Como você escolhe os seus fornecedores? E depois que a parceria é estabelecida, qual é o relacionamento que mantém com eles? Você sabia que uma boa gestão de fornecedores pode trazer muito mais eficiência para a sua empresa, contribuindo para reduzir os riscos do negócio, gerar mais economia e alcançar a satisfação do cliente?
E como efetuar esse gerenciamento? Quais são as etapas necessárias?
Essas são algumas das perguntas que respondemos ao longo deste artigo.
O que você verá no artigo:
Qual a importância da gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é importante por vários motivos, entre eles:
- garantir a qualidade dos produtos para atender aos clientes;
- reduzir custos por meio da negociação de preços, otimização de processos e redução de desperdícios;
- ampliar a eficiência na cadeia de suprimentos;
- melhorar os processos logísticos;
- controlar riscos.
Ao otimizar a cadeia de suprimentos, a gestão de fornecedores garante o fornecimento de recursos necessários, no momento e na quantidade adequada, evitando atrasos e interrupções na produção ou entrega.
No que tange à melhoria de processos, a gestão de fornecedores permite à empresa identificar oportunidades para:
- aumentar a qualidade dos produtos;
- reduzir custos;
- aumentar a eficiência dos processos
A prática também ajuda a empresa a gerenciar possíveis riscos, entre eles a insegurança financeira, além de problemas, como atrasos na entrega de mercadorias e falta de qualidade dos produtos.
Torne a sua empresa mais dinâmica com a gestão de compras e fornecedores
Nosso objetivo é te mostrar que com a gestão de fornecedores você pode ter um controle mais ágil e flexível, por exemplo, reduzindo a necessidade de armazenar grandes quantidades de mercadoria em seu estoque e sem arriscar ficar sem um produto importante de seu portfólio.
Uma boa relação com seus fornecedores permite que você aproveite melhores prazos de entrega, por exemplo.
Além disso, uma boa gestão de fornecedores possibilita que você:
- tenha um estoque mais variado;
- invista em novidades sem correr tanto risco;
- responda às novas demandas do mercado com mais agilidade e em menos tempo.
Em suma, a gestão de fornecedores é essencial para todo tipo de empresa que deseja:
- se manter competitiva no mercado;
- ampliar a lucratividade;
- oferecer uma melhor experiência aos compradores.
Independentemente se o fornecedor com o qual você lida trabalha com a entrega de matéria-prima ou do produto final, a avaliação de critérios, como a qualidade do recurso, o tempo de entrega e o preço, deve ser realizada de maneira constante.
O que é gestão de fornecedores?
Gestão de fornecedores é o conjunto de processos que permite que uma empresa identifique, qualifique, negocie e colabore com os fornecedores de produtos, serviços e matérias-primas. Isso envolve desde a seleção de fornecedores até a avaliação contínua da qualidade do que é entregue por eles.
Entretanto, ao contrário do que você possa imaginar, a qualidade de um fornecedor não deve ser medida apenas pelo preço de suas mercadorias.
É claro que esse é um fator determinante para a sua escolha de parceiros, mas é essencial ponderar outros fatores, como qualidade, prazo de entrega e compromisso com os acordos firmados.
Relação entre gestão de contratos de fornecedores e experiência do cliente
Um fornecedor que não entrega as mercadorias no prazo combinado pode fazer com que você perca vendas.
Isso porque, em uma gestão estratégica, uma loja deve considerar indicadores como o estoque mínimo para fazer pedidos de reposição de mercadorias de maneira eficiente, ou seja, sem deixar que o produto acabe, mas sem armazenar itens em excesso.
O estoque mínimo avalia o tempo de reposição do fornecedor e o volume de vendas diárias do produto.
Logo, quando um parceiro atrasa para enviar seu pedido, você corre o risco dos produtos acabarem, antes que a reposição aconteça.
Por isso, falamos que um fornecedor que não é confiável em relação ao prazo de entrega dos seus pedidos pode causar problemas como perda de vendas e queda na qualidade da experiência do cliente com a sua loja.
