O pró-labore é obrigatório para as empresas, mas poucos empreendedores sabem como aplicá-lo de fato. No caso, essa é uma forma de remunerar os sócios que ocupam cargos no negócio, com base nos valores praticados pelo mercado.

Embora essa seja a definição do conceito, a aplicação deve seguir à risca certas exigências estabelecidas na lei. Vale lembrar que os sócios também têm participações nos lucros, ao passo que podem acumular benefícios a receber da empresa.

Nessas ocasiões, o administrador deve tomar cuidado na hora de realizar os pagamentos. Alguns deles, como os dividendos, não passam por tributação, mas se misturados com quantias tributáveis, o sócio pode sofrer redução no valor recebido.

O tema é complicado, não é verdade? Pensando nisso, montamos um guia definitivo para você saber tudo sobre pró-labore e, assim, aplicá-lo corretamente. Boa leitura!

O que é pró-labore?

Pró-labore é o nome dado a remuneração dos sócios de uma empresa, recebida pelo trabalho que desempenham à frente do negócio, cuja quantia é definida pelos envolvidos na gestão e oficializada nos termos da sociedade, com o registro no Contrato Social na abertura da empresa. 

Existem muitos meios pelos quais os sócios podem usufruir dos resultados da empresa, como planos de saúde, dividendos e demais benefícios. Porém, o pró-labore tem um caráter específico: remunerar o sócio de acordo com sua função na companhia.

Em resumo, é como se a empresa tratasse seus sócios como colaboradores, tanto que o valor mínimo desse “salário” segue o mesmo do salário mínimo vigente.

No entanto, existem diferenças importantes entre as duas formas de remuneração. Aliás, mesmo tendo características em comum com o salário, ele não tem o mesmo caráter judicial.

Aliás, é imprescindível tomar cuidado com a forma de pagamento do pró-labore. De fato, ele se mistura facilmente a outros benefícios, podendo acarretar cenários negativos – principalmente aos sócios. Jamais deixe essa obrigação de fora dos planos de ação da empresa.

Leia também >>> Tipos de sociedade: quais existem e qual a melhor?

Como funciona o pró-labore?

O pró-labore funciona como um ganho mensal fixo para cada sócio, como se fossem colaboradores da empresa. Então, a quantia representa a remuneração que os donos receberiam se trabalhassem na posição de funcionários.

Uma empresa é formada por sócios e colaboradores. Porém, somente os segundos têm uma renda garantida no fim do mês, ao passo que os primeiros dependem do desempenho da companhia.

Por isso, é importante definir a função de cada sócio na hora de calcular a quantia que será recebida mensalmente, evitando a confusão relacionada aos dividendos, que vamos explicar no próximo tópico.

Qual a diferença entre pró-labore e dividendos?

O pró-labore é o dinheiro mensal que o sócio recebe por ocupar uma função na empresa. Ou seja, funciona como um salário, mas com algumas particularidades. Já os dividendos fazem referência à distribuição dos lucros da empresa, portanto, só há dividendos se o negócio obtiver lucro. 

Note que a palavra “lucro” foi usada porque não se pode usar os valores de faturamento para distribuição de dividendos.

Embora sejam quantias destinadas aos sócios do negócio, há diferenças claras entre esses conceitos. Logo, é primordial entender o objetivo de cada uma para evitar erros na hora do pagamento.

Resumindo as informações, temos o seguinte:

• o dividendo advém do lucro da empresa;
• a quantia paga em dividendo corresponde à parcela que o sócio tem do negócio;
• o dividendo é isento de tributação, dado que a empresa já pagou os tributos devidos;
• já o pró-labore é a quantia que o sócio recebe por ocupar uma posição na empresa.

Como fazer um pró-labore?

Na hora de fazer um pró-labore de empresa, os sócios podem recorrer ao contador para viabilizar a criação do modelo que será implementado. Para isso, é necessário: 

• definir a fonte pagadora (razão social, CNPJ e endereço da empresa);
• ter o nome e CPF de cada um dos sócios favorecidos;
• informar o número de INSS;
• estabelecer a data de pagamento mensal.

O contador pode contribuir para a definição do valor a ser recebido por cada sócio conforme suas funções, esclarecendo dúvidas para chegar a uma definição justa.

Por sinal, o contador é o responsável pela emissão mensal da declaração de recebimento do pró-labore, que funciona como um comprovante de renda, semelhante ao holerite dos funcionários.

