Já ouviu falar sobre ordem de produção? Sabe o que é?
A ordem de produção, ou OP para os íntimos, trata-se de um comando para produção de um determinado item, normalmente feita através de um documento que reúne todas as especificações do item e detalhes acerca do seu processo de fabricação.
Dependendo da empresa e/ou do sistema utilizado, o termo “produção” pode ser substituído por palavras similares como:
- trabalho;
- fabricação;
- serviço;
- montagem;
- corte;
- facção.
Assim, os diferentes nomes possíveis implicam em siglas diversas: OT, OF, OS, OM, OC, entre outras.
Se você tem dúvidas sobre o assunto, este artigo vai ajudar, pois detalha o que é ordem de produção, para que serve, sua importância, as informações que devem constar no documento e muito mais.
Continue e boa leitura!
O que você verá no artigo:
O que é ordem de produção?
A ordem de produção (OP) é um documento necessário para executar qualquer processo produtivo em empresas. O principal objetivo é fazer a categorização, a organização e o controle da produção ou do estoque, dando uma visão completa da cadeia produtiva.
A fabricação de um produto em uma indústria só pode começar após a geração da OP, já que ela traz todas as informações necessárias para dar start nesse processo.
Os objetivos da OP se relacionam à organização do processo produtivo, contribuindo para melhorar a produtividade, pois organiza os processos e ainda facilita a gestão do negócio, em relação ao estoque e as finanças.
Qual a importância da ordem de produção?
A ordem de produção é fundamental para a gestão das empresas, pois auxilia a equipe a iniciar o processo produtivo, desde o planejamento, passando pelo controle e gestão de compras, até as etapas finais, como o processo de gestão de estoque.
Sem OPs, a produção fica sem rumo e gera atrasos, perdas de materiais, informações erradas acerca de quantidades e materiais em estoque, excesso ou falta de materiais no almoxarifado, entre outros problemas.
Quais informações devem conter em uma ordem de produção?
Uma ordem de produção precisa conter todas as especificações necessárias para dar início à fabricação de um produto e trazer um código que ajude a rastrear os itens fabricados.
Entre informações que compõem uma OP estão:
- número;
- data de emissão;
- relação de matérias-primas utilizadas no processo produtivo;
- quantidade necessária de cada matéria-prima;
- prazos para montagem e entrega;
- quantidade de itens a serem produzidos;
- matéria-prima utilizada em cada produto;
- outras especificações acerca do item produzido;
- demais informações necessárias.
Reiteramos que quanto mais completa for a OP, mais dados relevantes os colaboradores terão para produzir os itens.
Leia também >>> O que é logística de estoque? Tudo o que você precisa saber.
Tipos de ordem de produção industrial
Os dois principais tipos de ordem de produção industrial relacionam-se a dois modos de produção: contínuo e por encomenda. Entenda a seguir como cada modelo funciona.
Ordem de produção contínua
Tal como o nome sugere, é a ordem de produção contínua utilizada quando a fabricação segue a demanda em massa, em referência à programação normal da indústria ou da empresa em questão.
É uma OP de rotina que detalha processos internos comuns dentro das atividades de cada setor, conforme as demandas advindas dos clientes, pois sua principal função é controlar a qualidade, dar uma previsão de armazenamento de produção e gerir o estoque.
Como na produção contínua a ideia é produzir um número grande de um mesmo item, esse tipo de OP terá menos informações sobre questões de personalização e mais orientações acerca da padronização dos produtos.
Leia mais >>> Processos internos: 6 estratégias para otimização contínua.
Ordem de produção sob encomenda
A ordem de produção sob encomenda tem foco na personalização, sendo bastante utilizada para atendimento de solicitações específicas na produção de um item.
Diferente da anterior, na OP sob encomenda constam informações sobre as variações mais expressivas em quesitos, como:
- quantidade;
- prazo de entrega;
- equipamentos necessários para fabricação;
- e outros detalhes relevantes.
Todas as informações estão sempre de acordo com as solicitações do comprador. Esse tipo de documento é importante para auxiliar no controle de caixa e na estimativa de matéria-prima que será necessária.
