Você já ouviu falar sobre o Método 5S? Essa ferramenta é indicada para quem precisa organizar a vida, melhorar o ambiente de trabalho e manter a disciplina para alcançar objetivos.
Esta metodologia pode ser aproveitada tanto no âmbito pessoal quanto no profissional. Trata-se de um modo de organização de tarefas visando atingir um conjunto de metas.
De acordo com o estudo Sobrevivência das empresas no Brasil, organizado pelo Sebrae, 51% das empresas que sobreviveram bem aos primeiros anos investiram em melhorias na gestão empresarial.
Quer conhecer mais sobre este método e saber quais são os 5S? Continue a leitura para entender mais sobre a metodologia 5S e como aplicá-la no seu negócio.
O que você verá no artigo:
O que é o Método 5S?
O nome “5S” se refere a um método/filosofia de administração japonesa que reúne os cinco preceitos: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de normalização) e Shitsuke (senso de disciplina).
De maneira geral, essa ferramenta busca promover disciplina e segurança dos processos e garante a qualidade e a produtividade ao dia a dia empresarial. Com os 5S, o andamento das tarefas se torna mais sistemático e, consequentemente, organizado.
Quais são os 5s?
Os 5S estimulam a consciência e a responsabilidade coletiva, visando o bom andamento da empresa. Eles são:
- Seiri (senso de utilização);
- Seiton (senso de organização);
- Seiso (senso de limpeza);
- Seiketsu (senso de normalização);
- Shitsuke (senso de disciplina).
Conheça, com detalhes, cada um desses princípios.
Senso de utilização (Seiri)
Nesta etapa, o principal objetivo é eliminar o que for desnecessário. A “lei do desapego” sugere descartar ou realocar tudo que não é essencial para a execução das atividades.
No ambiente de trabalho, o Seiri vale para ferramentas, reuniões, tarefas, peças, documentos e até dados armazenados no computador.
Ao considerar materiais, é hora de avaliar a utilidade do que guardamos e descartar o que não serve. Quando se trata de rituais, é hora de realocar as atividades, para não superlotar as agendas e utilizar o tempo de forma mais inteligente.
Senso de organização (Seiton)
Este S é baseado em organizar, ou seja, deixar tudo em seu devido lugar. Talvez esse seja um dos preceitos mais importantes do Método 5S, afinal, a organização é essencial em qualquer setor.
No escritório, evite mesas e gavetas desorganizadas, salas bagunçadas e estoques em que ninguém encontra o que precisa. Uma boa dica é classificar os objetos e deixar a mão o que mais utiliza no cotidiano.
Aproveite o Seiton para além do ambiente físico e promova uma revisão geral dos arquivos e softwares do seu computador. Faça pastas, una os semelhantes e renomeie os itens, para facilitar a visualização de seus documentos virtuais. Invista em planejamento, plano de contas e divisão clara de funções para manter a ordem e o funcionamento adequados.
Senso de limpeza (Seiso)
Nessa etapa, o foco é criar a consciência de que todos são responsáveis pela higiene da empresa. Cada colaborador deve manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado, cuidando, também, dos espaços comuns.
Esse S ultrapassa o sentido de “faxina”, também vale como cuidado com a aparência, visualização, design, decoração. No Seiso, é valorizado que os funcionários estejam bem arrumados e apresentáveis.
Uma dica bastante comum ligada ao senso da limpeza é a criação de uma rotina rápida, porém diária. O ideal é tirar alguns minutos do dia para cuidar da limpeza do seu ambiente e da sua aparência.
Senso de normalização (Seiketsu)
No senso de normalização, é hora de estabelecer normas para manter os demais sensos funcionando. Nesse ponto, é importante definir padrões de utilização, organização e limpeza.
Para criar uma padronização e hábitos sustentáveis, defina processos internos com clareza e mantenha a comunicação fluida. As regras se tornam parte da rotina quando criadas e estimuladas em conjunto.
