As etiquetas de envio são uma parte essencial na logística de e-commerces, porém é normal que alguns lojistas não compreendam bem seu propósito e a sua importância no cotidiano do negócio.

Elas são elementos básicos na gestão de qualquer loja on-line e podem inclusive dar prejuízo ao empreendedor caso não sejam geradas de forma correta e, de quebra, ainda comprometem o processo de entrega, gerando atrasos e outros inconvenientes que podem deixar seu cliente insatisfeito.

Sem as etiquetas, os envios não podem ser feitos – ou, ainda, serão feitos incorretamente, gerando custos. Erros nesse processo são as principais causas de incidentes e esse problema aumenta consideravelmente quando as etiquetas são criadas de forma manual.

Pensando na importância desse assunto e seu impacto para os e-commerces, o artigo de hoje vai ser um verdadeiro guia com todas as informações que você precisa saber para criar suas etiquetas de envio sem erros e evitar custos desnecessários.

O que são etiquetas de envio, qual sua função e componentes obrigatórios 

As etiquetas de envio são documentos que precisam ser colados no exterior da embalagem de uma encomenda, contendo todas as informações necessárias para que a transportadora leve a mercadoria até o endereço de entrega estabelecido pelo cliente final.

Ela também normalmente contém um código de barras para que o operador digitalize a informação do pacote em um terminal, o que torna possível que a embalagem se desloque durante as fases do trajeto sem incorrer em incidentes ou atrasos. 

Esse mesmo código aplica-se para questões de logística inversa ou casos em que o cliente solicita uma devolução.

As etiquetas de envio são de caráter essencial para poder abrir reclamações, reembolsos ou outras questões frente à transportadora, caso eventualmente haja algum incidente no envio ou transporte do pacote.

A maioria das lojas on-line opta por gerar uma etiqueta de envio para cada encomenda, mas dependendo da situação, o e-commerce pode precisar enviar uma mesma encomenda duas vezes. Nesses casos, devem ser impressas duas etiquetas, uma diferente para cada encomenda.

O processo de criação de etiquetas de envio foi melhorando com os anos e o aumento da popularidade do comércio virtual, de forma que a automatização minimiza erros na informação das etiquetas garantindo que as encomendas cheguem ao destino final sem intercorrências.

Qual a função de uma etiqueta de envio?

Emitir a etiqueta de envio é a primeira etapa para que a entrega de uma mercadoria ocorra de forma correta, essa é sua função principal.

Esse processo é simples e acontece logo no início do fluxo logístico, mas, torna-se decisivo para que tudo saia nos conformes e o consumidor receba o produto dentro do prazo, sem perdas e avarias.

Quando você realiza uma venda (especialmente em marketplaces), logo após o pagamento ser confirmado, o pedido do cliente é faturado e a etiqueta deve ser gerada e impressa para ser anexada à embalagem.

Com base nos dados da etiqueta é que constam as informações de origem e destino do envio, de forma que os prestadores do serviço logístico cumpram o ciclo de despacho e entrega.

Ou seja, a etiqueta é a bússola que orienta cada entrega, pois facilita o rastreamento da encomenda e cada atualização do status dela, gerando satisfação ao cliente.

Porque o acompanhamento cuidadoso da entrega e o cumprimento do prazo estabelecido no ato da compra são fatores que impactam diretamente na experiência do cliente e na sua satisfação com a compra e com a sua marca. 

Componentes obrigatórios em uma etiqueta de envio

Como via de regra geral, as etiquetas de envio incluem as seguintes informações:

  • Natureza da mercadoria;
  • Código postal de destino (CEP);
  • Endereço;
  • Número do rastreio;
  • Código de barras identificador e/ou QR-Code;
  • Data do envio;
  • Peso da encomenda. 

Algumas etiquetas também indicam o nível de urgência de entrega contratado pelo cliente (por exemplo: entrega expressa, entrega em 24h horas etc), sendo essencial para a encomenda chegar ao destino no prazo correto e de acordo com as condições acordadas.

O ideal é conhecer a funda cada uma dos componentes de uma etiqueta de envio para gerá-las de forma mais rápida e à prova de erros.

