Trabalhar com comércio, venda de produtos on-line ou em loja física exige que o empreendedor utilize ferramentas para formalizar alguns processos, como a ordem de serviço (OS). 

Conforme os negócios vão crescendo, as empresas necessitam de padrões para auxiliar na organização das atividades. A implementação da ordem de serviço é um caminho para facilitar a rotina da empresa e acrescentar valor ao serviço.

Continue no artigo para entender o que é, para que serve, o passo a passo para preencher uma ordem de serviço on-line, dica para automatizar a emissão e mais.

Boa leitura!

O que é ordem de serviço?

A ordem de serviço (OS) é o documento que formaliza a solicitação de serviços para um cliente externo ou interno, incluindo todos os detalhes para a execução, facilitando a organização das demandas e a priorização de tarefas no fluxo de trabalho.

O documento pode ser alterado conforme as ações são realizadas. A criação da OS é feita assim que o cliente solicita uma demanda para a empresa, registrando e especificando os aspectos do serviço que será prestado.

Por isso, a ordem de serviço é fundamental, pois coloca todos os envolvidos na mesma página, dando segurança em relação à qualidade da entrega.

Além disso, o registro dos serviços no sistema da empresa é uma maneira de comprovar a solicitação. Dessa forma, tanto o cliente quanto o negócio ficam seguros quanto à realização das tarefas e, caso haja algum problema, existe um documento para recorrer.

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Para que serve a ordem de serviço?

A ordem de serviço serve para registrar as informações essenciais apresentadas pelo cliente e determinar o início do serviço a ser prestado ou de um item a ser produzido.

Além de organizar a entrada das tarefas no fluxo de trabalho, o gerenciamento por meio da OS serve para padronizar o processo. Ou seja, para que a fabricação de um pedido comece, a equipe precisa receber a ordem para mobilizar todas as pessoas e insumos necessários.

Dessa forma, os gestores organizam o cronograma de atividades e dividem a equipe para garantir a qualidade e o prazo de entrega estipulado. 

A ordem de serviço ainda ajuda a organizar a gestão financeira, pois a empresa sabe todos os gastos envolvidos na execução de um serviço, identificando possíveis gargalos e desperdícios conforme o trabalho progride.

Dessa forma, a equipe técnica é instruída com clareza a executar cada etapa da ordem de serviço, utilizando as melhores ferramentas, materiais e equipamentos de proteção, o que contribui para potencializar a produtividade da equipe.

Por fim, a ordem de serviço serve para monitorar o tempo de execução de um serviço, facilitando o acompanhamento dos gestores que analisam a viabilidade dos prazos e se as etapas são concluídas no tempo previsto.

A OS é uma ferramenta simples de implementar e traz diversos benefícios para a gestão de processos, comprovando como, quando e para quem cada serviço foi realizado.

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O que deve constar na ordem de serviço?

Na ordem de serviço deve constar principalmente os dados da sua empresa, do cliente e também do serviço a ser prestado. Além disso, as informações a seguir são necessárias para a padronização do documento:

• logo da empresa;
• Razão Social;
• CNPJ da empresa;
• telefone e endereço de e-mail;
• data de emissão da ordem de serviço; 
• endereço físico;
• nome, código, função e setor do colaborador;
• informações do cliente (Razão Social, CNPJ, telefone, e-mail, endereço físico);
• nome do responsável;
• atividades a serem desenvolvidas;
• EPIs e preço (quando necessário);
• status do serviço;
• valor cobrado pelo serviço e forma de pagamento;
• assinatura do cliente e do colaborador.

Vale destacar que a estrutura da OS pode mudar conforme o tipo de serviço realizado. Por isso, o principal é pensar quais são as informações essenciais do projeto que devem ser repassadas para a equipe.

Dessa forma, o trabalho pode ser feito seguindo todos os padrões de qualidade da empresa, garantindo a eficiência e evitando erros, desperdícios e retrabalhos.

💡Importante: as ordens de serviço que necessitam de instruções para a segurança do trabalhador devem detalhar todos os equipamentos de proteção individual (EPIs) necessários e potenciais riscos para que a equipe se prepare adequadamente.

Qual a importância da ordem de serviço para a empresa?

A ordem de serviço é importante por direcionar o trabalho e deixar tudo documentado. Por isso, a equipe deve atualizar o status do serviço prestado na OS, informando se já foi concluído ou não, e se está dentro do prazo combinado.

Além de organizar o processo, o documento auxilia na produtividade dos colaboradores para que os prazos sejam devidamente respeitados. Dessa forma, alguns pontos podem ser destacados: 

• Comunicação: gestores e colaboradores têm acesso às informações documentadas e detalhes registrados na ordem de serviço, o que facilita a gestão interna. Os colaboradores são os executores, por isso, quando a OS é feita da maneira correta, o trabalho é mais eficiente. 
• Organização: com os serviços em andamento, o setor financeiro tem prazos precisos em relação à compra de materiais, entregas e recebimentos dos trabalhos realizados. 
• Processo documentado: a ordem de serviço mantém o histórico do trabalho realizado pela empresa com as determinações de prazo, entregas e cobranças. Quando o serviço está em dia, é mais fácil manter o controle do negócio e principalmente, da satisfação do cliente. 
• Legalidade: ordem de serviço é importante pelo fato de ser um documento previsto por lei.

