O certificado digital funciona como uma assinatura digital para pessoas físicas e jurídicas. Com essa autenticação, a empresa pode realizar uma série de transações fiscais obrigatórias, como verificar a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica e muitas outras atividades.

Ele é um tipo de autenticidade eletrônica que serve para assinar documentos de qualquer lugar, e possui validade jurídica igual ao CPF e ao CNPJ. 

Se você é um novo empreendedor, com certeza precisa saber como um certificado funciona, afinal, com ele sua empresa conseguirá realizar uma série de transações fiscais obrigatórias.

Quer descobrir se você precisa dessa autenticação? Continue a leitura e entenda tudo sobre certificado digital.

O que é o certificado digital?

A certificação digital é uma assinatura eletrônica com todos os dados do seu titular, seja pessoa física ou empresa. Essa tecnologia utiliza chaves criptográficas, em arquivo digital ou token, para gerar essa identidade exclusiva e segura. 

Na prática, o certificado funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. 

Geralmente, esse documento digital é utilizado para comprovar as informações de transações tributárias, como emissão de notas fiscais e contratos.

Por meio do certificado, as empresas podem ficar em dia com o governo. Afinal, ele permite a realização de uma série de transações fiscais, como declarações e comprovações que precisam ser feitas à Receita Federal.

 A anatomia do certificado é composta por:

• Informações da pessoa ou da empresa;
• Uma chave pública associada ao CPF ou CNPJ cadastrado;
• Assinatura digital de empresa que é a Autoridade Certificadora Confiável.

Quais as vantagens do certificado digital?

Além de ser a identidade da empresa, o certificado digital é uma assinatura com validade jurídica e fiscal. Ele permite a validação de documentos fiscais, como a nota fiscal. Essa validação evita informações indevidas e facilita a fiscalização do Fisco.

A assinatura com certificado é legalmente válida, pois é emitida por autoridades certificadoras confiáveis.

Empresas costumam assinar documentos eletronicamente para economizar tempo e tornar processos menos burocráticos, principalmente no comércio eletrônico.

Existe uma série de funções para o uso do certificado digital, e entre as suas principais vantagens, podemos citar: 

• A assinatura digital tem o mesmo valor jurídico que a assinatura manuscrita, proporcionando segurança.
• A assinatura digital é uma opção sustentável e econômica, pois não é necessário reconhecer firma em cartório, imprimir papéis ou se deslocar para enviar documentos, economizando tempo e recursos.
• A utilização do certificado na emissão de Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, é uma prática sustentável que ajuda a economizar papel.
• Assinar documentos e realizar transações digitalmente é prático e conveniente, simplificando as atividades contábeis do seu negócio.

Ou seja, o certificado oferece segurança, redução de custos e mais praticidade em diversos processos que antes eram burocráticos e trabalhosos. Isso traz benefícios para a empresa, sobretudo quanto à segurança das informações.

O que garante a autenticidade do certificado digital?

A Autoridade Certificadora que emite o certificado digital é habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil), órgão responsável por possibilitar a emissão de certificados que permitem a identificação virtual de cidadãos e empresas através da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

É essa estrutura que vai dizer quem são as Autoridades Certificadoras que podem fazer a emissão do certificado, como a empresa parceira do Bling: a Certisign.

Para que serve o certificado digital? Conheça os tipos

e-CPF

O e-CPF é utilizado por pessoas físicas, mas o empresário pode usar como assinatura digital de documentos, caso seja o representante legal do negócio. 

Não serve para emissão de NF-e. Geralmente, o e-CPF é utilizado para entregar declarações de renda, fazer contratos de câmbio e comprovar contratos bancários. 

e-CNPJ

O e-CNPJ é ideal para empresas, corporações e instituições, pois é considerado a versão online do CNPJ. 

Com ele, é possível fazer assinaturas digitais, transmitir dados de operações de uma pessoa jurídica e entregar declarações, garantindo e assegurando a autenticidade de todas as informações.

NF-e

Mesmo que com o e-CNPJ o empreendedor consiga fazer a emissão de notas fiscais, o NF-e é o certificado mais adequado para as pessoas que possuem funcionários. Ele permite a emissão de notas sem a preocupação de utilizar o certificado para tarefas ilegais ou sem autorização.

Certificado A1 ou A3: veja as diferenças entre os modelos

Os certificados A1 e A3 são dois modelos do certificado digital. As duas variações atendem as funcionalidades da certificação, o que muda é o local de armazenamento dos dados. 

