O fluxo de caixa funciona como um instrumento de acompanhamento da situação financeira de uma instituição. Ao monitorar as transações financeiras em tempo real, o empresário pode identificar áreas que necessitam de atenção e aprimoramento para a sustentabilidade do negócio.
De acordo com o relatório Desafios dos Empreendedores Brasileiros, organizado pela Endeavor, a gestão financeira é a segunda maior dificuldade dos empresários no país. De 0 a 10, os profissionais apontaram 6,6 como o nível de “dor” que cuidar das finanças provoca.
Com isso, entende-se que olhar para o controle financeiro empresarial é uma tarefa complexa e que precisa de muita atenção e cuidado. Afinal, a saúde financeira é o coração de todo o funcionamento de uma empresa.
Quer conhecer mais sobre essa ferramenta e como ela pode ajudar o seu empreendimento? Continue a leitura!
O que você verá no artigo:
O que é fluxo de caixa? Para que serve?
Fluxo de caixa é um recurso gerencial que permite a gestão financeira de entrada e saída de dinheiro do caixa da empresa. Essa ferramenta permite analisar, revisar e prever a realidade financeira de curto, médio e longo prazos. Fornece, também, uma visão completa de contas a pagar e a receber.
Não ter um recurso sistematizado para acompanhar as finanças de um negócio é perigoso e prejudicial. Quanto menos controle financeiro, com mais dívidas e desorganização o empreendimento sofre. Assim, se você é empresário e não tem um processo claro e eficaz para acompanhar as movimentações, considere começar agora mesmo!
O fluxo de caixa pode ser feito manualmente, por meio de planilhas, agendas e cadernos. No entanto, o mais recomendado é a utilização de softwares específicos.
Os métodos manuais são a forma mais rudimentar de analisar a entrada e saída de dinheiro. Apesar de ser um primeiro passo válido, para negócios com mais movimento e vendedores ocupados, é impossível garantir a precisão dos dados anotados.
Por essa razão, o uso de ferramentas específicas é o mais recomendado. Além de trabalhar de forma automática e integrada com o sistema de pagamento, a tecnologia auxilia na geração de dados, análises e, consequentemente, tomada de decisões.
Leia também:
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- Como fazer a precificação de produtos e ter lucro nas vendas?
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Agora que você já sabe o que é fluxo de caixa, siga a leitura para entender a importância dessa ferramenta.
Qual a importância do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma maneira de acompanhar, em tempo real, tudo que seu negócio movimenta financeiramente. Manter as finanças organizadas e o saldo positivo é uma forma de garantir a saúde do empreendimento.
Há vários benefícios em ter um fluxo de caixa organizado, mas três se destacam:
- evitar desperdícios;
- garantir a organização;
- auxiliar na tomada de decisões.
Entenda, a seguir, como cada um desses pontos podem ser vantajosos no seu negócio.
Evitar desperdícios
Sabendo onde os gastos da empresa estão concentrados, fica fácil descobrir se há desperdício de dinheiro. Para um microempreendedor essa é uma vantagem excelente. Qualquer valor pode ser crucial para manter as contas mensais em um estado saudável, certo?
Muitas vezes, um material comprado em excesso, uma luz acesa o dia inteiro ou até a má distribuição de orçamento podem ser gargalos gigantescos ao negócio. Acompanhar os gastos e ganhos em tempo real é o que transforma um negócio instável em gestão inteligente e bom uso de recursos.
Garantir a organização
Se sua empresa tem contas atrasadas e dívidas acumuladas, isso é um sinal de desorganização contábil. A visualização e setorização do dinheiro é primordial para o sucesso de um negócio. Sem ver tudo que sai e para onde vai, a tarefa de priorizar gastos e cortar outros fica muito mais difícil.
O fluxo de caixa garante uma melhor organização das finanças, com a possibilidade de ações preventivas para manter tudo em dia. Desse modo, você deixa de ser surpreendido e passa a ter total controle do orçamento.
Auxiliar na tomada de decisões
Com esse controle no orçamento da empresa, fica mais fácil tomar decisões certeiras. A organização em dia deixa os dados muito mais visuais e embasam as melhores escolhas. O fluxo de caixa também permite a adequação de maus hábitos, assim, transforma até as pequenas decisões do dia a dia.
