O XML da Nota Fiscal eletrônica (NFe) contém todas as informações que precisam estar no documento fiscal, incluindo detalhes sobre a transação comercial, como:

• dados do emitente e destinatário;
• descrição dos produtos ou serviços;
• valores;
• impostos, entre outras informações.

Seu objetivo é permitir a integração de sistemas e a validação automática dos dados por parte das autoridades fiscais, reduzindo erros e fraudes.

Sem dúvida, desde a sua implementação, em 2006, a Nota Fiscal eletrônica trouxe inúmeros benefícios para as empresas e os órgãos fiscalizadores. 

Muitas das razões para isso é, justamente, a geração e armazenamento eletrônico do documento, que oferece maior eficiência e segurança durante as operações de fiscalização. 

O que é XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

O XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem de marcação utilizada para estruturar e armazenar dados em um formato legível por máquina. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, em formato XML, que substitui a nota fiscal em papel.

A linguagem XML é recomendada para a criação de documentos organizados hierarquicamente e funciona como uma representação gráfica que obedece os critérios de escrituração fiscal ideal para a NFe. 

Nesses casos, o código serve para criar um arquivo digital que comprova as informações sobre a mercadoria vendida ou o serviço contratado. 

Por seguir um padrão nacional de escrituração fiscal, o XML da NFe pode ser utilizado em todo o território brasileiro com segurança.

Leia também: O que é NF-e: tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica e como emitir

Outro ponto importante é que a linguagem XML, junto ao Certificado Digital, permite armazenar e transmitir os documentos fiscais de maneira digital, dispensando o acúmulo de papéis.

Também vale lembrar que o formato XML além de armazenar as notas fiscais online, também valida elas por meio de uma assinatura digital. Ou seja, esse mecanismo fornece mais segurança aos procedimentos fiscais.

O XML em Notas Fiscais torna a organização da empresa uma tarefa mais fácil e rápida. Para saber os detalhes sobre esse assunto, continue a leitura e conheça esse documento que facilita as tarefas burocráticas. 

Entenda para que serve e quais os benefícios da Nota Fiscal XML:

Para que serve o arquivo XML de Nota Fiscal?

O XML da NFe serve para facilitar a emissão, transferência e abertura do documento. É por meio desse arquivo que as autoridades conseguem verificar detalhes sobre as transações. Outra utilização é a possibilidade de envio ao cliente, via e-mail ou em áreas específicas no site da empresa responsável pela venda.

Portanto, uma das principais características do arquivo XML da nota fiscal é sua versatilidade em diferentes situações. 

Para entender mais sobre a estruturação de um arquivo XML, veja o infográfico abaixo com a anatomia de informações do documento.

Ele mostra a intenção de cada campo do arquivo XML, como CNAE, CRT, cEANTrib, qCOM, entre outras siglas.

Logo, é possível ver como uma ferramenta que analisa esse tipo de arquivo em lote pode ser útil. 

Ainda mais em épocas de crise, onde qualquer análise para redução de custos e renegociação de contratos pode ser um diferencial no balanço final. 

Para uma grande empresa já se torna impossível analisar nota por nota manualmente.

Fonte: Arquivei

Uso do XML para decisões estratégicas do negócio 

Observando a importância de baixar XML para as administrações tributárias, muitas empresas também já começaram a investir em maneiras de extrair relatórios a partir dos dados ricos que estão presentes nesse documento. 

São informações como a base de cálculo, valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins. 

Além de datas de emissão, saída/entrada e valor total, que possibilitam análises complexas para o empreendedor.

Identificar padrões do mercado do cliente é uma possibilidade a partir do momento em que se tem todos os XMLs em mãos. 

Por exemplo, é possível verificar quais são os tipos de produtos ou serviços mais vendidos em um determinado período (sazonalidade) e em determinados locais (localização geográfica). 

Isso ajuda a tomar decisões importantes, por exemplo, definir um melhor planejamento estratégico e direcionar investimentos para áreas que dão lucro.

O que é o DANFE? 

Além de promover a integração de dados entre os contribuintes e o sistema tributário brasileiro, o arquivo XML da Nota Fiscal permite converter o documento para o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

O DANFE é um demonstrativo que acompanha a mercadoria negociada e traz as principais informações da Nota Fiscal. 

É importante frisar que o DANFe, que normalmente vem impresso para o destinatário ou em formato PDF via e-mail, não tem validade jurídica. 

Ou seja, apesar de ser um resumo fácil de visualizar não precisa ser armazenado. Serve apenas para acompanhar o momento do frete da mercadoria.

Em suma, o DANFE não substitui o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica, mas facilita o acesso das informações presentes nele. Por isso, geralmente, é obrigatório, por exemplo, para e-commerces que usam transportadores para enviar uma mercadoria aos clientes. 

Nesses casos, o documento deve ser fixado do lado de fora do embrulho para facilitar a fiscalização. 

Além disso, o Danfe também serve para escrituração contábil da transação.

É com o documento auxiliar que a Secretaria da Fazenda consegue confirmar a existência efetiva da Nota Fiscal, autenticando os dados.

Como gerar XML de Nota Fiscal?