Veja a diferença entre os certificados A1 e A3 na tabela abaixo:

Certificado digital A1

O certificado modelo A1 é armazenado diretamente no computador. Ele funciona por meio de chaves criptografadas, uma pública e outra privada. 

A pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), já a privada fica no computador protegida por um login. 

Esse sistema evita operações fraudulentas, já que os dados não podem ser decodificados sem a combinação de ambas as chaves. Nos casos de invasões e ameaças virtuais, o certificado pode ser desativado. 

Uma das grandes vantagens do modelo A1 é o seu dinamismo, já que é possível operá-lo a partir do computador. 

Caso precise emitir notas fiscais, por exemplo, basta enviar o certificado para o software emissor. Assim, você consegue emitir documentos fiscais de maneira prática, segura e sem excesso de papéis.

Leia também: Certificado Digital para MEI e como ele te ajudar a vender mais?

Certificado digital A3

O certificado modelo A3 é diferente do modelo A1 porque conta com uma mídia de armazenamento predeterminada, ou seja, um dispositivo, que pode ser um cartão ou um token. 

Dessa forma, é possível utilizar o certificado em qualquer computador e em diversas tarefas tributárias que exigem a assinatura da empresa. 

Por ser um hardware separado, o modelo A3 oferece maior mobilidade e eficiência para que a empresa possa comprovar sua identidade em informações contábeis. 

Esse modelo possui validade de um a cinco anos, dependendo do local de armazenamento.

No vídeo abaixo, confira como você pode instalar um certificado A3 no ERP Bling:

Qual certificado digital devo escolher?

Essa é uma pergunta comum na hora de adquirir o certificado digital. Mas a resposta para essa questão é: depende. A função dos modelos é a mesma, mas cabe a você decidir qual atende às suas necessidades a partir das características de cada modelo.

No momento da escolha, as vantagens e as desvantagens de cada modelo dependem da visão de cada um. A tabela abaixo apresenta um comparativo entre o certificado A1 e o certificado A3.

O Certificado A1 é o mais recomendado pelo Bling, que oferece o certificado digital Certisign com validade de um ano. 

Ao adquirir a certificação, através do nosso sistema ERP, o empreendedor não precisa se preocupar com a compatibilidade. Afinal, no sistema do Bling, é possível emitir as notas fiscais eletrônicas.

Como obter o Certificado Digital?

Para começar a usar esse tipo de documento eletrônico, basta seguir alguns passos simples: escolha uma Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil) e compareça em uma das agências da Autoridade Certificadora com toda a documentação necessária para emissão do documento eletrônico. 

Conferir a lista de autoridades certificadoras aqui.

Caso você queira obter um certificado como pessoa física, e para empresas que desejam obter o e-CNPJ, é preciso verificar as documentações necessárias para esses casos.

Como funciona o certificado online?

Segundo a Resolução nº170, publicada em 24 de abril, a emissão do certificado digital ICP-Brasil pode ser realizada por videoconferência. Essa possibilidade se aplica ao primeiro certificado (pessoa física ou jurídica) restrito a validade de 12 meses, podendo ele ser um A1, no computador, ou A3, no cartão, token ou na nuvem.

Uma das etapas principais para a emissão do certificado é a confirmação de identidade do solicitante. Para substituir a confirmação presencial, pode ser feita a videoconferência com o responsável pelo seu atendimento.  

Para realizar a videoconferência e obter o seu certificado digital, você pode seguir o passo a passo a seguir:

1. Efetue a compra da sua certificação e aguarde a confirmação do pagamento;
2. Realize o agendamento do atendimento escolhendo o dia e horário que deseja;
3. Envie previamente os documentos exigidos;
4. Acesse o link para o atendimento no dia e horário escolhido anteriormente.

Leia também: Como excluir um certificado digital vencido? [Tutorial]

Obtenha um Certificado Digital com o Bling!

Adquirir um certificado traz diversas vantagens para a rotina empresarial, como maior segurança nos processos, agilidade nas tarefas diárias, redução de custos operacionais, entre outras. 

E para facilitar ainda mais a gestão do seu negócio, o Bling! oferece o certificado digital em parceria com a Certisign. 

Com ele, é possível emitir notas fiscais eletrônicas com todos os impostos calculados e transmissão XML, usando tanto o modelo A1 quanto o modelo A3. 

Além disso, o Bling! oferece um teste grátis de 30 dias para o uso do ERP, para que você possa experimentar sem custos. Confira como nosso sistema pode tornar sua empresa mais eficiente!

Se você já é cadastrado no Bling, assista ao vídeo abaixo para instalar o certificado no ERP em menos de três minutos: