O SPED Fiscal é um assunto que todo empreendedor precisa dominar. Afinal, essa é a principal ferramenta para organizar as informações fiscais de uma empresa e evitar problemas com a Receita Federal. 

Mas não se preocupe se você ainda tem dúvidas sobre o assunto. Neste artigo, o Bling! separou as principais dúvidas com relação a este tópico cheio de detalhes e que merece atenção. 

Descubra o que é o SPED Fiscal e para o que serve, além dos principais desafios no dia a dia de quem precisa fazer o controle fiscal de uma empresa.

O que é SPED Fiscal?

O SPED Fiscal, ou Sistema Público de Escrituração Digital Fiscal, é uma iniciativa do Governo Federal do Brasil para digitalizar e padronizar a escrituração fiscal das empresas, como parte do projeto SPED. Essa medida visa modernizar as obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas no país. 

Por meio do SPED Fiscal, as empresas enviam eletronicamente informações como apuração de impostos, movimentações de estoque e documentos fiscais diretamente para a Receita Federal, o que simplifica o controle fiscal e reduz a burocracia.

Instituído pela Lei 9.989/2000 e efetivado em 2007 pelo Decreto 6022/2007, o SPED Fiscal engloba vários módulos, que inclui o EFD (Escrituração Fiscal Digital), que requer que os contribuintes enviem detalhes sobre ICMS e IPI. 

Este sistema faz parte de uma iniciativa mais ampla, que também inclui o SPED Contábil e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que busca uniformizar e simplificar o cumprimento das obrigações fiscais perante as administrações municipal, estadual e federal.

Para que serve o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal simplifica a relação das empresas com o fisco ao substituir a escrituração física por processos digitais, o que além de eliminar a necessidade de documentos em papel, reduz burocracias. 

Ao entregar a Escrituração Fiscal Digital, a empresa substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:

  • I – Livro Registro de Entradas;
  • II – Livro Registro de Saídas;
  • III – Livro Registro de Inventário;
  • IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
  • V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
  • VI – documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
  • VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Quem está obrigado a entregar o SPED Fiscal?

Estão obrigados ao SPED Fiscal todos os contribuintes do ICMS e do IPI, conforme legislação brasileira. Essa obrigação inclui empresas industriais, comerciais e prestadoras de serviços sujeitas à tributação desses impostos. A dispensa dessa obrigação acontece mediante a autorização específica das autoridades fiscais competentes.

A Sefaz do estado costuma dividir as empresas que fazem SPED em 3 categorias:

  • Perfil “A” determina a apresentação dos registros de forma mais detalhada;
  • Perfil “B” trata as informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal);
  • Perfil “C”, implementado a partir de 01/01/2013, serve para a apresentar de escriturações mais simplificadas.

No portal Consulta Contribuinte é possível visualizar qual categoria a sua empresa se encaixa. As MEI e empresas de pequeno porte também não precisam entregar o SPED Fiscal. 

Mas existem empresas dispensadas da obrigação em caso de exceção concedida pelo fisco do estado do contribuinte ou pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Quais as vantagens do SPED Fiscal?

Uma das maiores vantagens de fazer o SPED Fiscal certamente é a questão da eliminação de burocracia impressa em papel. Antigamente, uma empresa entregava livros e livros com todas as informações fiscais e hoje tudo é digital. 

Com essa mudança, o processo também fica mais ágil, já acontece on-line e a validação ocorre muito mais rapidamente. Atualmente o processo de download do arquivo, preenchimento e envio ao PVA leva entre 2 e 3 horas. 

O aumento de produtividade é uma consequência, já que o financeiro e a contabilidade trabalham de maneira mais organizada e com informações integradas. E por fim, a redução de erros devido ao processo mais automatizado, assim como a redução de custos, com armazenamento, deslocamentos para entrega dos materiais, entre outros. 

Quem assina o SPED Fiscal?

O signatário da escrituração atende a uma das seguintes condições: 

  • Ser o informante da escrituração (CNPJ);
  • Ser representante legal do informante da escrituração;
  • Ser procurador do informante da escrituração;
  • Ser sucessor do informante da escrituração. 

