Vender online, apesar de muito simples, compreende uma série de processos, desde controle de estoque, parceria com fornecedores, logística integrada e também a emissão de notas fiscais para a organização interna e para o consumidor. 

A nota fiscal para vender online, basicamente, documenta a venda e também serve para recolhimento de impostos de transações comerciais realizadas entre uma empresa ou pessoa física, ou até mesmo, entre empresas.

É importante saber que quem nega ou deixa de fornecer os documentos fiscais está sujeito à penalidade e multas que podem prejudicar o crescimento e a imagem do negócio.

Além disso: a emissão da nota fiscal para vender online dá maior credibilidade ao negócio e também ajuda no controle financeiro.

Acompanhe os próximos tópicos. Em poucos minutos, você aprenderá:

O que é Nota Fiscal?

É um documento que comprova a realização de uma venda ou a prestação de serviços.

A nota fiscal é fundamental para que as empresas possam esclarecer os impostos incidentes sobre as operações realizadas, facilitando a fiscalização das autoridades responsáveis.

Não emitir a nota fiscal é considerado sonegação fiscal, um crime que traz consequências danosas ao empreendimento.

A emissão desses comprovantes fiscais é uma prática obrigatória, prevista na Lei Nº 8.846/94.

Por isso, é importante fazer a emissão do documento obrigatório sempre no momento da operação de venda ou prestação de serviço.

Quem deve emitir notas fiscais?

De modo geral, qualquer tipo de empresa que comercializa produto ou serviço deve emitir nota fiscal. 

A emissão de documentos fiscais é obrigatória para negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Já para os enquadrados no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual) essa ação é dispensada.

Por que emitir notas fiscais para vender online?

Porque a nota fiscal comprova a legalidade das operações realizadas, a regularização dos tributos destinados ao governo e a legalidade das mercadorias. 

Esses benefícios são essenciais para a credibilidade do negócio, afinal, esse tipo de documento assegura a boa qualidade dos itens e a garantia do produto. Além do mais, emitir notas fiscais pode servir para atrair mais clientes e reforçar a confiança dos investidores. 

Também vale salientar que emitir notas fiscais é importante para não colocar a empresa em maus lençóis — quem faz sonegação de impostos pode ser enquadrado em diversos crimes da legislação brasileira, trazendo multas e até mesmo o término da companhia. 

A Nota Fiscal é ainda um comprovante de compra e que ajuda o consumidor a requisitar serviços como garantia ou, até mesmo, em casos de troca ou devolução de mercadorias.

Além do mais, por meio desse documento, é possível ter maior controle de entrada e saída, além dos impostos pagos e dos valores pagos pelos clientes, entre outras informações contábeis.

Quais os tipos de notas fiscais?

Os tipos de notas fiscais são:

  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
    • NF-e Complementar
    • NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
    • NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor)
  • DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Principais modelos de documentos fiscais

  • Nota Fiscal (Modelos 1 ou 1-A): Utilizada por todos os contribuintes sujeitos à legislação do IPI e do ICMS.
  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2): Documento emitido para o cliente que adquire a mercadoria ou o serviço.
  • Nota Fiscal de Produtor (Modelo 4): Utilizada para comprovar as operações rurais e trazer benefícios para os produtores.
  • Nota Fiscal de Energia Elétrica (Modelo 6): Tem como objetivo tratar as operações de distribuidoras de energia elétrica.
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte (Modelo 7): Utilizada em todos os tipos de transporte: de pessoas e de mercadorias.
  • Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (Modelo 21): Emitida por empresas de comunicação de qualquer meio.
  • Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações (Modelo 22): Destinada aos serviços de telecomunicação, como emissoras de rádio. 

