Encontrar, selecionar e manter os parceiros certos faz parte de uma boa gestão de fornecedores. Essa é uma etapa crucial para o sucesso do negócio e que envolve diversas etapas, como a avaliação de fornecedores.

O processo envolve mais que apenas comparar preços. A análise também inclui questões como a confiabilidade do parceiro, sua capacidade de atender à demanda e até o alinhamento às expectativas do seu negócio e dos clientes.

Não sabe como fazer a avaliação de fornecedores de forma eficiente? Veja o nosso passo a passo para acertar!

O que é a avaliação de fornecedores?

A avaliação de fornecedores é um processo que consiste em analisar o desempenho dos parceiros que oferecem insumos ou serviços para a sua empresa. A ideia, portanto, é verificar como é o relacionamento do seu negócio com os fornecedores atuais ou como pode ser a interação, no caso de potenciais acordos.

Entre as etapas do processo, está verificar se atendem aos padrões de qualidade dos seus processos e se contribuem para gerar valor para os clientes. A partir dessa análise, é possível definir se vale a pena escolher um fornecedor ou mesmo se é o momento de substituí-lo.

Diferenças entre avaliação de fornecedores de serviços e produtos

Quando falamos nessa análise, é importante entender que há algumas diferenças entre a avaliação de fornecedores de serviços e de produtos. Afinal, o tipo de relacionamento varia bastante.

Imagine que, na sua loja online, uma das categorias seja de produtos artesanais. Para garantir a satisfação dos clientes e o atendimento ao padrão de qualidade, é necessário garantir que os fornecedores de materiais — como tintas, tecidos e embalagens — atendem a todos os critérios.

Além disso, é provável que você contrate serviços de transporte para fazer as entregas, certo? Nesse caso, a avaliação não tem a ver com materiais físicos e, sim, com questões como agilidade de entrega e cumprimento de prazos.

Por que fazer a avaliação de desempenho de fornecedores?

Talvez você não saiba ainda, mas avaliar seus fornecedores é uma decisão que pode influenciar o sucesso do seu negócio. Desde que essa análise ocorra da forma correta, você terá informações relevantes para tomar decisões estratégicas.

Veja quais são os principais benefícios de realizar a avaliação de fornecedores!

Redução dos riscos

Quando você não efetua uma avaliação de desempenho de fornecedores, a sua empresa corre mais riscos. Afinal, há mais chances de não alcançar os resultados esperados.

Em casos como este, você pode comprar produtos de baixa qualidade ou ter que lidar com atrasos nas entregas, por exemplo. Já com a análise, é possível selecionar os melhores fornecedores e evitar desperdícios e erros que podem custar caro.

Garantia de qualidade

A redução dos riscos, inclusive, tem a ver com a garantia de qualidade que você passa a ter. Por saber que os fornecedores são capazes de oferecer produtos e serviços nos padrões esperados, você assegura a qualidade em todos os aspectos do negócio.

Se os seus fornecedores são confiáveis, sua loja provavelmente não terá problemas com produtos defeituosos ou serviços que não cumprem o que prometem — o que gera mais eficiência no dia a dia.

Aumento da satisfação dos clientes

O cuidado com a escolha e com a manutenção dos fornecedores não gera impactos apenas internos. Você também impacta seus clientes positivamente quando conta com fornecedores confiáveis e de qualidade.

Essa é uma forma de entregar uma experiência melhor para o público e aumentar a satisfação dos clientes. Além de potencializar a fidelização dos consumidores, é um resultado que ajuda a consolidar uma reputação positiva para a sua marca.

Sucesso operacional

Por mais que você tenha bons processos no seu negócio, o bom desempenho não depende apenas das tarefas internas. A atuação dos seus parceiros é essencial para criar ou vender os produtos e atingir os objetivos de negócio.

É por isso que fazer a avaliação contribui com o sucesso das suas operações. Com os resultados da análise, você constrói uma base sólida de fornecedores e constrói a chamada cadeia de suprimentos com mais estratégia.

Vantagem competitiva

Os fornecedores têm um papel tão importante na sua performance que a avaliação pode até gerar uma vantagem competitiva. Ao identificar bons fornecedores, você pode construir relacionamentos duradouros e de confiança.

O cenário contribui para obter condições facilitadas e até personalizadas, como descontos ou adaptação às necessidades específicas do negócio. Na prática, pode colocá-lo à frente da concorrência e gerar um destaque importante. Interessante, não é mesmo?