Já familiarizado com o processo e sua importância, prossiga na leitura para aprender a fazer um fluxo de caixa.
Como fazer um fluxo de caixa?
Para evitar erros no fluxo de caixa e propor um bom uso desse recurso, é importante seguir os seguintes passos:
- registre diariamente as entradas (dinheiro recebido) e saídas (dinheiro gasto);
- planeje recebimentos e pagamentos futuros;
- verifique o saldo diariamente;
- diferencie os saldos operacional e remanescente;
- avalie a necessidade de capital de giro, em caso de situação deficitária;
- decida pela aplicação de recursos e investimentos quando a situação for favorável.
Confira cada etapa com mais detalhes a seguir.
1. Registre diariamente as entradas e saídas
O primeiro passo — e mais importante — é manter um registro organizado das entradas e saídas do caixa da empresa. Para criar o hábito, anote em um caderno todo e qualquer dinheiro movimentado na empresa.
Não subestime as transações de valores pequenos, no final, tudo conta como um montante geral. Assim, mantenha as anotações e parta para plataformas mais adequadas posteriormente, como planilhas e softwares específicos.
2. Planeje recebimentos e pagamentos futuros
Depois de registrar o que acontece no momento presente, pense no futuro do seu empreendimento. Deixe anotado o que receberá e o que deverá pagar nos próximos meses.
A depender da plataforma escolhida, é possível deixar eventos recorrentes agendados. Dessa forma, a visualização e controle fica ainda mais fácil, o que facilita cobranças e evita esquecimentos e atrasos.
3. Verifique o saldo diariamente
Inclua na rotina o momento de verificação de saldo. Esse hábito permite que você acompanhe e adquira o costume de conhecer o comportamento financeiro do seu negócio.
Muitas vezes, principalmente em lojas de alto fluxo, a noção de quanto dinheiro entra se perde. Isso também acontece em lojas on-line, em que nem sempre é possível acompanhar as compras em tempo real. Por essas razões, dedique um horário diário para prestar atenção nos números da empresa.
4. Diferencie os saldos operacional e remanescente
Além desses aspectos, diferencie seu saldo operacional (tudo o que entrou menos o total daquilo que saiu) do remanescente final (somatório do balanço operacional com o inicial, ou seja, tudo o que sobrou no caixa durante o período).
Diferenciar os dois tipos de saldo propõe uma análise mais completa do estado de saúde financeira do negócio. Bem como pode sinalizar pontos de atenção; por exemplo no caso de um saldo operacional positivo, mas com remanescente final negativo.
5. Avalie a necessidade de capital de giro
A partir do momento em que implementa um fluxo de caixa no seu negócio, você passa a perceber com mais clareza cenários de preocupação. Nesses casos, é possível avaliar, com calma e dados, a necessidade de capital de giro.
Esse recurso é comum em negócios que não estão em condições favoráveis, mas que desejam se manter “de pé”. Na maioria dos casos, ocorre um empréstimo com instituições bancárias ou retira-se dinheiro aplicado da empresa.
6. Comece a investir
Por outro lado, em cenários positivos, a ação a ser tomada é muito mais interessante. Com a análise de fluxo de caixa, o empreendedor pode decidir aplicar uma porcentagem dos lucros do negócio.
Deixar certa quantia investida garante rentabilidade e segurança para a empresa. Ter uma reserva é positivo tanto para melhorar o empreendimento quanto para cenários de queda de faturamento ou crises de mercado.
Ao seguir esses passos, você consegue visualizar o tanto que seu custo está adequado a seus ganhos e pensar estrategicamente em como melhorar a saúde financeira da empresa.
7. Controle de fluxo de caixa
Para um fluxo de caixa efetivo, o controle dele deve estar muito alinhado e organizado. Podemos dizer que o controle de fluxo de caixa leva em conta um período específico. Com ele, analisa-se o status diário ou semanal, por exemplo.
No controle de caixa não há espaço para previsões ou decisões a longo prazo. Já no fluxo de caixa, investimentos, entradas, saídas, projeções são levados em conta, por isso, esse sistema é tão usado no planejamento estratégico das companhias.
