Como emitir nota fiscal eletrônica? Obrigações e tipos de NF-e

23 dezembro, 2025

É comum que empreendedores tenham dúvidas sobre como emitir nota fiscal. Entretanto, cumprir as etapas de lançamento do documento é essencial para deixar as obrigações fiscais em dia , evitar multas e manter sua credibilidade no mercado.

Com o aumento expressivo de novos negócios, dominar esse processo deixou de ser opcional. Em 2025, segundo dados da Agência Brasil, mais de 4,6 milhões de novos CNPJs foram abertos no Brasil, o que reforça a necessidade de nitidez sobre processos fiscais básicos.

Nesse contexto, é imprescindível compreender os aspectos práticos e legais da emissão de notas fiscais para garantir a sustentabilidade do seu empreendimento. Portanto, entenda, em detalhes, o que é Nota Fiscal Eletrônica, quais requisitos são necessários para gerar o documento como pessoa jurídica e como cancelar nota fiscal eletrônica quando necessário.

Além disso, identifique qual plataforma oferece os melhores recursos para emissão de NF-e, e tenha mais praticidade, segurança e eficiência na gestão de suas operações comerciais. Vamos lá?

Principais aprendizados

Os requisitos principais para gerar a NF-e como pessoa jurídica incluem: CNPJ ativo, Certificado Digital (como o e-CNPJ) e um sistema emissor homologado pela SEFAZ;
O processo de como emitir nota fiscal eletrônica envolve 7 etapas, como: compreender o tipo de nota, preencher dados da empresa e do cliente, informar tributos, validar junto à SEFAZ e armazenar o arquivo XML autorizado;
O cancelamento da NF-e deve ser feito no emissor digital dentro do prazo (geralmente 7 dias), com justificativa mínima de 15 caracteres.

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O que é Nota Fiscal Eletrônica?

É um documento digital oficial emitido por empresas ou prestadores de serviços para registrar operações comerciais. A NF-e contém informações detalhadas sobre produtos ou serviços, valores, impostos e dados das partes envolvidas, o que funciona como comprovação formal da transação perante órgãos fiscais e jurídicos.

Qual a importância da Nota Fiscal?

É essencial porque promove a transparência nas transações, protege consumidores e empresas, fortalece credibilidade e garante conformidade tributária. Além disso, possibilita controle financeiro, facilita auditorias e combate práticas ilegais. Portanto, saber qual a importância da nota fiscal promove segurança jurídica, eficiência administrativa e contribui para a sustentabilidade das relações comerciais.

O que é preciso para gerar a nota fiscal como empresa?

Os requisitos principais são:

registro empresarial ativo (CNPJ válido e inscrição estadual/municipal conforme atividade);
certificado digital e-CNPJ tipo A1 ou A3 para autenticação;
sistema emissor homologado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), com software próprio ou terceirizado;
autorização de uso junto à SEFAZ estadual ou municipal;
dados cadastrais completos da empresa e regime tributário definido.

Empresas que se preparam adequadamente conseguem iniciar suas vendas imediatamente após a abertura, mantêm conformidade fiscal desde o primeiro dia e transmitem credibilidade aos clientes. A seguir, veja mais detalhes do que é preciso para gerar a nota fiscal como empresa.

Registro empresarial ativo

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é o documento fundamental que identifica legalmente sua empresa perante a Receita Federal.

Sem ele, não é possível emitir qualquer tipo de nota fiscal. Dependendo da sua atividade, você também precisará da inscrição estadual (para comércio e indústria que trabalham com ICMS) ou inscrição municipal (para prestadores de serviços sujeitos ao ISS).

Certifique-se de que todos os cadastros estejam atualizados e regulares, pois pendências impedem a autorização para emissão de documentos fiscais.

Certificado digital

Um certificado digital nada mais é do que uma assinatura eletrônica que comprova a autenticidade do documento fiscal. Além de ser essencial para gerar NF-e, também é útil em situações que precisam comprovar a identidade do usuário, como transações bancárias.

Para comprar o certificado digital, é necessário escolher uma autoridade certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BR). Esse é um dos primeiros passos de como emitir nota fiscal eletrônica, já que sem o certificado não é possível validar o documento.

Há várias autoridades que monitoram e regulamentam esse processo no Brasil. Para conhecer todas as agências certificadoras, é preciso acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Com o Bling, por exemplo, é possível adquirir o Certificado Digital Certisign. O modelo A1 é um arquivo digital com validade de um ano, e pode ser armazenado em seu computador ou na nuvem.

Com esse documento, é possível realizar a transmissão de notas fiscais eletrônicas e fazer transações online de maneira segura. Além disso, o sistema ainda permite que você faça a emissão da NF-e de todos os tipos que listamos acima, de maneira simples e integrada aos demais processos da empresa, como a venda.

