Por meio de nossos recursos é possível enviar automaticamente as notas fiscais eletrônicas para seu cliente e ainda aproveitar todos os benefícios da integração com a SEFAZ.
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