Entenda o que é o arquivo XML em Notas Fiscais e sua importância durante os procedimentos tributários

Desde a sua implementação, em 2006, a Nota Fiscal eletrônica trouxe inúmeros benefícios para as empresas e os órgãos fiscalizadores. Isso porque o documento é gerado e armazenado eletronicamente, permitindo maior eficiência e segurança durante as operações de fiscalização. 

A tecnologia é uma das maiores aliadas durante esse procedimento. Afinal, a linguagem XML, junto ao Certificado Digital, permite armazenar e transmitir os documentos fiscais de maneira digital, dispensando o acúmulo de papéis.

O XML em Notas Fiscais torna a organização da empresa uma tarefa mais fácil e rápida. Para saber os detalhes sobre esse assunto, continue a leitura do conteúdo e conheça esse documento que facilita as tarefas burocráticas.  

O que é XML – Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

Extensible Markup Language (XML) é uma linguagem de marcação recomendada para a criação de documentos organizados hierarquicamente. 

Em Notas Fiscais, o código serve para criar um arquivo digital que comprova as informações sobre a mercadoria vendida ou o serviço contratado. Por seguir um padrão nacional de escrituração fiscal, o XML da NFe pode ser utilizado em todo o território brasileiro com segurança. 

Para que serve o formato XML de Nota Fiscal?

A Nota Fiscal eletrônica no formato XML torna a emissão desse documento uma tarefa mais ágil para os setores fiscais das empresas. Além disso, é por meio do arquivo que as autoridades competentes, como a Secretaria da Fazenda, conseguem verificar os detalhes sobre as transações realizadas. 

Outra utilização do XML de Notas Fiscais é o envio do documento ao cliente, via e-mail ou em uma área específica no site da empresa responsável pela venda do produto ou serviço. 

Portanto, uma das principais características do XML é sua versatilidade em diferentes situações. A linguagem facilita a transferência da Nota Fiscal, assim como a sua abertura em leitores de arquivo XML.

Para entender mais sobre a estruturação de um arquivo XML, acesse o post com o infográfico da anatomia de informações em XML.

Outras utilizações do XML – Notas Fiscais

Além de promover a integração de dados entre os contribuintes e o sistema tributário brasileiro, o XML em Nota Fiscal permite converter o documento para o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), um demonstrativo que acompanha a mercadoria negociada e traz as principais informações da Nota Fiscal. 

O Danfe não substitui a Nota Fiscal eletrônica, mas facilita o acesso das informações presentes nela. É com o documento auxiliar que a Secretaria da Fazenda consegue confirmar a existência efetiva da Nota Fiscal, autenticando os dados.

Além de comprovar a NFe, o Danfe também serve para acompanhar o transporte das mercadorias e a escrituração contábil da transação.  

É preciso armazenar o XML da Nota Fiscal?

A legislação diz que o arquivo XML das Notas Fiscais requer um local apropriado para o seu armazenamento pelo período de cinco anos. As empresas que não fazem isso estão sujeitas a multas severas, que podem ser aplicadas por cada arquivo não apresentado durante uma fiscalização. 

A grande aliada no armazenamento dos documentos fiscais é a tecnologia. Afinal, o arquivo XML trata-se de uma linguagem totalmente digital, que não precisa ser necessariamente impressa. 

Então, softwares como os ERPs são extremamente úteis para automatizar a emissão do arquivo, assim como o seu envio ao cliente e armazenamento. Com o sistema, é possível promover uma organização segura e eficiente, já que os documentos ficam armazenamentos na nuvem sem ocupar espaços físicos e evitando a perda. 

Saiba como gerar XML – Nota Fiscal de forma prática e segura

O ERP efetua automaticamente a assinatura digital e a transmissão do XML para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), além de possibilitar que você envie a Danfe e o XML por email ao seu cliente sem complicações.

Assim, fica mais fácil realizar a emissão de notas fiscais do seu negócio com praticidade e segurança. Além disso, é possível integrar o processo com as vendas e o estoque, permitindo maior controle das informações tributárias.