O Certificado Digital tornou o dia a dia menos burocrático e trouxe mais segurança para o empreendedor. Esse documento eletrônico é uma das soluções mais buscadas pelas empresas justamente pela praticidade que proporciona.

Na prática, não são todas as empresas que precisam adotar o uso do arquivo digital, mas em alguns casos o Certificado Digital é obrigatório. Quer descobrir quais situações são essas? Continue lendo!

O que é Certificado Digital?

O Certificado Digital A1 ou A3, funciona como uma identidade, tanto de pessoas quanto de empresas, mas de forma digital, como o próprio nome indica. A grande vantagem é que tudo o que é feito por meio dele ganha validade jurídica.

Cada vez que o Certificado Digital é usado, uma assinatura digital é gerada. Isso significa que ele pode servir para autenticar e assinar documentos, atividades fundamentais para qualquer empresa nos dias de hoje.

Como começar a usar Certificado Digital?

Começar a usar o Certificado Digital para empresas é simples. O primeiro passo é escolher uma Autoridade Certificadora como a Certisign, que é parceira do Bling. Em seguida é necessário apenas agendar uma data para apresentação da documentação e emitir o Certificado.

Para pessoas jurídicas a documentação exigida inclui o CNPJ regular, documento de constituição da empresa e documento de estabelecimento, além de registros específicos conforme a área de atuação da empresa. Já para pessoas físicas são necessários um documento de identificação original, CPF e comprovante de endereço.

Por causa da pandemia no novo coronavírus, é possível emitir o Certificado Digital por meio de videoconferência, sem a necessidade de apresentar a documentação presencialmente. Essa possibilidade aplica-se somente ao primeiro Certificado Digital. 

Para quem precisa renovar o Certificado Digital, é preciso ter o cadastro biométrico para conseguir fazer o processo à distância.

Quando o Certificado Digital é obrigatório?

Ainda é comum para empreendedores se perguntar “eu preciso de Certificado Digital?”. Como falamos, não são todas as empresas que têm a obrigação de usar esse documento. Em alguns casos, no entanto, esse uso deixa de ser uma opção e passa a ser uma exigência, como nos exemplos abaixo:

1- Para emitir Nota Fiscal Eletrônica

O Certificado Digital a1 é obrigatório para quem quer emitir Nota Fiscal Eletrônica, mesmo nos casos de MEI (Microempreendedor Individual) ou Simples Nacional. 

Na emissão da NF-e, o certificado funciona como a assinatura eletrônica que comprova a validade do documento fiscal. Ele também é exigido para emissão da NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor).

2- Para empresas com mais de 5 funcionários

Toda empresa com mais de cinco colaboradores deve, obrigatoriamente, ter um Certificado Digital. Isso inclui as que são optantes pelo Simples Nacional.

O Certificado Digital para empresas com mais de cinco funcionários é exigido nos demonstrativos de recolhimento do FGTS, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, além de outros encargos trabalhistas.

3- Para entregar a Relação Anual de Informações Sociais

A Relação Anual de Informações Sociais, ou RAIS, deve ser declarada todos os anos pelas empresas. O documento contém dados da atividade trabalhista, como horas extras, contribuições sindicais, salários e outras informações dos funcionários.

Esse relatório é uma exigência para todas as companhias. O uso do Certificado Digital é obrigatório, no entanto, para quem tem 11 ou mais pessoas no quadro de colaboradores.

Agora que você já sabe quando o uso do Certificado Digital é obrigatório, que tal aproveitar e adquirir o de uma Autoridade Certificadora recomendada pelo sistema ERP Bling? Veja como comprar o Certificado Digital Certisign e tire suas principais dúvidas sobre a instalação!