Critérios para usar na avaliação de fornecedores

Já que é tão importante avaliar os fornecedores, seu próximo passo é saber como realizar essa análise. Nesse caso, o mais indicado é estabelecer alguns critérios que ajudem a identificar se um parceiro comercial é capaz de atender às suas expectativas.

Na sequência, confira alguns dos principais critérios para avaliar fornecedores!

Qualidade dos produtos ou serviços

A qualidade dos insumos, produtos ou serviços deve estar no topo da sua lista. Afinal, não adianta escolher fornecedores que cumprem os outros critérios, mas não oferecem qualidade para a sua empresa.

Nesse sentido, é importante estabelecer padrões desejados, como a durabilidade dos insumos, o funcionamento de produtos e a disponibilidade de serviços. 

Uma tinta, por exemplo, precisa oferecer cobertura e o visual certo para uso nos produtos. Já um serviço tem que estar disponível e cumprir com o que promete. É o caso de uma transportadora, que tem que ser capaz de entregar os itens certos para os clientes que compraram online.

Capacidade de entrega

Outro critério que exige atenção é a capacidade de entrega. A questão é importante na avaliação de fornecedores porque os parceiros têm que estar aptos  para oferecer os insumos ou serviços necessários para atender sua demanda.

Imagine o seguinte exemplo: você deseja fazer uma promoção na sua loja virtual e espera o aumento no número de pedidos de determinado produto. Os fornecedores relacionados ao item têm que apresentar a capacidade de entrega necessária para você não deixar os clientes na mão.

Reputação no mercado

No Brasil, cerca de 9 em cada 10 clientes pesquisam online antes de comprar. Entre as buscas, estão informações relacionadas à reputação do seu negócio. É por isso que as pessoas buscam opiniões de outras pessoas, por exemplo.

Da mesma forma que o seu cliente faz isso, é fundamental ter esse hábito com os fornecedores. Especialmente na hora de fechar um novo contrato, é fundamental conferir como é a reputação da empresa no mercado.

Avaliar esse critério pode te ajudar a economizar muito tempo, dinheiro e evitar dores de cabeça. Ao ver que um fornecedor já teve problemas recorrentes com outras empresas, por exemplo, você tem tempo hábil para buscar um parceiro mais confiável.

Cumprimento de prazos

Garantir o atendimento das expectativas também envolve analisar a capacidade de cumprimento dos prazos por parte do fornecedor. Isso vale tanto para a entrega de insumos para a sua empresa quanto para o envio de pedidos dos clientes.

Os atrasos podem comprometer seus processos internos e até gerar insatisfação por parte de quem compra. Por isso, verifique se a empresa tem o hábito de cumprir os prazos e como lida com diferentes condições, como um período de alta nos pedidos.

Custos e condições de pagamento

Também não há como ignorar a parte financeira, certo? Por isso, considere os custos e as condições de pagamento que o fornecedor oferece.

Em relação aos preços, compare os valores de fornecedores que oferecem insumos ou serviços de qualidade equivalente. Assim, você encontra a alternativa com melhor custo-benefício e até negociar com o fornecedor atual.

Também é essencial considerar as condições de pagamento, como os prazos oferecidos. Lembre-se de que os valores impactam diretamente o seu fluxo de caixa, então é importante que as condições sejam favoráveis.

Flexibilidade e adaptabilidade

Na avaliação de desempenho de fornecedores, não se esqueça de conferir questões como a adaptabilidade do parceiro. Quanto mais flexível for a sua cadeia de suprimentos, mais fácil será para o seu negócio se adaptar às condições de mercado.

Avalie se o fornecedor consegue entregar mais produtos em um curto período, no caso de altas demandas. Também é interessante verificar se ele consegue cumprir prazos menores em situações específicas ou até se flexibiliza o pagamento. Dessa forma, é mais fácil lidar com eventuais imprevistos.

Passo a passo para avaliar fornecedores

Até aqui, você viu o que avaliar nos fornecedores e por que o processo é importante, certo? Agora é o momento de compreender o que fazer para ter essa visão geral dos parceiros e obter resultados que ajudem a tomar decisões.

Veja o passo a passo para colocar em prática!

Defina os requisitos e as expectativas

Saber exatamente o que o seu negócio precisa e espera é o primeiro passo para o sucesso da sua avaliação de fornecedores. Por isso, defina claramente os requisitos essenciais aos parceiros comerciais.