Leia também >>> Contabilidade tributária: o que é, sua importância e como funciona.

Qual o método para definir valores?

O cálculo do pró-labore líquido tem diversos formatos. O mais comum consiste em analisar os valores praticados no mercado para a mesma função CLT a fim de definir o “salário” dos sócios, além de incluir um adicional de 20% a 30% para compensar a ausência de benefícios trabalhistas.

Antes de mais nada, vale lembrar que não existem valores obrigatórios. Tudo é acordado entre os sócios e especificado no registro da empresa. 

A única obrigatoriedade diz respeito ao valor mínimo, que não pode ser inferior ao salário mínimo atual. 

Quanto ao valor, existem duas maneiras para escolher o quanto o sócio vai receber:

1. realizar um acordo entre as partes, chegando a um consenso sobre a quantia;
2. analisar o mercado e estipular um valor condizente com o praticado, tratando o sócio como um colaborador.

Note que as formas de escolher o valor são complementares, dado que se deve levar em conta as necessidades do sócio na hora de determinar o valor.

Como o pagamento deve ser realizado?

É vital manter o registro dos pagamentos, emitindo mensalmente, a cada pagamento, a declaração de recebimento do pró-labore. Em paralelo, é necessário ter cuidado na hora de realizar a transação financeira.

O método mais seguro é por meio de transferência bancária, na qual o dinheiro sai da conta-corrente da empresa e vai para a conta-corrente do sócio. Tenha cuidado para que somente o valor acordado seja transferido, sem nenhum adicional de qualquer natureza.

Um exemplo de erro comum é pagar dividendos antecipados junto ao pró-labore. Se isso for feito, corre-se o risco de ter os dividendos tributados, perdendo até mesmo sua natureza de dividendo. 

Para evitar esse problema na gestão financeira empresarial, faça transferências separadas.

Qual a importância do sistema para pequenas e médias empresas?

Antes de falar da solução tecnológica, considere que existem dois problemas para as pequenas e médias empresas relacionados ao pró-labore:

1. sem a fixação exata desse valor, a empresa não sabe ao certo seus gastos;
2. quando a necessidade de dinheiro por parte dos sócios fica urgente, o caixa da empresa tende a ser usado para as despesas pessoais.

Não saber ao certo quais são as despesas corporativas impede o cálculo de lucro. Afinal, o lucro é o faturamento menos o custo total para atingir esse faturamento. E, se o custo total não pode ser calculado com precisão, o lucro também sofre o mesmo problema.

Já retirar dinheiro do caixa da empresa traz um risco ainda maior para o negócio. Vale lembrar que o fluxo de caixa é uma métrica de gestão financeira e, sem isso, é mais fácil perder o controle do dinheiro da organização.

Um fluxo de caixa modificado pela subtração de quantias por partes dos sócios pode acarretar centenas de problemas para a empresa, inclusive legais.

Logo, é crucial contar com um sistema ERP para entender a real situação da empresa e realizar os processos corretamente. Voltaremos nesse ponto mais adiante!

Perguntas frequentes sobre o pró-labore

Agora que você sabe os pontos principais sobre o pró-labore, confira as respostas para as dúvidas mais frequentes dos empreendedores sobre o tema:

É obrigatório retirar o pró-labore?

Muitos empreendedores vão ficar surpresos com esta informação: o pró-labore é obrigatório dentro das empresas. Nesse sentido, vale lembrar que sócios ou cotistas que trabalham na empresa são classificados como contribuintes. Ou seja, estão obrigados a contribuir com a Previdência Social. 

É por isso que a quantia recebida nessa modalidade passa por recolhimento previdenciário (explicaremos melhor sobre este tema nas próximas perguntas).

Todas as informações relacionadas a essa obrigatoriedade estão contidas na Lei nº 8.212, a qual pode ser acessada no site do Planalto. A legislação também aborda os tipos de sociedade e como a remuneração deve ser feita, conforme a categoria.

Os sócios podem retirar apenas os dividendos?

Uma vez que existe a opção de antecipar os dividendos, por que não abandonar o pró-labore e retirar apenas a distribuição dos lucros? A resposta para essa pergunta é simples: não é possível porque a lei obriga o pagamento de pró-labore para os sócios atuantes no negócio.