Leia também: O que é logística de estoque? Tudo o que você precisa saber
Diante disso, voltamos à questão central deste artigo: a necessidade de fazer uma gestão de compras e fornecedores eficiente, que estimule os parceiros do negócio a cumprirem suas obrigações, sempre em busca de otimizar essa relação.
Para isso, é fundamental considerar que esse é um processo que envolve:
- seleção e avaliação dos parceiros;
- acompanhamento dos produtos ou serviços entregues;
- gerenciamento dos contratos;
- negociações de preços e prazos de entrega;
- criação de um bom relacionamento;
- controle e monitoramento de suas atividades.
Leia também: Corte custos analisando NFes emitidas por fornecedores
Como fazer gestão de fornecedores?
Para fazer a gestão de fornecedores, considere as etapas a seguir:
- Segmente os fornecedores
- Trate-os como parceiros
- Avalie a performance de cada uma
- Formule a lista de requisitos essenciais
- Crie um banco de dados completo
- Monitore o desempenho deles
- Mantenha uma comunicação aberta
- Faça a busca constante por alternativas
1. Segmente seus fornecedores
Um elemento-chave do gerenciamento de relacionamento com fornecedores é dividir os fornecedores em categorias, a partir de um conjunto de critérios que vão te ajudar a priorizar a criação de programas de relacionamentos com base nesses parâmetros.
Você pode classificar os fornecedores por critérios, como:
- financeiro, em que você considera o volume de negócios que o fornecedor gera ou o tamanho da empresa;
- tipo de produto ou serviço que o fornecedor oferece;
- nível de relacionamento;
- localização geográfica (ótimo para reduzir custos de transporte ou minimizar o tempo de espera);
- capacidade de produção do abastecedor, destacando os que possuem capacidade de produção menor.
A segmentação de fornecedores revela rapidamente:
- quais são mais importantes estrategicamente;
- quais estão ajudando a organização a se destacar no mercado;
- quais deles são importantes no curto prazo, mas que podem ser substituídos.
2. Trate os fornecedores como parceiros
É essencial que você pense nos fornecedores como uma parte valiosa de um negócio. Eles devem ser tratados como parceiros, assim como seus colaboradores.
Quando isso acontece, o relacionamento é estreitado e os processos podem ser mais facilmente alinhados para que os problemas e erros de comunicação sejam minimizados.
3. Avalie a performance dos fornecedores
Se você já tem uma empresa e conta com fornecedores que abastecem seu estoque, é importante avaliar de maneira constante o histórico de desempenho, ponderando fatores, como:
- entregas pontuais;
- excelência dos produtos e serviços fornecidos;
- qualidade do atendimento e suporte que você recebe;
- preços competitivos, entre outros.
Esses parâmetros vão te ajudar a identificar quais fornecedores atendem às suas principais necessidades e devem ser classificados como excelentes parceiros, e quais precisam melhorar alguns processos.
Ao fazer essa organização, tenha uma comunicação aberta com os provedores que precisam melhorar o fluxo de trabalho para se adequar às suas necessidades.
Chame esse fornecedor para ser seu parceiro e converse sobre os requisitos importantes para você. Veja se eles podem ser cumpridos ou se será necessário ajuste mútuo.
Em alguns casos, pode ser necessário mudar de parceiro, ok?
4. Formule a lista de requisitos para fornecedores
Como falamos ao longo deste guia, os fornecedores devem fazer parte da estratégia geral da empresa.
Quando isso acontece, eles contribuem para a empresa usar de forma inteligente seus ativos, minimizando riscos, garantindo fornecimento de mercadorias em tempo hábil e contribuindo para o crescimento geral da receita.
Para que isso aconteça é essencial que você identifique as necessidades do negócio e, então, negocie acordos e contratos com os fornecedores, incluindo:
- termos e condições;
- preços;
- prazos de pagamento;
- prazo de entrega após pedidos;
- descontos, entre outros.
5. Crie um banco de dados de fornecedores
Possuir um banco de dados detalhado e atualizado será uma grande ajuda no planejamento, economia de dinheiro, seleção de novos fornecedores e manutenção de boas relações.