Quais os impostos apurados no SPED Fiscal?

No SPED Fiscal, os principais impostos apurados incluem:

  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). 

Empresas declaram e transmitem esses impostos, fundamentais para a regularização fiscal, eletronicamente, conforme exige a legislação fiscal brasileira.

O que lançar no SPED Fiscal?

Confira a lista dos principais elementos lançados no SPED Fiscal:

1. Documentos fiscais de entrada e saída

  • Notas fiscais de entrada: registros de todas as compras, aquisições de bens e serviços.
  • Notas fiscais de saída: registros de todas as vendas e prestações de serviços.

2. Apuração de impostos

  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): detalhamento da apuração mensal, que inclui créditos e débitos.
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): apuração do imposto devido sobre produtos industrializados.

3. Movimentações de estoque

  • Inventário: registro das quantidades e valores de produtos em estoque no início e no final do período.
  • Movimentação de estoque: entradas e saídas de mercadorias, ajustes de inventário e perdas.

4. Registro de controle da produção e do estoque

  • Bloco K: informações sobre a produção, consumo de insumos, e estoque de produtos acabados.

5. Registro de apuração do ICMS e IPI

  • Livro Registro de Apuração do ICMS: Débitos, créditos e saldo de ICMS.
  • Livro Registro de Apuração do IPI: Débitos, créditos e saldo de IPI.

6. Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP)

  • Bloco G: Informações sobre os bens do ativo imobilizado, e o controle do crédito de ICMS sobre esses bens.

7. Outras obrigações acessórias

  • Bloco C: Documentos fiscais I – Mercadorias (Entradas/Saídas).
  • Bloco D: Documentos fiscais II – Serviços (Entradas/Saídas).
  • Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI.
  • Bloco H: Inventário físico.
  • Bloco 1: Controle de produção e estoque, ajustes de inventário, e outras obrigações acessórias.

8. Detalhamento de pagamentos e recebimentos

  • Bloco 9: informações adicionais e totais dos blocos anteriores.

9. Outras informações fiscais

  • Bloco B: Informações sobre documentos fiscais de serviços.
  • Bloco F: Informações adicionais da apuração.

Como enviar o SPED Fiscal?

Em geral, o arquivo do SPED Fiscal é uma evolução do antigo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) que inclui controle patrimonial que gera crédito de ICMS e movimentação de estoque.

A transmissão das informações da EFD (Escrituração Fiscal Digital) ao fisco ocorre por meio do envio de um arquivo de texto com as informações segundo um layout especificado. Para gerar este arquivo é preciso seguir as diretrizes do Manual de Orientação – conhecido como manual Sped Fiscal.

A empresa contribuinte é responsável por gerar esse arquivo mensalmente. Para tanto, extraia e submeta as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA SPED FISCAL), fornecido pela própria Receita Federal.

Como transmitir SPED Fiscal passo a passo?

  1. A empresa atualiza diariamente o programa de gestão fiscal com informações durante o período;
  1. Após o término do período, o próprio programa gera um arquivo, normalmente em extensão ‘.TXT’;
  1. Transmitir esse arquivo para o PVA (entenda mais abaixo);
  1. O PVA analisa, busca incongruências e valida as informações, se for o caso;
  1. Depois, ocorre a formatação dos devidos livros fiscais;
    1. Registro de Entradas e Saídas
    2. Registros de Apuração do ICMS
    3. Registros de Apuração do IPI
    4. Registro de Inventário
  1. Uma vez validado o arquivo, o PVA providencia a assinatura digital;
  1. O PVA envia, também digitalmente, os arquivos já efetivados para os órgãos competentes;
  1. Tais órgãos se servem das informações para fiscalizar e analisar as operações, além de confrontá-las com outros elementos recebidos de empresas que tenham relações comerciais com a empresa emissora.

Quando devo entregar o SPED Fiscal?

Até o dia 20 do mês subsequente. O contador negocia a data na SEFAZ.