Ainda tem mais: se somente a antecipação dos dividendos for sacada da empresa, toda a quantia será enquadrada como pró-labore, da qual será calculado o INSS, visando recolhimento da GPS (Guia da Previdência Social).

Para mais informações, vale a pena analisar o Decreto n.º 3.048, assim como a Instrução Normativa RFB n.º 2110.

Quando retirar o pró-labore?

A lei não define datas para retirar a quantia, mas ela deve estar registrada no Contrato Social da empresa. No caso, os sócios também podem acordar entre si sobre as datas de saque do dinheiro.

Embora a lei deixe em aberto em relação à data, ela estabelece que nenhum benefício pode ser concedido aos sócios antes do pagamento por seus serviços. Outro ponto importante diz respeito a quando o pró-labore pode começar a ser pago. 

Empresas que não registraram faturamento não estão obrigadas a pagar essa quantia. Dessa forma, se você abriu um negócio em agosto, mas só faturou em novembro, o pagamento será a partir de novembro.

Quanto de imposto é pago no pró-labore? 

A tributação do pró-labore varia conforme o regime tributário da empresa e o valor recebido. Dessa maneira, o sócio paga dois impostos: o INSS (11% para contribuintes individuais e 20% para empresas de Lucro Presumido, Lucro Real e na lista do anexo IV do Simples Nacional) e o Imposto de Renda.

Para a cobrança do INSS, o teto de gasto de contribuição de 2024 é R$ 7.786,02, ou seja, a partir desse valor, incide a alíquota de 11%. As empresas enquadradas nos outros regimes tributários pagam 20% sobre o pró-labore, independentemente do valor recebido.

Um exemplo de pró-labore é o seguinte: um sócio que é contribuinte individual recebe R$ 9.000 por mês pelo seu trabalho. Dessa forma, precisa recolher R$ 990 de INSS (9.000 x 11%).

O pró-labore também é tributado no Imposto de Renda Retido na Fonte pelo negócio e precisa ser incluído na Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) dos sócios como rendimento tributável.

Em 2024, a alíquota de IR foi alterada com a publicação da Medida Provisória nº 1.206, em 6 fevereiro de 2024. A tabela progressiva para declaração de pró-labore, a partir desta data, é a seguinte:

Outra opção de cálculo do IRPF prevista na Lei n° 14.663, de agosto de 2023, prevê um desconto simplificado mensal de 25% do valor máximo da faixa com alíquota zero da tabela acima, caso este meio seja mais vantajoso para o contribuinte. Veja no exemplo abaixo!

• IR pela tabela progressiva:

IR = (pró-labore – INSS) x alíquota do IRPF) – dedução

IR = (5.000 – 550) x 27,5%) – 896

IR = (4.450 x 27,5%) – 896

IR = 1.223,75 – 896

IR = R$ 327,75

Neste exemplo, o pró-labore líquido será de R$ 4.122,25 após o desconto do INSS (R$ 550) e do Imposto do Renda (R$ 327,75).

• IR pelo desconto simplificado:

IR = (pró-labore – desconto simplificado) x alíquota do IRPF) – dedução

IR = (5.000 – 564,80) x 27,5%) – 896

IR = (4.435,20 x 27,5%) – 896

IR = 1.219,68 – 896

IR = R$ 323,68

O cálculo do IR com desconto simplificado é mais vantajoso, mesmo que a diferença para o cálculo tradicional seja pequena. O valor líquido recebido será de R$ 4.676,32.

O que acontece se não retirar pró-labore? 

Ao optar pela não retirada do pró-labore, os sócios da empresa terão os recebimentos relativos aos lucros taxados como se fossem a retirada mensal. Lembrando que os dividendos são isentos de imposto, logo, é desvantajoso não receber o pró-labore.

Apesar de ser uma decisão opcional, para a Receita Federal, o pagamento do “salário” dos sócios é obrigatório, uma vez que incidem impostos sobre o valor. Assim, o que prevalece é a legislação tributária e segui-la garante a conformidade com as exigências legais. 

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Além do pró-labore, existem outros processos financeiros e administrativos que devem estar em dia para que sua empresa siga todas as legislações, evitando punições em relação ao recolhimento de impostos e pagamentos.

Controlar todas as informações manualmente ou mesmo por planilhas é complexo e, nesse caso, a operação fica sujeita a erros de cálculos e recolhimentos. 

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