O certificado digital se tornou obrigatório para as empresas, uma vez que é por meio dele que os empreendedores emitem notas fiscais e realizam outras atividades importantes dentro de um negócio. Contudo, ainda é muito comum que existam dúvidas sobre ele. 

É o seu caso? Então, pode ficar tranquilo. Isso porque preparamos um guia completo sobre como assinar um documento com certificado digital para você usar esse recurso a seu favor. 

Afinal, aprender como autenticar documentos com certificado digital oferece novas possibilidades tanto para as pessoas físicas como jurídicas, que deixam de depender exclusivamente de autenticações tradicionais feitas em cartório. 

Os benefícios são muitos, entre eles, a economia de tempo e dinheiro, uma vez que, em alguns casos, a autenticação de documento em cartório pode sair bem cara. 

O que é autenticação digital?

A autenticação digital é uma espécie de assinatura eletrônica que pode ser usada para comprovar a sua aprovação e participação em documentos e contratos. Com ela, não é necessário que você se desloque até um cartório para reconhecer firma, por exemplo. 

A assinatura virtual, feita a partir de um certificado digital, tem validade jurídica e a mesma relevância de uma autenticada em cartório. 

Diante desses benefícios, a pergunta que fica é: como assinar um documento com certificado digital?

Continue lendo e acompanhe o  passo a passo.

Passo a passo de como assinar um documento com certificado digital?

Aprender como assinar um documento com certificado digital é bem simples, e vale a pena lembrar que, depois da primeira assinatura, você consegue repetir o processo, sem grandes dificuldades. 

E é claro que antes de qualquer coisa, você precisa ter o certificado em mãos ou instalado no seu computador. 

Na verdade, existem dois modelos, A1 e o A3, que têm validade de um e três anos respectivamente. 

Além disso, o arquivo da primeira opção é enviado por e-mail e pode ser instalado em seu computador por um link. Já a segunda, o A3, precisa de um token, que  é  entregue pela entidade certificadora que gerou o documento.

Se você ainda não tem o seu, pode comprá-lo diretamente pelo Bling! e instalá-lo em seu computador.

Com o certificado em mãos, confira o passo a passo de como assinar documentos em PDF e Word (.docx).

Como assinar documento PDF com certificado digital?

Para assinar documento PDF com certificado digital,  é preciso que você tenha um programa compatível para a leitura do arquivo, como o Adobe Reader. Ele pode ser baixado gratuitamente no site da Adobe.

Cumprindo este requisito, seguimos para as próximas etapas:

  1. Abra o documento a ser assinado com o Adobe Reader;
  2. Nos menus da barra horizontal superior você encontrará o menu Ferramentas, abra este menu;
  3. Uma lista de opções irá aparecer, procure pela opção Certificados e clique em abrir;
  4. Na barra superior vai aparecer a opção Assinar digitalmente, clique nela;
  5. Vá até o local onde ficará sua assinatura e demarque o espaço onde ela vai ficar;
  6. Em seguida, uma janela se abrirá para você selecionar o seu certificado;
  7. Basta selecioná-lo, clicar em continuar e confirmar mais uma vez clicando em assinar;
  8. Sua senha será necessária para continuar. Insira sua senha e clique em Ok;
  9. Salve o seu documento e pronto. Seu documento está assinado digitalmente.

Importante! Leia sempre o documento antes de finalizar a sua assinatura digital. Não assine nada sem ler.

Como assinar documento Word com certificado digital?

Assinar um documento Word com certificado digital é bem simples também. Basta que você tenha o Microsoft Word instalado em seu computador.

Para utilizar o Microsoft Word, basta baixá-lo em seu site oficial, comprar sua licença ou utilizar sua versão de teste.

Vamos então ao passo a passo de como assinar digitalmente um documento com certificado digital utilizando o Word.

  1. Abra o documento a ser assinado com o Word;
  2. Nos menus da barra horizontal superior você encontrará o menu Arquivo, abra este menu;
  3. Em seguida selecione Informações e Proteger Documento e um menu irá se abrir;
  4. Clique em Adicionar uma assinatura digital;
  5. Uma janela se abrirá para você preencher o tipo de compromisso;
  6. Escolha a opção mais adequada para você;
  7. A seguir informe o objetivo da assinatura deste documento;
  8. Selecione o seu certificado digital;
  9. Insira sua senha e clique em Ok;
  10. Confira se está tudo certo e salve o documento.

Importante! Leia sempre o documento antes de finalizar a sua assinatura digital. Não assine nada sem ler.

Como ter seu certificado digital para assinar documentos como PJ?

O certificado digital possui diversos usos como autenticar documentos e lançar notas fiscais. 

Além disso, vale a pena destacar que você pode ter um certificado digital tanto para pessoa física quanto para PF (pessoa jurídica).

Para tirá-lo, é muito simples. Basta contratar uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Como o Bling!, por exemplo.

Para conhecer um pouco mais sobre as diferenças entre eles e contratar o que você escolher, basta acessar o site do Bling!.

E, se você quer entender um pouco mais, leia este nosso guia sobre certificado digital.

O que a lei fala sobre assinatura digital? Ela é permitida?

Sim, a assinatura digital é permitida e garantida por lei, sendo reconhecida juridicamente.

A Lei n°14.603/2020 foi criada justamente para regulamentar a sua utilização. Ela permite  que pessoas físicas e jurídicas garantam a validade de suas autenticações sem a necessidade de ir a um cartório, por exemplo.

Pronto para começar a assinar digitalmente seus documentos?

Agora que você viu como assinar digitalmente um documento com certificado digital, vai ficar muito mais fácil aprovar seus documentos sem perder tempo com cartórios, filas e gastos.

Aprender como autenticar documentos com certificado digital traz também segurança, liberdade e velocidade na autenticação de documentos.

E se você ainda não tem o seu certificado digital, conte com o Bling!

O Bling! oferece o Certificado Digital em parceria com a Certisign, para simplificar e agilizar as tarefas da sua empresa. 

Com ele, é possível emitir os principais modelos de notas fiscais eletrônicas com todos os impostos calculados e transmissão XML, usando tanto o certificado digital A1 quanto o modelo A3 no seu negócio. 

Para começar a usar o Bling! hoje mesmo você não paga nada, oferecemos a você um teste grátis de 30 dias para o uso do ERP. Veja como o Bling! pode tornar os processos de sua empresa mais eficientes!