Principais modelos de Notas Fiscais Eletrônicas

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)Documento eletrônico emitido por todas as empresas que comercializam produtos e serviços.  
Nota Fiscal ComplementarServe para acrescentar dados e valores que não foram registrados no documento original, como um acréscimo durante uma exportação. 
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)É destinada para empresas que prestam serviços, como assistências técnicas, hotéis e transportadoras. 
Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)Voltada para o consumidor final. É o documento substituto da nota fiscal modelo 2. 
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)Tem como função registrar as operações de transporte de cargas realizadas no Brasil. 
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)Documento impresso ou eletrônico que tem as principais informações da NFe. É ideal para o acompanhar o transporte da mercadoria.

Modelos de Notas Fiscais Eletrônicas

Nota Fiscal Eletrônica modelo que surgiu para substituir a versão impressa

Implementada no Brasil em 2006, a Nota Fiscal eletrônica veio para substituir a tradicional nota fiscal impressa no papel.

Essa ação serviu para centralizar as informações tributárias e facilitar o trabalho dos órgãos responsáveis.

A emissão obrigatória da Nota Fiscal eletrônica trouxe mudanças significativas e inúmeros benefícios para as relações comerciais de todo o Brasil, já que reduz custos e processos burocráticos.

O que é Nota Fiscal eletrônica?

É um documento gerado e armazenado eletronicamente que serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto no digital. 

A Nota Fiscal eletrônica registra as operações tributárias para facilitar a fiscalização das transações que envolvem a empresa, o comprador e o órgão público.

A NF-e tem validade jurídica, pois é assegurada por uma assinatura digital da empresa emitente e pela autorização da administração tributária do estado responsável. Por isso, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e para recolhimento de impostos.

Quais os benefícios da NF-e?

Substituir a emissão manual das notas fiscais por um sistema eletrônico trouxe mais facilidade para o cotidiano dos empreendedores e maior integração administrativa, além de redução do consumo de papel.

Conheça outros benefícios da Nota Fiscal eletrônica:

Para a empresa (que compra ou vende):

  • Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais;
  • Redução dos custos de envio do documento fiscal;
  • Simplificação da escrituração fiscal e contábil;
  • Diminuição de erros de digitação e trabalhos manuais;
  • Otimização do planejamento logístico;
  • Implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Para o cliente:

  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.
  • Redução do consumo e do desperdício de papel;
  • Padronização dos processos que envolvem o comércio e o cliente;
  • Incentivo ao comércio eletrônico.

Para o Fisco:

  • Mais segurança nas informações das Notas Fiscais;
  • Otimização dos processos de controle fiscal;
  • Compartilhamento de informações entre os Fiscos;
  • Diminuição da sonegação.

Existem tipos de notas fiscais eletrônicas para cada objetivo de negócio

São quatro tipos de notas fiscais eletrônicas, voltadas para diferentes objetivos e necessidades.

Conheça os principais modelos utilizados:

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Nota fiscal eletônica mais comum, utilizada por lojas físicas e e-commerces que vendem produtos atribuídos ao Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital.

Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

Criada com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, a NFS-e é destinada à prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas, veterinárias, escolas e academias. Por isso, esse documento fiscal está diretamente ligado ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Nota fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e)

Esse modelo de nota fiscal eletrônica é uma alternativa para substituir os tradicionais cupons fiscais usados no varejo. O documento reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes, aprimora o controle fiscal e comprova o que foi adquirido pelo consumidor. Além disso, a NFC-e reduz gastos e proporciona mais agilidade aos processos.

Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

Criada em 2013, a Nota Fiscal de Transporte eletrônico é específica para os serviços de transporte rodoviário de cargas. O uso do documento tem como objetivo reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando dados equivocados e divergências entre o que consta nas notas e os produtos transportador.

Para emitir a NF-e e outros documentos você precisa de um Certificado Digital

Certificado Digital é um documento de autenticação de validade jurídica e fiscal. Com ele, é possível emitir Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e Nota Fiscal do Consumidor.

Conheça os dois modelos de Certificado Digital A3 e o A1.

Agora que você já sabe as principais informações sobre nota fiscal para vender online, saiba, também,  como emitir notas fiscais.