Qual o valor da multa do SPED Fiscal?

As penalidades para ECD (Sped Contábil), FCont, EFD-Contribuições e EFD (Sped Fiscal) incluem 0,02% ao dia de atraso ou R$1.000,00 por mês-calendário. Caso a RFB intime a empresa e esta não cumpra o prazo estipulado, aplicam-se multas de R$1.000,00. Observação: o valor da multa reduz em 70% para PJ do Simples Nacional.

Quais os principais erros no SPED Fiscal?

Alguns erros bastante corriqueiros fazem com que ocorram problemas no SPED Fiscal. Conheça os mais comuns: 

  • Colocar o valor errado no documento fiscal;
  • Utilizar uma sequência incorreta de documentos;
  • Não cadastrar o valor de conversão;
  • Não abrir e fechar os blocos sem movimentação.

Como retificar o SPED Fiscal fora do prazo?

É possível retificar o SPED Fiscal sem necessidade de autorização da Secretaria da Fazenda até o último dia do terceiro mês seguinte ao encerramento do período de apuração. Esse prazo permite corrigir informações incorretas ou incompletas após o prazo inicial de entrega e assegurar a conformidade fiscal da empresa.

Como lançar NFC-e no SPED Fiscal?

Um sistema ERP como o Bling! ajuda a manter a comunicação em dia com o SPED Fiscal. Com integração ao sistema da Receita Federal, é possível lançar os documentos fiscais, como a NFC-e, exigidos legalmente.

Como lançar nota fiscal complementar de ICMS no SPED Fiscal?

  1. Insira um item com o nome de Complemento de ICMS e o valor do ICMS.
  2. Na unidade insira UN e informe a sigla da unidade de algum dos produtos da nota original.
  3. Na quantidade preencha com 1.
  4. Informar o preço unitário com 0.
  5. No campo de NCM, insira o NCM de algum dos itens da nota original.

Como lançar nota inutilizada no SPED Fiscal?

Para inutilizar a numeração de nota fiscal eletrônica, use o mesmo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (geralmente um software de gestão vinculado ao sistema da Secretaria da Fazenda – SEFAZ) e informe que a necessidade de desconsiderar uma determinada série de notas ou numeração dos dados do negócio.

Qual o bloco do inventário no SPED Fiscal?

Informe os totais do inventário ao SPED por meio do Bloco H, nas mesmas periodicidades e hipóteses da escrituração do Livro Registro de Inventário em papel.

O que é Bloco K no SPED Fiscal?

O Bloco K é o último bloco de informações adicionado ao SPED Fiscal, especificamente para registrar movimentações de estoques de mercadorias e insumos movimentados por atacados e indústrias. Mas não são apenas dessas ocorrências que o bloco solicita dados.

Especialmente para indústrias e empresas equiparadas à industrial, a complexidade do Bloco K exige muita atenção.

É importante observar que em todos os campos do Bloco K não se preenchem valores, apenas as quantidades dos produtos e insumos com os quais a empresa trabalha.

O que é SPED Contábil?

Assim como o SPED Fiscal, o SPED Contábil também tem como objetivo principal substituir a escrituração contábil tradicional pela transmissão de arquivos em um ambiente digital. Dessa forma, fazem, validam e armazenam toda a organização contábil eletronicamente.

Como fazer backup do SPED Fiscal?

Quando feito no sistema de gestão ERP, o SPED Fiscal fica armazenado com backup no armazenamento em nuvem do gestor automatizado. Assim, é importante contar com uma ferramenta eficiente. 

SPED Fiscal e ERP: como um sistema de gestão ajuda

Um ERP (Sistema de Gestão Empresarial) facilita a geração dos arquivos do SPED, com as informações das notas fiscais emitidas no sistema. Esse recurso torna o processo mais ágil e preciso. 

O Bling, por exemplo, incorpora o SPED ao seu sistema e simplifica ainda mais a gestão da sua empresa. A integração de áreas como estoque, logística e vendas garante uma administração eficiente e descomplicada.

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