Comece pela identificação das necessidades da sua empresa, e inclua os insumos e os serviços necessários. Avalie também questões como prazos de entrega, quantidades e condições de pagamento ideais.

Também é importante usar os critérios de avaliação que mostramos. Tendo-os em mente, fica mais fácil entender o que cada fornecedor oferece e fazer  uma escolha consistente com as suas expectativas.

Colete dados confiáveis

Em seguida, colete dados de forma confiável para fazer a análise. Para a avaliação dos fornecedores atuais, busque as informações internamente, e leve em conta o quanto você pagou, quais produtos recebeu, se tudo correu bem com prazos e outras questões.

Quando a avaliação também inclui os fornecedores externos, é preciso solicitar propostas e cotações. Dependendo do caso, você pode aplicar questionários com as perguntas mais relevantes para entender como o fornecedor atua.

Um modelo de questionário de avaliação de fornecedores é o seguinte:

• Quais as informações gerais da empresa parceira, inclusive dados do representante legal?
• Há quanto tempo a empresa atua no mercado?
• Quais são as referências de clientes atuais?
• Os produtos atendem às especificações definidas?
• A empresa apresenta certificações de qualidade?
• Qual é o tempo médio de entrega dos produtos?
• O negócio cumpre com prazos de forma consistente?
• Quais são as ações de contingência para evitar atrasos?
• Quais são os preços para a quantidade de insumos ou para contratação do serviço?
• Quais são as condições de pagamento, prazos e formas de pagamento?
• Há algum tipo de desconto para situações específicas, como compras por quantidade ou pagamento antecipado?
• Qual é a capacidade da empresa em lidar com demandas personalizadas ou sazonais?
• O fornecedor consegue se adaptar a pedidos urgentes ou alterações pontuais?

Analise e compare fornecedores

Depois de coletar dados, inclusive com ajuda do modelo de questionário, é o momento de analisar as informações. Nesse caso, você deve usar um check list de avaliação de fornecedores, com base nos critérios que apresentamos.

Você pode criar uma escala personalizada, como pontuar fornecedores de 0 a 10, de acordo com cada critério,além de estabelecer um desempenho mínimo para todos os parceiros, é possível compará-los.

Essa é uma boa oportunidade para identificar se determinado fornecedor consegue ser mais flexível que o parceiro atual para determinado tipo de insumo ou serviço. 

Pode ser que um fornecedor de embalagens ofereça melhores condições que a empresa contratada atualmente, por exemplo. Com a comparação, é possível verificar a diferença.

Negocie condições

Após realizar a análise geral, é o momento de usar os resultados para negociar condições. Se você identificar que um fornecedor atual é de alta qualidade, faz sentido querer mantê-lo na sua cadeia de suprimentos. Sendo assim, pode ser interessante negociar condições pensando em longo prazo.

Em outros casos, a comparação entre fornecedores pode ajudar a conquistar descontos ou outras condições mais favoráveis. Porém, tenha cuidado para não focar apenas no preço e comparar empresas semelhantes.

Monitore o desempenho 

Como a avaliação de fornecedores impacta diretamente o sucesso do seu negócio, o ideal é realizá-la periodicamente — e não apenas uma vez. Para tanto, adote o hábito de fazer um monitoramento contínuo.

Ao usar o questionário e o check list de avaliação de fornecedores periodicamente, você identifica quedas na qualidade ou outros parceiros que se destacam. Com isso, sua empresa tem sempre o apoio dos negócios ideais.

Como a tecnologia pode ajudar nessa análise?

Principalmente na hora de analisar os fornecedores atuais, é fundamental ter dados confiáveis para entender o relacionamento. Por isso, apenas usar o questionário não é suficiente, e contar com a tecnologia é fundamental. 

Com um sistema ERP completo, você registra os dados de fornecedores e informações relevantes sobre a parceria. Esse é um meio fácil de entender o histórico do relacionamento e os pontos de atenção.

No Bling, essa é uma das funções que você aproveita no nosso ERP online. Além de centralizar todas as informações do seu negócio, você consegue registrar os fornecedores para ter uma visão ampla. 

Na hora de verificar o desempenho dos parceiros, obter os dados é muito mais fácil. Assim, você incrementa sua análise e ainda faz uma gestão eficiente de contratos físicos e do histórico de pedidos.

Ao chegar até aqui, você descobriu o que é a avaliação de fornecedores e por que é importante. Ao seguir esses passos, é possível construir uma cadeia de suprimentos sólida e que ajuda sua empresa a chegar ao sucesso.

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