Inclua o Seiketsu na sua vida por meio de uma rotina clara. O objetivo desse senso não é apenas melhorar os processos de trabalho, mas promover um ambiente propício à produtividade em todos os âmbitos da vida.
Senso de disciplina (Shitsuke)
O propósito do senso de disciplina é naturalizar os outros sensos entre os colaboradores, de modo que o Método 5S se torne um estilo de vida.
Para que os valores não se percam, a dica é apostar na contínua capacitação dos funcionários e em canais de comunicação para a integração do time. Estimular a equipe a reproduzir esses valores também é uma forma de tornar a metodologia parte da cultura da empresa.
Desenvolver avaliações periódicas é um modo eficiente de monitorar o desempenho e aperfeiçoar sua incorporação no dia a dia da empresa.
Agora que conhece quais são os 5S, continue a leitura para entender os benefícios dessa metodologia.
Vantagens de aplicar o Método 5S na empresa
Segundo o Perfil das Micro e Pequenas Empresas Brasileiras, um quarto dos empreendedores brasileiros aponta “desafio” como a primeira palavra quando pensam em empreender. O Método 5S é uma forma de trabalho japonesa que visa transformar o que é considerado desafio em sistema.
Os cinco sensos apresentados ajudam os indivíduos a compreender melhor o seu papel dentro da empresa e os integra à pirâmide dos resultados, estimulando a consciência de que a disciplina é importante para o sucesso individual e coletivo.
Aplicar a filosofia japonesa na empresa é uma maneira de promover um ambiente de organização, disciplina, leveza e clareza das informações. Estas são as principais vantagens do Método 5S:
- processos mais organizados e sistematizados;
- redução de perda de material;
- otimização do tempo empregado nas tarefas;
- aumento da produtividade dos funcionários;
- atenção com a segurança no local de trabalho;
- aumento na confiabilidade dos processos.
Entenda mais sobre cada uma delas a seguir.
Processos mais organizados e sistematizados
Com o Método 5S, os processos são muito mais claros. A eliminação de distrações — que acontece na etapa de Seiri — junto à implementação de regras para todas as tarefas — que ocorre na fase de Seiketsu — funcionam como uma mega operação para organizar tudo que acontece na empresa.
Assim, há uma sistematização completa desde as tarefas mais simples até os procedimentos mais complexos. Essa definição promove um ambiente em que a organização e os sistemas são prioridade. Consequentemente, as entregas passam a ocorrer com mais rapidez, qualidade e padrão.
Redução da perda de material
Material perdido é dinheiro jogado fora! Com os 5S, a empresa consegue controlar com mais sabedoria todos os recursos utilizados e os que não são tão necessários assim. O financeiro da empresa sente o impacto desde canetas compradas em excesso até uma luz acesa por muito tempo.
A partir da identificação de materiais desnecessários, a etapa de Seiri indica que é hora de se desapegar de ferramentas, reuniões, tarefas, peças, documentos, dados e tudo mais que não for útil. Isso promove uma liberação de espaço físico, digital e mental; e gera uma economia considerável para o caixa do negócio.
Otimização do tempo empregado nas tarefas
Otimizar o tempo é um dos grandes desejos de todos os trabalhadores. Quem não gosta de fazer uma tarefa bem feita e de maneira ágil, não é mesmo? Nas fases de Seiton — que prega o desapego — e de Seiketsu — que visa estabelecer normas — faz-se a revisão das atividades e da quantidade de horas dedicada a cada uma.
A partir dessa análise, o trabalho se distribui entre etapas mais claras e rápidas, os líderes dispensam algumas tarefas desnecessárias e as equipes negociam novos prazos. Assim, a rotina de todos se torna mais dinâmica, o que potencializa a agilidade das entregas e permite a realização de novos projetos.
Aumento da produtividade dos funcionários
A objetividade das tarefas junto à organização do ambiente físico e virtual de trabalho promovem uma alteração na percepção dos funcionários sobre as atividades realizadas. Quando o colaborador nota que, com o Método 5S, os projetos avançam, as entregas se finalizam e o tempo é valorizado, ele passa a se sentir mais motivado para produzir.