Observação:
Acerca dos dois tipos de ordem de produção apresentados, independentemente de ser contínuo ou sob encomenda, salientamos que o ideal é que o documento contenha o máximo de informações possíveis para que a produção aconteça sem intercorrências.
Como emitir uma ordem de produção?
A ordem de produção a ser emitida vai depender do tipo de produção envolvida, conforme as opções mostradas acima.
A produção contínua refere-se à fabricação em massa de produtos, em geral, para estocá-los, privilegiando itens padronizados e produzidos com frequência.
Para dar start no processo, faz-se a emissão de uma ordem de produção na qual constam as instruções para a fabricação dos itens, guiando os responsáveis pela produção.
Nesse caso, a OP precisa estar conforme a programação do processo industrial, enquanto na produção por encomenda é feita por meio de um pedido de venda realizado pelo cliente, sem seguir um padrão ou demandar produção em massa.
São feitos sob a demanda do consumidor e, para iniciar o processo produtivo, gera-se uma nova OP com todas as especificações dos itens a serem fabricados. Essa ordem de produção é emitida a partir do pedido de vendas para que então se inicie a produção.
Exemplo de ordem de produção criada no sistema Bling.
Quais são as etapas de uma ordem de produção?
A ordem de produção passa por várias etapas até ser concluída, criando um ciclo de vida útil para o documento. Portanto, as fases do ciclo de uma ordem de produção são as seguintes:
- Planejada;
- Confirmada;
- Liberada;
- Requisitada parcialmente;
- Requisitada totalmente;
- Encerrada parcialmente;
- Encerrada;
- Cancelada.
Vamos abordar cada uma dessas etapas para entender de forma geral como é o ciclo da OP e por que cada uma dessas etapas é importante.
1. Ordem de produção planejada
Uma OP pode ser concebida como: planejada, confirmada ou liberada, dependendo da configuração do sistema de geração de ordens de produção que atende o ambiente de produção.
A primeira etapa é o planejamento da ordem de produção, o que pode acontecer de várias formas. São elas:
- OP’s para fabricação de produtos acabados são planejadas no plano de produção, no qual o sistema enxerga a combinação entre a previsão das vendas e pedidos firmes, além de fazer a geração do documento para atender a essas demandas.
- OP’s para fabricação de produtos em processo, que estejam semi acabados ou intermediários, geradas no plano de produção após a criação das OP’s planejadas de produtos finalizados.
2. Ordem de produção confirmada
Após o planejamento, a ordem precisa ser confirmada. Normalmente, o plano é feito por meio de cálculos por um software de gestão e uma pessoa fica responsável por confirmar o resultado obtido pelo sistema, já que entre o planejamento e o início da produção podem ocorrer imprevistos.
Caso imprevistos aconteçam, o ideal é que seja feito um novo planejamento antes de confirmar as ordens de produção para incluir as modificações nas ordens planejadas anteriormente, que podem ser canceladas ou alteradas.
Se estiver tudo nos “conformes” e a equipe seguir com o planejamento, a ordem de produção muda a classificação para “confirmada”.
3. Ordem de produção liberada
Pode parecer estranho, mas a verdade é que mesmo após a confirmação, a ordem de produção precisa ser liberada.
Nessa etapa, a equipe verifica se a documentação, materiais e demais recursos estão disponíveis para, em seguida, liberar o início da produção. Aqui também é o momento em que seus empenhos são liberados.
4. Ordem de produção requisitada parcialmente e requisitada totalmente
Após a ordem de produção ser liberada, acontece a requisição dos materiais por meio do sistema de gestão.
Dessa forma, os materiais listados no empenho para a ordem de produção, que estavam na previsão da lista de materiais do produto conforme a quantidade a ser produzida, serão transferidos do almoxarifado para o setor de produção.
Com todos os materiais empenhados requisitados, a ordem muda de etapa para totalmente requisitada.
5. Ordem de produção encerrada parcial e totalmente
Após a produção ser concluída, a ordem de produção pode ser parcialmente encerrada ou encerrada totalmente.
Os materiais que estavam em produção deixam de existir e o produto, que pode estar semi acabado ou acabado, migra para o estoque correspondente – seja estoque de produtos 100% concluídos ou para um almoxarifado de produtos ainda em processo de acabamento.