Entre os diversos certificados digitais, o mais popular é o e-CNPJ, que funciona para assinar os documentos digitais, emitir notas fiscais eletrônicas e até simplificar o processo de recolhimento do FGTS.

Sistema emissor homologado

A maneira mais fácil de fazer a emissão do documento fiscal é por meio de um software emissor de nota fiscal integrado a outras áreas da sua empresa.

Nesse cenário, um sistema ERP que integra as múltiplas áreas da empresa, como vendas, finanças e estoque é a alternativa que vai te oferecer o suporte mais completo para escalar seu negócio.

Com o sistema, o gestor tem mais facilidade para enviar o documento com todas as informações preenchidas corretamente, o que simplifica a parte burocrática e garante segurança em todas as etapas do processo.

Autorização de uso junto à S

A SEFAZ precisa reconhecer o seu CNPJ para a emissão de documentos validados, etapa fundamental de como emitir nota fiscal eletrônica. Alguns estados fazem essa ação automaticamente no momento em que a empresa é criada.

Do contrário, é necessário credenciar a empresa no portal da SEFAZ do estado ou município em que a organização está registrada. É importante lembrar de que empresas que estão em mais de uma unidade federativa precisam realizar o credenciamento em cada uma das localidades.

Para encontrar o site do seu estado basta fazer uma pesquisa simples no Google com os termos “SEFAZ + nome do estado”, como no exemplo abaixo:

Dados cadastrais completos e regime tributário

Mantenha organizadas todas as informações cadastrais da empresa: razão social, endereço completo, CNAE (atividade econômica), regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) e alíquotas de impostos aplicáveis.

Esses dados são essenciais para o preenchimento correto das notas fiscais e para o cálculo automático dos tributos. Informações incorretas podem resultar em rejeição das notas pela SEFAZ, multas e problemas com clientes que não conseguem escriturar os documentos em sua contabilidade.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

O passo a passo para a emissão inclui:

Compreenda qual tipo de nota fiscal você deve emitir;
Preencha corretamente dados da empresa e do cliente;
Informe produtos, serviços, valores e tributos aplicáveis;
Valide a nota fiscal eletrônica junto à SEFAZ;
Transmita o arquivo XML e receba autorização;
Gere o DANFE para acompanhar mercadorias;
Armazene o XML autorizado para fins fiscais e contábeis.

É essencial saber de todas as etapas para garantir conformidade legal, transparência nas operações comerciais e segurança tributária. Além de evitar multas e problemas fiscais, o processo assegura credibilidade perante clientes e fornecedores, além de fortalecer a gestão empresarial e permitir maior controle sobre transações financeiras.

A seguir, veja mais detalhes de como emitir nota fiscal eletrônica.

1. Compreender qual tipo de nota fiscal você deve emitir

O primeiro passo para aprender como emitir nota fiscal eletrônica é entender quais são os tipos de nota obrigatórios para o seu negócio. As mais utilizadas no mercado são:

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos)

É a versão digital da nota fiscal tradicional. Emitida e armazenada eletronicamente e, geralmente, utilizada entre transações de pessoas jurídicas, o documento registra a venda de produtos físicos. Na NF-e estão inclusas cobranças de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

É uma nota para confirmar prestações de serviços, serviços de assinaturas e produtos digitais. Geralmente emitido por pequenas e médias empresas, a NFS-e é um modelo mais flexível, mas que deve ser expedido junto à prefeitura.

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor)

É uma versão eletrônica que substitui os tradicionais cupons fiscais do varejo, caracterizada por ser emitida ao consumidor final. Esse modelo costuma ser utilizado em mercados, farmácias, açougues e afins.

Lembre-se de que estão dispensados da emissão do documento fiscal:

autônomos;
microempreendedor individual (MEI), que só é obrigado a emitir a NF em vendas feitas para outra empresa. Em caso de venda para pessoa física, a emissão de nota fiscal não é obrigatória, mas é recomendável;
produtores rurais que vendem produtos diretamente para consumidores finais, sem a intermediação de um varejista.

Vale lembrar que as notas fiscais eletrônicas são obrigatórias para os negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

2. Preencha todos os dados relacionados à nota

Um dos principais cuidados quanto à nota fiscal é preencher os dados que compõem o documento corretamente, especialmente ao entender como emitir nota fiscal eletrônica de forma adequada para evitar erros e garantir conformidade com as exigências fiscais vigentes. As principais informações que devem ser consideradas são:

razão social da empresa que vende a mercadoria;
CNPJ;
endereço;
inscrição estadual;
telefone;
identificação do cliente com dados como nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço;
data de emissão;
número da nota fiscal;
transportadora: se houver transporte de mercadorias.

3. Informe produtos, serviços, valores e tributos

Inclua na nota fiscal todos os itens comercializados, ao descrever cada produto ou serviço com informações completas (nome, código, unidade de medida, quantidade, preço unitário e valor total).

