Não é raro confundir cupom fiscal com nota fiscal na hora de pensar na contabilidade da empresa. Além do nome parecido, a finalidade desses dois documentos também tem suas semelhanças. Contudo, eles não são sinônimos nem têm o mesmo “peso” jurídico.

Por isso, para não cometer erros na prestação de contas é fundamental entender o que é cupom fiscal, para o que ele serve e quais as diferenças quando comparamos com a nota fiscal. 

Além disso, é preciso saber qual o papel da Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) para se manter em dia com a Receita Federal, cumprir seu papel como lojista e garantir segurança ao cliente.

Cupom fiscal: o que é e para o que serve?

Um cupom fiscal é um comprovante que detalha as informações de uma venda, como a data, valor da compra, descrição dos produtos ou serviços, forma de pagamento, impostos e identificação do estabelecimento comercial. Sua emissão é uma obrigação legal para todos os estabelecimentos comerciais que realizam vendas ao consumidor final.

A emissão do cupom fiscal é regulamentada pelo Ministério da Fazenda e pela Secretaria da Fazenda estadual e a sua criação teve como objetivo a substituição da antiga nota fiscal de venda para o cliente, por isso tem um papel importante: o cupom fiscal serve para garantia legal da compra. 

Em outras palavras, ele comprova que o cliente realizou a compra e o pagamento, logo deve ter acesso a todos os direitos como consumidor, incluindo:

  • trocas;
  • devoluções;
  • reclamações sobre produtos com defeito, e mais.

Leia também: Troca ou devolução de mercadoria, o que fazer?

Papel fiscal do cupom

Como o próprio nome sugere, o cupom também é utilizado para fins de controle fiscal, permitindo que as autoridades tributárias verifiquem se os impostos foram recolhidos corretamente pelos estabelecimentos comerciais.

Dessa forma, desde 2012, quando foi sancionada a Lei 12.741/12, a discriminação de tributos em notas e cupons fiscais passou a ser obrigatória. 

Ou seja, desde então o consumidor sabe o quanto está contribuindo em cada produto com impostos como ICMS, PIS e Cofins.

Sendo assim, é fundamental emitir o cupom fiscal sempre que houver venda feita ao consumidor final. 

Cupom fiscal na gestão financeira

O documento serve não apenas para fins de tributação, mas também para controle das contas da empresa. 

Na hora de fazer a contabilidade você pode e deve usar o cupom fiscal na conferência e comparação.

Qual a diferença de cupom fiscal e nota fiscal?

Existem algumas diferenças básicas entre cupom fiscal e nota fiscal que vão desde as informações contidas em cada documento,a necessidade de identificação do consumidor (obrigatória na NFC-e), a forma de emissão dos documentos e o uso principal de cada um.

Tanto o cupom quanto a NF-e são documentos de emissão obrigatória para empresas que fazem vendas diretas ao consumidor.

No entanto, como citamos, existem diferenças entre os dois, começando pelas informações que cada um carrega.

Na nota fiscal, é possível encontrar todos os dados da transação como:

  • descrição, em detalhes, dos produtos vendidos;
  • dia e horário da transação;
  • valor e forma de pagamento usada;
  • identificação do cliente;
  • dados da empresa e transportadora, se for o caso;
  • impostos e tributos das mercadorias.

Já o cupom fiscal possui dados mais básicos como:

  • lista dos produtos vendidos;
  • data e hora da transação;
  • valor total pago;
  • dados da empresa.

Logo, a principal diferença, entretanto, é que, na nota fiscal, o consumidor é identificado. 

Assim, caso seja necessário efetuar uma troca do produto que foi adquirido, a empresa tem uma forma de se resguardar contra fraudes ou possíveis tentativas de golpe.

Com o cliente identificado, também é possível fazer o repasse do pagamento da nota para outra pessoa. 

Todavia, tanto o cupom fiscal quanto a nota fiscal já possuem suas versões eletrônicas, ou seja, estão disponíveis no universo digital. 

Como transformar cupom fiscal em nota fiscal?

Para converter o cupom fiscal por uma NF-e é preciso acessar o sistema de emissão fiscal usado pela empresa e indicar o número do cupom que está sendo trocado. Esse dado deve ser informado em um campo específico para a geração da nota fiscal e não apenas deixado como uma “observação”.

Cupom fiscal pode ser usado como Nota Fiscal Eletrônica?

Não, o cupom fiscal não pode ser usado como nota fiscal, pois ambos são documentos semelhantes, mas diferentes. Isso inclui funções e informações distintas. No entanto, os consumidores podem solicitar ao estabelecimento a transformação do cupom fiscal em NFC-e, sempre que desejarem.

O cupom fiscal tem a função de documentar e comprovar que uma transação comercial foi feita entre um estabelecimento e um consumidor final. 

Além de ser importante para comprovar a venda — tanto para o cliente quanto para a loja — sua utilização é feita pelo Fisco para analisar o pagamento de impostos e tributos dos produtos.

Contudo, a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) está substituindo o cupom fiscal no país. 

Como estamos falando de um documento que é emitido em esfera estadual, cada unidade tem a sua regra própria.

Em Minas Gerais, por exemplo, o uso da NFC-e ainda não é obrigatório para todos os comerciantes.

Já o estado de São Paulo exige o uso do SAT (Sistema Autenticador e Transmissor) para a emissão de Cupom Fiscal Eletrônico.

Um dos diferenciais da NFC-e é a presença de um QR Code, que permite comparar de maneira prática o que foi transmitido para a Sefaz e o que, de fato, foi impresso na nota.

Como emitir um cupom fiscal?

Para gerar um cupom fiscal é necessário um Emissor de Cupom Fiscal, ou ECF, que funciona como uma impressora fiscal homologada pela Sefaz, a Secretaria de Fazenda do estado de atuação da empresa. Ele transmite dados e imprime as informações da venda. 

Enquanto isso, a emissão da NF-e é feita no sistema ERP usado pela empresa, que tem uma conexão com a Receita.

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