Dessa forma, vamos especificar cada uma delas para facilitar seu aprendizado e agilizar os processos das suas próximas etiquetas:

Dados do remetente:

Esta seção inclui todas as informações relacionadas com a empresa ou com o indivíduo que realiza o envio da encomenda.

Dados do destinatário: 

Inclui as informações relacionadas ao endereço de destino, da pessoa que fez a encomenda e vai recebê-la. Ela é parte passível de grande atenção, pois quaisquer erros nesta seção resultam em atrasos, devoluções ou outros incidentes desagradáveis.

Código de barras identificador: 

Trata-se de sequência alfanumérica digitalizável que os operadores acessam para obter cada informação referente a encomenda, de forma rápida e assertiva.

QR-Code:

O Maxicode contém as mesmas informações obtidas através do código de barras, mas com um formato de codificação próprio.

Informações da embalagem: 

Deve constar informações como: peso, embalagem da encomenda, data de etiquetagem, tipo de entrega, e quaisquer outros complementos que se mostrem necessários para despacho correto e um bom andamento do pacote, minimizando possíveis intercorrências.

Preço total do envio:

Descreve o valor da taxa de paga pelo remetente para envio da referida encomenda.

Código de rastreio do envio: 

Inclui uma sequência numérica que permite que a transportadora, a loja on-line e o cliente final possam estar a par da localização da encomenda.

Como gerar as etiquetas de envio?

Gerar a etiqueta de envio não envolve mistérios, na verdade, é um processo bem simples.

Claro que você necessitará ter em mãos todas as informações do destinatário (nome, endereço, contato) e calcular o peso e a medida exata do pacote a ser enviado. Então, aqui indicamos que você utilize balança e fita métrica para obtenção do peso aproximado, bem como altura e largura da encomenda. 

Ao pesar e medir o volume cuidadosamente, você evita divergências no frete, atraso ou mesmo retorno da mercadoria por incongruências nas informações.

Existem várias maneiras de criar etiquetas de envio e isso também depende do número de encomendas da sua loja on-line, da tecnologia que sua empresa utiliza e também especificidades das transportadoras com quem seu negócio trabalha.

Normalmente, para envio de uma encomenda, a pessoa dirige-se à transportadora a fim de fornecer as informações referentes ao envio e assim a etiqueta de envio é gerada. Porém, essa não é uma opção viável para uma loja on-line.

Pensando assim, selecionamos os 3 métodos disponíveis para criação e impressão de etiquetas de envio para quem possui uma loja on-line, confira.

Criar etiquetas de transporte no site da transportadora 

Quase todas as transportadoras têm um formulário disponível no seu site, no qual é possível preencher os detalhes de envio e imprimir a etiqueta.

Porém o principal inconveniente deste método é ter de fazer a inserção dos dados manualmente, o que torna o processo lento e aumenta de forma considerável a probabilidade de erros, que posteriormente resultam em inconvenientes no envio.

Utilizar um software para criação das etiquetas de envio

Esta é uma opção mais acertada do que a anterior, já que se trata da utilização de um programa de impressão de etiquetas. Existe uma ampla variedade deles, alguns, inclusive, sendo fornecidos pelas próprias transportadoras.

Esses softwares se integram com sua loja on-line para preencher, automaticamente, os formulários de envio com os dados que o consumidor forneceu ao fazer o pedido. 

Mas aqui vale um adendo: embora esse método ajude numa redução considerável dos erros, alguns desses softwares disponíveis não permitem, ou não são capazes de impressão em massa e/ou limitam as opções para cada transportadora (de modo a serem compatíveis com vários sistemas diferentes).

Criar etiquetas de envio com um software de automatização

Com certeza, a melhor opção entre as três, pois esse tipo de solução permite ao seu negócio automatizar a criação e impressão de etiquetas de envio de forma avançada, reduzindo os custos, além de facilitar a carga de trabalho.

Uma vez que existem casos em que a transportadora fornece as etiquetas gratuitamente, dependendo dos termos do contrato, mas de forma geral. Quando as etiquetas são adquiridas diretamente na transportadora, elas incorrem numa sobretaxa, o que torna menos custoso para a loja on-line realizar a impressão das suas próprias etiquetas.