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Como preencher uma ordem de serviço: passo a passo

Para preencher a ordem de serviço, você pode utilizar o processo manual, registrando os documentos e informações já abordados neste texto em um documento padrão físico, mas também pode utilizar o registro digital. 

Por meio de um sistema de gestão, é possível automatizar o processo de ordem de serviço e auxiliar no controle de assistências técnicas, consertos e outros.

Passo a passo para preencher a OS

Para entender como uma OS é preenchida, vamos utilizar o sistema de ordem de serviço do Bling como exemplo para ilustrar o passo a passo. Confira! 

1. Crie uma nova ordem de serviço

Para incluir uma nova ordem de serviço, acesse o menu Serviços > Ordem de Serviço. Em seguida, clique em ‘Incluir ordem’.

No Bling, você pode cadastrar todos os clientes e fornecedores previamente. Assim, na hora de preencher a OS, basta selecionar o nome correspondente no campo “Clientes”. Caso seja um novo parceiro de negócio, clique no ícone “+” para adicionar os dados.

2. Especifique vendedor e loja de destino

O segundo passo é especificar quem é o vendedor ou técnico da equipe responsável pela realização do serviço. 

Outro detalhe da ordem de serviço é informar qual loja ou unidade (filial) receberá os produtos ou serviço a ser realizado. A inclusão desses dados é opcional e para especificá-los, você deve cadastrar as unidades existentes no sistema.

3. Inclua dados gerais e anexos sobre o serviço

Os dados gerais são informações sobre os recursos utilizados no serviço, como o equipamento em que o trabalho será realizado, número de série, possíveis da máquina, observações de recebimento do pagamento e detalhes internos.

Caso existam mais informações, o sistema permite incluir anexos, como imagens e instruções para a equipe consultar.

4. Determine a comissão 

Outro registro que pode ser definido no momento do preenchimento da ordem de serviço no Bling é a comissão que o vendedor, por exemplo, irá receber.

Após especificar os tipos de peças do serviço e o serviço realizado, você pode definir a comissão por itens e/ou serviço executado, adicionando a porcentagem na aba ‘Comissões’.

5. Defina o orçamento e forma de pagamento

Para concluir o preenchimento da ordem de serviço no Bling, preencha os campos da seção ‘Detalhes da Ordem de Serviço’:

• número da OS;
• data de entrada;
• data de término (prevista);
• data que a OS foi concluída;
• data de saída;
• valores totais de serviços e peças utilizadas;
• valor total da ordem de serviço.

📌Observação: marque a opção ‘Orçar’, caso precise aguardar a aprovação do cliente antes de realizar o serviço. Se o gasto for aprovado, o responsável seleciona a opção ‘Orçado’.

Em seguida, especifique as condições de pagamento e clique em ‘Gerar parcelas’ para definir as datas e valores. Após preencher o formulário, clique em ‘Salvar’. 

As ordens de serviço ficam organizadas em formato de lista no sistema. Você pode visualizar mais detalhes e realizar outras ações, como lançar contas e estoque, imprimir a OS, etiquetas ou versão para o técnico, enviar a OS para o cliente por e-mail ou WhatsApp, entre outras.

Confira no vídeo abaixo as etapas do preenchimento e criação da ordem de serviço na prática:

Ordem de serviço com ERP

O Bling é um ERP completo que também auxilia a automatizar a criação e preenchimento de ordens de serviço. Com o sistema, os dados da empresa e do cliente são preenchidos automaticamente. 

Ainda é possível incluir uma nova ordem de serviço mesmo se o cliente não estiver cadastrado.

Com o vendedor cadastrado e com a comissão predefinida, você poderá selecioná-lo no campo ‘Vendedor’ da OS e verá que o cálculo da comissão carrega automaticamente.

Qual a relação da ordem de serviço com a segurança do trabalho?

A ordem de serviço (OS) resguarda os direitos e deveres de empresas, colaboradores e clientes.

Por isso, dispor de uma ordem de serviço organizada é muito importante para assegurar que o colaborador cumpra o seu papel e tenha em mãos as informações necessárias para executar um bom trabalho.

Além disso, a OS assegura a responsabilidade da empresa em relação à adequação do ambiente de trabalho e à compra de equipamentos de proteção individual, que resguardam os colaboradores dos potenciais riscos das atividades.

Dependendo do tipo de atividade laboral, as empresas possuem obrigações legais em relação à segurança do trabalho. Dessa forma, a ordem de serviço para segurança do trabalho funciona como um registro do comprimento das exigências legais.

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