A gestão financeira de toda empresa, seja pequena, média ou grande, começa com uma das atividades mais básicas do dia a dia de qualquer pessoa: o controle das contas a pagar.

Assim como na nossa vida pessoal, tudo o que se refere a saúde das finanças gira em torno de recursos a gerir mas também em torno de organizar as contas que devem ser quitadas.

Tão importante quanto saber as entradas e lucros da companhia é ter conhecimento do quanto deve ser pago por mês, de tributos e impostos até fornecedores e parceiros.

Quer saber como manter a organização das suas contas a pagar e encontrar o equilíbrio na sua empresa? Continue lendo para descobrir!

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras que uma empresa tem. Nessa conta deve entrar compras que foram feitas, pagamento para fornecedores, obrigações fiscais e tributárias.

É tudo que uma companhia gasta, ou seja, tudo que vai gerar algum custo para o seu negócio.

Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

Enquanto as contas a pagar representam todo o dinheiro que sai da empresa, as contas a receber são exatamente o oposto.

Estamos falando do dinheiro que é recebido, como vendas e pagamento por serviços.

Não custa lembrar que o segredo para ter uma empresa financeiramente saudável é garantir que as contas a receber são maiores do que as contas a pagar.

Como organizar as contas da melhor maneira

O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina para a empresa já que envolve terceiros e pode causar, além de prejuízos, problemas judiciais. 

Separamos quatro dicas que vão ajudar a organizar as contas de uma pequena empresa e facilitar esse controle.

4 passos para gerenciar suas contas a pagar

1- Priorize pagamentos importantes

É importante priorizar os pagamentos mais importantes por prazo de vencimento. Faça uma divisão entre as contas de energia, água e internet, por exemplo, para que a data de vencimento de cada uma seja diferente.

Assim, a empresa não fica sobrecarregada no início ou no fim do mês.

2- Evite atrasos e multas

Sempre que possível agende os pagamentos com antecedência para evitar esquecimentos ou perda de prazos. Dessa forma, a empresa também evita o pagamento de juros e multas por atraso.

Pagar as contas em dia é sinal de um negócio bem administrado, que assume seus compromissos financeiros e pensa no futuro. A organização das contas a pagar ajuda também na conferência do caixa e evita que sejam feitos pagamentos em duplicidade.

3- Negocie quando precisar

Caso alguma conta a pagar não seja quitada, tente negociar o quanto antes. Essa dica também evita o pagamento de multas ou juros de forma descontrolada.

Além disso, garante a manutenção do seu crédito no mercado.

4- Separe os gastos pessoais

E vale reforçar: separe os gastos pessoais dos gastos da empresa. É bastante comum que empreendedores, principalmente no início do negócio, unifiquem o caixa para ter um fluxo maior.

Isso gera o descontrole do gerenciamento financeiro da empresa e é uma maneira de fazer o negócio desandar. Portanto, não cometa esse erro.

Qual a melhor forma de organizar as contas a pagar?

Hoje em dia nenhum empreendedor está sozinho quando precisa organizar as contas a pagar. Soluções modernas e fáceis de implementar oferecem desde lembretes para o pagamento das contas em aberto até automação total da gestão de contas a pagar.

Um sistema ERP com o Bling garante uma administração mais segura e automatizada. Além disso, permite que o empreendedor tenha mais tempo para pensar de forma criativa no negócio.

A energia e o tempo que seriam usados para resolver processos burocráticos de forma manual podem ser canalizados em outros aspectos da administração da empresa. 

Vantagens do sistema de gestão nas contas da empresa

Além de organizar o controle financeiro e automatizar as cobranças, um ERP como o Bling traz outras vantagens para uma companhia:

  • Carta de Cobrança (agrupa as contas em atraso de cada cliente de forma automática);
  • Ficha Financeira (possibilita ter uma visão mais analítica de saldos de um determinado cliente/fornecedor, e quando o filtro é feito também serão listados os registros de débitos e créditos do contato);
  • Emite fatura (gera fatura completa, incluindo nota fiscal eletrônica, boletos, e também pode enviar o documento diretamente ao cliente);
  • Categoriza receitas e despesas (permite a organização multinível de registros financeiros, possibilitando consultas em relatórios para conferência de valores e filtragem de registros em módulos financeiros).

A organização das contas a pagar é um passo importante para garantir um fluxo de caixa para sua empresa. Contar com parceiros eficientes é fundamental nesse momento.

Que tal experimentar os benefícios que o Bling pode proporcionar para sua companhia? Faça um teste e veja como manter um negócio em ordem pode ser uma atividade mais fácil!