Exemplo de controle de caixa
Suponha que uma loja de roupas infantis fez o controle de caixa semanal e notou que, nos últimos meses, houve um aumento de vendas aos sábados e domingos. A atuação do controle de caixa para por aí: no registro do que sai e do que entra financeiramente na empresa.
Exemplo de fluxo de caixa
A partir dos dados do controle de caixa diário ou semanal, é possível pensar mais estrategicamente. De acordo com o exemplo acima, a loja de roupas infantis pode promover algumas reflexões sobre as possíveis causas desse aumento pontual:
- há algum evento nas redondezas que promova a maior circulação de famílias?
- quem faz essas compras: pais, mães, avós?
- quais são as peças com mais saída?
O fluxo de caixa bem organizado permite a resposta a todas essas perguntas. A loja em questão, por exemplo, pode notar que aos sábados e domingos a maior igreja do bairro promove eventos de integração.
A maioria das compras é de avós que presenteiam os netos com uma “lembrancinha”; afinal, os itens mais vendidos são peças como camisetas, acessórios e calçados de menor preço.
Com o registro adequado e uma boa capacidade analítica, um fato curioso se transforma em estratégia de vendas! Agora que já sabe os passos para fazer um fluxo de caixa, continue a leitura e conheça os tipos existentes.
Tipos de fluxo de caixa
Por ser um processo complexo, é possível fazer diversos tipos de fluxo de caixa. Há mais de uma maneira de abordagem no acompanhamento das finanças empresariais e, para cada uma delas, um fluxo mais adequado. Os mais conhecidos são:
- fluxo de caixa direto;
- fluxo de caixa indireto;
- fluxo de caixa projetado;
- fluxo de caixa livre;
- fluxo de caixa operacional.
Entenda mais sobre cada um a seguir.
Fluxo de caixa direto
Esse é o modelo mais usado pelas empresas. Ele leva em conta as operações em forma bruta, sem considerar os descontos que serão aplicados. O fluxo de caixa direto consegue fornecer dados diários, segmentando entradas e saídas conforme as atividades exercidas (tributos, pagamento de clientes).
Fluxo de caixa indireto
O fluxo de caixa indireto é baseado no DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), que apresenta o resultado operacional da companhia naquele ano. O diferencial é que ele ajusta amortizações e variações nas contas que acabam afetando o lucro, mas não o caixa. É uma visão mais geral do negócio do que da rotina do empreendimento.
Fluxo de caixa projetado
O fluxo de caixa projetado é ideal para quem quer informações mais detalhadas das entradas e saídas da empresa. O objetivo é conseguir uma projeção da situação financeira. Isso requer uma quantidade significativa de dados, resultando em uma previsão dos custos e ganhos da empresa baseada no tempo da análise.
Fluxo de caixa livre
O que é determinado no fluxo de caixa livre é o saldo que a empresa tem depois de pagar todas as suas obrigações. O valor apresentado no resultado é usado para quitar dívidas extras, montar novas estratégias e fazer novos investimentos. Se o número for negativo, é hora de criar estratégias para corrigir essa situação.
Fluxo de caixa operacional
O fluxo de caixa operacional é aquele que utiliza apenas as movimentações relativas às operações da empresa. Ele demonstra os resultados obtidos a partir do fluxo gerado pelas receitas e despesas da empresa dentro de um período determinado. Foca nas operações mais básicas e gerais do negócio.
Independentemente do tipo de fluxo de caixa escolhido, leve em consideração aplicar esse método no seu negócio. As vantagens, como visto anteriormente, são muitas; e, com certeza, o eleva o profissionalismo e a longevidade do estabelecimento.
Por que escolher uma plataforma para o fluxo de caixa?
Depois de tantas informações, fica claro que o processo de organizar um fluxo de caixa não é simples, certo? Mas fique tranquilo, você pode ter esse recurso de maneira mais simples e completa.
Escolher a plataforma correta para o fluxo de caixa da sua empresa traz mais tranquilidade e tempo para focar em outras atividades.
A possibilidade de realizar o fluxo de caixa de maneira automatizada por meio de um sistema ERP, por exemplo, facilita a vida do empreendedor.
Com ele você pode:
- sincronizar os dados da gestão de forma automática e instantânea;
- acessar o fluxo de caixa de qualquer dispositivo móvel;
- receber pagamentos sem precisar de maquininha.
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