Então a utilização de um software de automatização é algo praticamente obrigatório em empresas que possuem elevado número de encomendas, justamente por ser capaz de tornar a criação e a impressão das etiquetas de envio de forma rápida, prática e à prova de erros.

E o processo ainda é bem simples, pois após a geração da etiqueta nesses softwares – que acontece de maneira automática, basta dar o comando para imprimi-las.

Vantagens de centralizar a emissão de etiquetas dos marketplaces

Em relação ao processo explanado acima, vale destacar:

Sem a utilização de uma plataforma de centralização de vendas como um sistema ERP por exemplo, o lojista precisará entrar em cada painel dos marketplaces de forma separada e realizar a impressão da etiqueta de envio manualmente.

Mas, usando um software de integração, o processo é feito num único painel, de forma mais ágil, tornando o despacho e envio dos produtos muito mais simples.

Já que quanto mais rápido a etiqueta de envio está pronta e impressa, mais rápido ocorre o despacho do produto e mais rápido ele chega nas mãos do cliente. 

Isso torna o fluxo logístico do seu e-commerce mais ágil, aumentando a satisfação do seu consumidor e melhorando a sua reputação nos canais de venda. 

Dúvidas mais comuns acerca das etiquetas de envio

Como esse é um assunto que costuma suscitar dúvidas, selecionamos as mais comuns a fim de minimizar qualquer erro na sua empresa.

Com a etiqueta, torna-se necessário anexar a declaração de conteúdo e nota fiscal?

A etiqueta de envio de forma alguma dispensa a declaração de conteúdo ou a nota fiscal.

Caso você não possua CNPJ para emissão da nota fiscal, será necessário preencher e anexar a declaração de conteúdo do pacote. Porém, se você for uma empresa, a nota fiscal será suficiente.

Então, lembre-se de que as transportadoras não aceitam volumes que não contenham ao menos um desses documentos.

A declaração de conteúdo ou a nota fiscal são dobradas, inseridas num pequeno pacote plástico e coladas na embalagem ao lado da etiqueta de envio.

Qual o prazo para postagem da etiqueta?

O prazo de validade de uma etiqueta de envio varia de acordo com a transportadora, porém o comum é que, após a geração da etiqueta, o pacote seja postado em até 5 dias corridos, pois decorrido esse período, a etiqueta perderá a validade e será inutilizada.

Mas, caso a etiqueta perca a validade, você pode cancelá-la e receber o reembolso para após emitir uma nova.

Como enviar mais de um produto?

É possível o envio de apenas um volume com cada etiqueta, mas para despacho de dois ou mais produtos para o mesmo destinatário utilizando uma única etiqueta, sugerimos embalar todos os objetos num mesmo pacote.

O mesmo volume pode conter mais de um produto, mas eles devem estar numa mesma caixa.

Onde devo colar a etiqueta de envio na embalagem do produto?

Recomendamos que ela seja sempre colocada na parte superior de um dos lados da embalagem, mas é comum que algumas empresas de e-commerce, que vendem mercadorias sensíveis, coloquem mais que uma etiqueta para garantir melhor visibilidade.

Antes de colar a etiqueta, os produtos devem ser cuidadosamente embalados para que,  depois, ela seja recortada e colada na parte superior da embalagem com fita adesiva transparente para não ocultar nenhuma informação.

A fita também não pode estar sobre o código de barras, pois isso impedirá que o leitor de código de barras seja utilizado.

Qual o melhor software para automatizar a emissão das etiquetas de envio?

Sem dúvidas, é o Bling! O Bling é um sistema de gestão ERP online capaz de facilitar e otimizar as atividades do dia a dia do empreendedor.

Dentro de um único sistema, é possível receber as vendas, gerar e imprimir as etiquetas de envio automaticamente, emitir nota fiscal ou declaração de conteúdo, fazer a expedição dos produtos e muito mais: controle de estoque, financeiro, relatórios…

Ainda, tudo isso acontece de forma automatizada, afinal o Bling está diretamente integrado com as plataformas de vendas e com as soluções logísticas mais utilizadas no mercado.

Tudo certo sobre as etiquetas de envio?

Esperamos que o artigo de hoje tenha sanado todas as suas dúvidas acerca desse assunto, que sempre acaba gerando questionamentos entre os vendedores!