Além disso, aplique corretamente os tributos incidentes (ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS, entre outros), o que garante que a apuração fiscal seja precisa e que não haja divergências em auditorias futuras.

4. Valide a nota fiscal junto à SEFAZ

O sistema emissor realiza uma checagem automática dos dados preenchidos, ao verificar se estão em conformidade com as regras fiscais estaduais e federais, como CFOP, CST, NCM e alíquotas aplicadas. Essa etapa evita rejeições e assegura que a nota esteja apta para ser transmitida sem erros.

5. Transmita o arquivo XML e receba autorização

Após a validação, o arquivo XML da NF-e é enviado eletronicamente à SEFAZ, que retorna a Autorização de Uso. Esse processo integra o fluxo de como emitir nota fiscal eletrônica, ao garantir validade jurídica e permitir que a operação seja reconhecida oficialmente.

6. Gere o DANFE para acompanhar mercadorias

Com a autorização recebida, emita o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE), que deve acompanhar o transporte das mercadorias, além de trazer informações essenciais como chave de acesso e código de barras para conferência.

7. Armazene o XML autorizado

Ao compreender como emitir nota fiscal eletrônica, é essencial armazenar o XML autorizado em ambiente seguro, com backup e controle de acesso pelo prazo legal de 5 anos. Esse documento serve como registro oficial em auditorias e obrigações fiscais, o que garante integridade e conformidade.

Como cancelar nota fiscal eletrônica?

Acesse o emissor digital, localize o documento, confira o prazo (geralmente 7 dias), insira a justificativa com, no mínimo, 15 caracteres; em seguida, confirme os dados, transmita a solicitação, e aguarde retorno. Após autorização, receba o protocolo, guarde o comprovante, informe ao cliente e atualize os registros.

Por outro lado, se o produto já foi entregue ou está em trânsito, é necessário emitir uma nova nota, desta vez, de devolução. Caso você tenha ultrapassado o prazo de 168 horas da emissão, emita uma nota de estorno.

FAQ

Como gerar a nota fiscal sem ERP?

A empresa pode acessar diretamente o portal da SEFAZ, utilizar certificado digital válido e preencher manualmente os campos exigidos. Após isso, incluir produtos, valores e tributos, transmitir o arquivo XML e aguardar autorização. Por fim, emita o DANFE para transporte e armazene o documento eletrônico conforme exigências legais e fiscais.

Qual a diferença entre NF-e, NFS-e e NFC-e?

Uma NF-e registra operações comerciais de produtos, a NFS-e formaliza prestação de serviços, enquanto NFC-e substitui o cupom fiscal em vendas presenciais. Cada modelo atende exigências distintas, porém todos garantem validade jurídica, controle tributário e transparência nas transações, o que fortalece a relação entre empresas, clientes e órgãos fiscais.

O que é um Certificado Digital e para que ele serve na emissão de notas?

É uma identidade eletrônica que autentica empresas em operações fiscais. O documento assegura a integridade dos dados, protege contra fraudes e valida juridicamente documentos transmitidos. Sem esse recurso, não há autorização oficial, pois o fisco exige comprovação segura da origem das informações enviadas pelos emissores.

O que fazer quando a nota fiscal é rejeitada?

Verifique se há mensagem de erro, identifique inconsistências, corrija informações incorretas, ajuste tributos ou dados cadastrais, valide novamente no sistema emissor, transmita o arquivo atualizado à SEFAZ, aguarde resposta oficial e confirme autorização. Em seguida, arquive o XML correto e informe ao cliente, para manter a conformidade e organização.

Qual melhor plataforma para emitir nota fiscal?

Para descobrir se um software emissor de notas fiscais é de boa qualidade, é interessante que você consulte suas facilidades de uso, segurança das transações, integração com outros serviços e suporte técnico, o que poupa a repetição de um trabalho que pode tomar muito de seu tempo.

O Bling é um excelente exemplo de como emitir nota fiscal eletrônica via ERP. O sistema conecta vendas online e automatiza processos fiscais, o que elimina retrabalho, garante precisão nos dados e proporciona maior controle sobre o fluxo de caixa. Além disso, a integração com diversos canais de venda torna a operação mais simples e eficiente.

Outro diferencial de nosso sistema é a segurança nas transações e o suporte especializado. O Bling assegura que cada nota seja validada corretamente junto à SEFAZ e oferece atendimento para auxiliar empresas em qualquer etapa do processo, o que garante tranquilidade e confiança.

Ao combinar praticidade, segurança e suporte, o sistema se torna uma solução completa para empresas que desejam crescer sem complicações.

Agora que você sabe qual a melhor plataforma para emitir nota fiscal, simplifique sua rotina empresarial e evite problemas fiscais! Utilize o ERP do Bling para gestão e emissão de NF-es com rapidez, segurança e integração total.