6. Ordem de produção cancelada
Não precisa falar muito né? A ordem de produção pode ser cancelada eventualmente e interromper seu ciclo de vida.
Assim, uma nova OP pode ser aberta com as informações corretas quando o processo de produção recomeçar.
Leia também >>> Logística de distribuição: o que é, como funciona e aplicação.
Como acompanhar a ordem de produção?
Após a ordem de produção ser requisitada e a produção do item começar, você pode realizar o apontamento da produção, sempre informando estimativas do início e fim de cada operação.
O apontamento de produção traz vários benefícios para a empresa, pois ajuda a enxergar o andamento da evolução da ordem de produção, verificando quais etapas estão concluídas e a porcentagem de cada etapa remanescente que já foi realizada.
Essas operações formam as etapas do roteiro de produção, sendo possível ter uma indicação mais precisa acerca do início e do fim de cada ciclo, o que melhora a visualização da evolução de cada OP, compreendendo quais etapas já foram concluídas e como elas estão avançando.
Dessa forma, o ideal é que a equipe de acompanhamento esteja sempre de olho em alguns pontos importantes, como:
- consumo de matérias-primas;
- tempo de produção;
- cumprimento da programação para cada dia de trabalho.
É imprescindível que tudo seja devidamente registrado para que a análise dos colaboradores e/ou da equipe gestora traga insights sobre os pontos que precisam ser melhorados nos próximos ciclos. Além de pontos positivos que devem ser mantidos e sempre melhorados.
Com os apontamentos, você pode acompanhar cada uma das operações do início ao fim para saber cada detalhe da evolução da sua ordem de produção.
Exemplo de ordem de produção e finalização de uma OP no sistema Bling.
Como calcular os gastos com cada produção?
Para realizar um cálculo assertivo acerca dos gastos de cada produção, a empresa precisa levar em consideração diversos fatores, entre os quais destacamos:
- Custos com a mão-de-obra, que deve considerar o valor do trabalho por hora de cada profissional envolvido em cada uma das etapas de produção.
- O valor gasto, por hora, no uso dos equipamentos e maquinários necessários para o processo de fabricação.
- Os custos com matéria-prima e demais insumos utilizados para a produção.
Além dos valores citados acima, também é importante que a empresa faça um levantamento de quais são os custos indiretos, pois isso ajuda a obter a média mensal dos custos de produção.
Dessa forma, a equipe avalia o que está funcionando para geração de lucro e o que pode ser aperfeiçoado para reduzir prejuízos ou desperdícios.
Para facilitar o controle e o cálculo desses custos, o ideal é contar com um sistema de gestão automatizado que possua funcionalidades de registro dos gastos.
Isso facilita não só que o negócio tenha um controle financeiro mensal eficiente, mas também a criação de um histórico que facilita o acompanhamento da evolução da empresa.
Importância de automatizar suas ordens de produção
A automação da emissão de OPs é importante, pois ajuda a utilizar a capacidade máxima da empresa, aumentando a produtividade e mantendo a qualidade em alta e evoluindo constantemente.
Com o uso de um sistema para gestão das ordens de produção, é possível melhorar a produtividade, ao mesmo tempo em que economiza tempo e dinheiro, reduzindo erros nas etapas de fabricação e evitando os desperdícios.
Sem a ajuda da tecnologia, a equipe precisa lidar com mais etapas burocráticas na rotina de trabalho, podendo inclusive perder a precisão nos dados obtidos e os benefícios de um sistema que gera OPs.
Confira no vídeo abaixo as vantagens de automatizar esse processo:
Ordem de produção é mais fácil com um ERP
Quando seu negócio conta com a ajuda de um sistema de gestão empresarial (ERP), você ganha um arsenal de recursos para organizar pedidos de venda e executar a fabricação, impactando o controle da matéria-prima, gestão de insumos, estoque e distribuição.
Sistemas de ERP completos, como o Bling, possuem múltiplas funcionalidades, além de atualizar passo a passo cada etapa da ordem de produção até a entrega ser efetivada.
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