No Shitsuke, momento de naturalizar o novo método e promover a disciplina para segui-lo, é hora dos funcionários dividirem o que está funcionando e o que não está. A partir da abertura para conversas e trocas, a equipe se torna parte da construção e da aplicação do 5S; assim, a metodologia se transforma em um estilo de vida e de trabalho para todos.
Atenção com a segurança no local de trabalho
Um dos pontos mais valorizados da cultura japonesa é a atenção com a segurança no trabalho. No Seiso, por exemplo, cuida-se da necessidade de manter o local limpo, organizado e com os reparos em dia. Ao incluir o hábito de olhar para o ambiente com cuidado, problemas são resolvidos com mais rapidez e dificilmente algo “passa batido”.
Dessa forma, o local de trabalho passa a ser responsabilidade de todos, o que garante mais cuidado com a manutenção e com mudanças inesperadas. Ademais, caso aconteça algum acidente, a organização permitirá que o socorro aconteça de forma adequada, bem como todos terão a percepção do ocorrido com rapidez.
Aumento na confiabilidade dos processos
Quanto mais organização, clareza, disciplina e padronização, melhores são as entregas! No Seiton, no Seiketsu e no Shitsuke, a presença de regras, normas, disciplina e construção conjunta de um estilo de trabalho são essenciais. A partir desses valores, os serviços e produtos se constroem a partir de uma filosofia clara e consistente.
Assim, os processos se desenvolvem com mais qualidade e confiabilidade. Além disso, a agilidade também se destaca, o que permite a correção de erros com mais calma e dentro dos prazos estipulados.
Agora que você conhece mais sobre o processo, confira como implementá-lo, de forma prática.
Como implantar o 5S de forma prática?
O trabalho não acaba no momento em que cada senso é aplicado, afinal, o Método 5S deve ser “vivido” na empresa. Por isso, preparamos um pequeno roteiro para que você saiba como aplicar esses preceitos ao seu negócio. Confira as quatro etapas principais:
- monte uma comissão de implantação da metodologia 5S;
- faça um levantamento dos pontos críticos da empresa;
- implemente os sensos na ordem apresentada;
- estabeleça avaliações periódicas.
Entenda mais sobre cada um desses passos a seguir.
1. Monte uma comissão de implantação da metodologia 5s
Para montar a comissão ideal, escolha alguns funcionários engajados para ajudar na implantação do Método 5S.
É crucial escolher representantes de diferentes setores da empresa para efetivamente espalhar a nova cultura organizacional.
2. Levantamento dos pontos críticos da empresa
Após montada, a comissão deve fazer um levantamento dos pontos críticos da empresa. Essa análise precisa se basear nos cinco sensos e considerar os principais objetivos do negócio.
A partir das informações coletadas, incentive o registro dos dados e promova a avaliação dos pontos a serem melhorados.
3. Implemente os sensos na ordem apresentada
Com o registro das áreas de atenção em mãos, é a vez de implementar os sensos, na ordem proposta. Você perceberá que, naturalmente, um “S” leva ao outro.
Cuide para que todos os funcionários estejam envolvidos, assumindo essa filosofia organizacional para a empresa.
4. Estabeleça avaliações periódicas
Por último, estabeleça avaliações periódicas para filtrar os resultados e otimizar o desempenho de todos.
Ao longo de todo o processo de implementação, pergunte a opinião dos colaboradores sobre o Método 5S e adapte o processo caso seja necessário.
Com o Método 5S na rotina da sua empresa, os processos têm todos os recursos para se tornarem mais simples, claros e objetivos. Além das tarefas, os funcionários também veem o trabalho com mais leveza e produtividade, afinal, as distrações e excesso de informações são retirados e deixam espaço para o que realmente importa.
Melhore a produtividade da sua empresa com um sistema de gestão único
Por que não experimentar o Método 5S na sua empresa e usar um sistema de gestão para auxiliar nessa tarefa? Uma empresa exige atenção constante em diversos nichos e é difícil equilibrar todos os pratos sozinho.
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