Entre os dados que você deve considerar estão:
- informações de contato como nome, telefone, e-mail e endereço;
- contratos;
- informações sobre as capacidades de produção e entrega;
- dados de pagamento;
- histórico de preços;
- dados de desempenho e mais.
Para armazenar tudo isso, é essencial que você tenha ao seu lado um sistema de gestão como um ERP, capaz de integrar todas as áreas da empresa, atualizar informações, te manter informado sobre estoque, vendas e chegada de novas mercadorias.
O Bling! oferece um programa de cadastro de clientes e fornecedores completo, conheça mais sobre esse recurso, no vídeo abaixo.
6. Monitore o desempenho do fornecedor
A chave para construir um relacionamento bem-sucedido e de longo prazo com o fornecedor está no gerenciamento do desempenho dele.
Um sistema de avaliação transparente traz objetividade ao relacionamento e reduz riscos.
Também pode te ajudar a compartilhar feedback e incentivá-los a melhorar o serviço.
Alguns dos critérios que podem ser considerados para esse tipo de avaliação são:
- alinhamento dos objetivos da empresa com as soluções oferecidas pelo fornecedor;
- padrão de excelência dos produtos ou matérias-primas;
- capacidade do fornecedor em cumprir contratos estabelecidos;
- métricas de desempenho, como taxas de atraso, devoluções e mais.
Vale a pena lembrar que uma boa gestão, independentemente da área do negócio, seja vendas, estoque, clientes, pessoas ou fornecedores, deve ser realizada a partir do acompanhamento estratégico baseado em métricas, indicadores e dados coletados e transformados em informação.
Com isso, você reduz os impactos de aspectos subjetivos de avaliação e aumenta a assertividade no feedback e na tomada de decisão.
O resultado é uma gestão mais eficiente, econômica e inteligente. Sobre esse assunto, indicamos a leitura do artigo, “Por que sua empresa precisa investir em Business Intelligence?”.
7. Mantenha uma comunicação aberta
A comunicação aberta e transparente com os fornecedores é a chave para o sucesso dessa parceria.
Além do feedback sobre o desempenho, crie um canal ativo e aberto de elogios, retornos positivos, compartilhamento de problemas e identificação de oportunidades.
Converse com a pessoa que é seu contato direto na empresa que fornece produtos para você sobre as tendências do mercado, as novidades que estão surgindo e quais as possibilidades de testar produtos novos, por exemplo.
Esse tipo de comunicação amplia a qualidade do contato e da parceria, o que é imprescindível para o resto acompanhar o crescimento.
Em suma, ao criar uma comunicação aberta com seus fornecedores, você estabeleceuma base sólida para um relacionamento saudável e colaborativo.
8. Faça a busca constante por alternativas
Sempre mantenha contato com outros fornecedores para garantir que você tenha opções disponíveis caso algum dos fornecedores atuais apresente problemas ou não atenda às suas necessidades.
É muito arriscado ficar na mão de apenas um parceiro, mesmo que ele seja muito confiável e nunca tenha causado nenhum tipo de problema.
Se acontecer qualquer problema de gestão ou na produção dele, você terá suas vendas afetadas diretamente, sem alternativa para fugir do impacto gerado.
Pense nisso e tenha sempre uma boa relação com diferentes fornecedores.
Entretanto, toda a gestão de fornecedores começa com a escolha de bons parceiros e é sobre isso que falamos, a seguir.
Quais os principais critérios para a seleção de fornecedores?
Na lista de critérios para selecionar bons fornecedores, estão:
- qualidade dos produtos ou serviços;
- reputação;
- preço competitivo;
- capacidade de produção e entrega;
- experiência em relação ao setor e às necessidades específicas da empresa;
- capacidade financeira, que garanta o atendimento às demandas mesmo em momentos de crise;
- canais de atendimento oferecidos.
Ao considerar esses critérios, você pode selecionar fornecedores que atendam às suas necessidades específicas, garantindo uma parceria de sucesso a longo prazo.
Junto a isso, lembre-se de ter ao seu lado tecnologia capaz de te ajudar a fazer todo esse acompanhamento, ao mesmo tempo que permite que você cumpra a lista de outras atividades que você precisa executar como gestor, em seu dia a dia.
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