Para gerar o XML da Nota Fiscal eletrônica é preciso:

1. Instalar um certificado digital;
2. Fazer a emissão da NFe;
3. Acessar o Portal da Sefaz em www.nfe.fazenda.gov.br;
4. Clicar em “Consultar NF-e Completa”;
5. Informar a chave de acesso da NFe;
6. Selecionar a opção de “Download do documento”.

Aqui vale a pena lembrar você de que o arquivo XML é oficialmente a nota fiscal eletrônica que garante a legalidade das transações de sua empresa.

Logo, é essencial armazená-lo em segurança! 

Leia mais em: Como baixar XML da NFe com Certificado Digital A1

É preciso armazenar o XML da Nota Fiscal?

A legislação diz que o arquivo XML das Notas Fiscais requer um local apropriado para o seu armazenamento pelo período de cinco anos. 

As empresas que não fazem isso estão sujeitas a multas severas, que podem ser aplicadas por cada arquivo não apresentado durante uma fiscalização. 

A grande aliada no armazenamento dos documentos fiscais é a tecnologia. Afinal, o arquivo XML trata-se de uma linguagem totalmente digital, que não precisa ser necessariamente impressa. 

O ideal é que você armazene todos os seus XMLs na nuvem. Dessa forma, há mais segurança e facilidade de acesso. Quem os guarda no computador ou em pendrives/hds portáteis pode perder os arquivos facilmente.

Os softwares como o ERP do Bling! são extremamente úteis para automatizar a emissão do arquivo, assim como o seu envio ao cliente e armazenamento.

O recurso de emissão de nota fiscal do Bling permite que você faça todo o procedimento dentro de uma única ferramenta, incluindo:

• comprar um certificado digital;
• emitir nota fiscal eletrônica;
• gerar arquivo XML e DANFE;
• armazenar e enviar automaticamente aos clientes. 

Com o sistema, também é possível promover uma organização segura e eficiente, já que os documentos ficam armazenados na nuvem sem ocupar espaços físicos e evitando a perda. 

Como abrir XML da nota fiscal?

Para abrir o XML da nota fiscal:

1. Faça o download de um sistema que abra o arquivo;
2. Instale em seu computador;
3. Baixe o arquivo XML;
4. Clique com o botão direito do mouse sobre o documento;
5. Selecione “Abrir Com”.
6. Escolha “abrir o arquivo com o Visualizador de Nota Fiscal Eletrônica”.
7. Pronto.

Na lista de programas que abre o arquivo XML estão:

• Linux GTK (Ubuntu) x86_64;
• Windows 64 bits;
• Linux GTK (Ubuntu);
• Windows 32 bits; 

Escolha um deles, faça o download e siga o passo a passo que apresentamos acima. Lembre-se de que o certificado digital é indispensável tanto para emitir a NFe quanto para ter acesso a XML e ao DANFE.

Leia também: Como comprar certificado digital?

Como facilitar toda a gestão fiscal?

A gestão fiscal é uma das áreas que mais geram dúvidas entre empreendedores, afinal, são muitas regras e detalhes que quando não cumpridos podem ocasionar multas e problemas graves para o negócio.

Contudo, a tecnologia, sim, mais uma vez ela, é uma aliada no controle fiscal das empresas, facilitando o armazenamento, a emissão e a análise de dados desses documentos. 

O sistema de gestão ERP, por exemplo, efetua automaticamente a assinatura digital e a transmissão do XML para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), além de possibilitar que você envie a Danfe e o XML por e-mail ao seu cliente sem complicações.

Além dessas facilidades, entretanto, é impossível não citarmos a capacidade que esses recursos possuem de reduzir o tempo que os gestores levam para executar tarefas repetitivas e operacionais, permitindo que eles dediquem esse tempo que “sobra” para setores mais estratégicos para o crescimento do negócio. 

E quanto mais tempo o gestor ganha para pensar no negócio de forma criativa e dinâmica, mais ele tende a identificar oportunidades e buscar formas de aproveitá-las para direcionar o negócio ao sucesso.

Onde encontrar o ERP ideal? 

Com um ERP online e em nuvem como o Bling, fica mais fácil realizar a emissão de notas fiscais do seu negócio com praticidade e segurança. 

Além disso, é possível integrar o processo com as vendas e o estoque, permitindo maior controle das informações tributárias.

Para entender mais detalhes de como emitir notas fiscais NF-e utilizando o Bling, separamos um conteúdo especial, com um vídeo que conta com o passo a passo do processo e mais detalhes. 

Conte com o Bling para fazer o seu negócio crescer! 

São mais de 200 integrações e facilidades para tornar a gestão da empresa uma tarefa descomplicada.

Como vimos, a tecnologia é uma grande aliada dos negócios, o arquivo XML da NF-e foi criado para:

• integrar informações;
• diminuir custos com papeladas fiscais;
• agilizar os processos de gestão. 

Dessa forma, os documentos fiscais ficam mais organizados, pois é possível ter um controle diário e extrair relatórios a qualquer momento.

É também um círculo vicioso de desenvolvimento: o contador acaba tendo as informações à mão, evitando retrabalho das equipes e dando ao gestor maior domínio sobre as contas a pagar e fluxo de caixa do negócio.

Então, conheça agora mesmo um pouco mais sobre o Bling e a funcionalidade de emissão de notas fiscais e entenda como ele é fácil de usar. 

Assista ao vídeo abaixo e experimente grátis os recursos do Bling! para a sua empresa.