Você já ouviu falar em invoice? Sabe o que é e para que serve esse documento? Se você trabalha com importação ou exportação, provavelmente já se deparou com essa palavra.

E nem precisa atuar em um escritório de relações internacionais. Vender pela internet ou prestar serviços a empresas estrangeiras exige o acompanhamento desse documento junto à mercadoria, por exemplo.

Se você está pensando em internacionalizar suas operações, saiba que é um excelente momento! Segundo uma pesquisa feita pelo PayPal, com 14 mil consumidores online de 14 países, quase 60% responderam que compram de sites estrangeiros.

Sendo que as pequenas e médias empresas instaladas no Brasil são bastante procuradas por países como Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Portugal e Peru. As categorias que se destacam são moda, acessórios, beleza, eletrônicos e brinquedos/hobbies.

E tem mais: projeções feitas estimam que o comércio entre países (chamado de cross border) pode chegar a US$7,4 trilhões até 2025.

Se você pretende expandir suas vendas e internacionalizar seu e-commerce, não se preocupe. Neste artigo, vamos explicar o que é invoice e tudo o que você precisa saber sobre vendas para o exterior. Continue lendo e confira!

O que é invoice?

Invoice é um termo em inglês que significa fatura. É um documento comercial que registra uma transação de compra e venda internacional entre um vendedor e comprador. Ele contém informações sobre os produtos ou serviços comercializados, como descrição, quantidade, preço, condições de pagamento, impostos, taxas, descontos, entre outros.

E também ajuda a identificar as partes envolvidas na transação, como nome, endereço, contato, dados bancários etc.

Para que serve a invoice?

O principal objetivo da invoice é comprovar a existência de transações comerciais entre duas ou mais partes, sejam pessoas físicas ou jurídicas. Porém, também serve para facilitar o controle financeiro, fiscal e contábil das operações de comércio exterior. 

Além disso, é um documento exigido pelas autoridades aduaneiras dos países de origem e destino das mercadorias para verificar se os dados declarados estão de acordo com a realidade, e se há alguma irregularidade ou infração nas prestações de serviços ou operações de venda.

Qual a importância da invoice?

A importância da invoice vai além de formalizar o contrato de compra e venda entre o exportador e importador, garantindo seus direitos e deveres nas transações. Ela também ajuda a evitar problemas como fraudes, sonegação, multas, atrasos ou apreensão dos produtos, e a cumprir normas e regulamentos de cada país.

Isso porque o documento é usado para calcular os impostos e taxas de importação e exportação, deixando claro cada detalhe da transação comercial.

Quando é emitida a invoice?

Sendo a invoice um documento relacionado às práticas de comércio exterior, deve ser emitida sempre que houver uma transação comercial entre dois países diferentes. A fatura precisa ser expedida pelo vendedor assim que receber a entrega do comprador. Logo, precisa ser enviada ao comprador antes do embarque das mercadorias.

E isso tudo para conferir os dados dos produtos e providenciar o pagamento.

E, ao contrário do que se imagina, a fatura não deve ser emitida apenas quando ocorre uma importação ou exportação de produtos. Absolutamente! Ela também é obrigatória quando houver a contratação de serviços internacionais.

A invoice precisa acompanhar as mercadorias durante o transporte, para facilitar a fiscalização aduaneira.

Como funciona a invoice?

A invoice funciona basicamente como um contrato entre o vendedor e o comprador, pois comprova a realização de uma venda. Como vimos anteriormente, estabelece as condições da transação comercial, como o preço, o prazo, a forma e o local de pagamento. 

Vale lembrar que a fatura contém todos os dados relevantes da operação, como a descrição dos produtos ou serviços vendidos, quantidade, origem, destino, preço unitário, preço total, entre outros. Ainda indica os dados das partes envolvidas na transação.

Como fazer uma invoice?

Fazer uma fatura internacional corretamente é muito simples. Para isso, siga os passos abaixo.

  • Escolha um modelo de invoice adequado ao tipo de operação: atualmente existem vários modelos disponíveis na internet, mas você também pode obtê-los em plataformas ou em softwares específicos.
  • Preencha os dados do vendedor e comprador: nome, endereço, telefone, e-mail, CNPJ ou CPF.
  • Insira os dados da operação: data da emissão, número da invoice, descrição dos produtos ou serviços vendidos, quantidade, preço unitário e total dos produtos.
  • Informe as condições de pagamento (à vista, parcelado).
  • Adicione as condições de entrega, entre outros dados relevantes.

Além do preenchimento desses dados, para aprender como fazer uma invoice, é indicado também adotar as seguintes orientações:

  • use um modelo de fatura em inglês ou na língua do país de destino da mercadoria;
  • preencha todos os campos com clareza e precisão;
  • use números e letras legíveis;
  • evite rasuras e correções;
  • use termos técnicos e específicos para descrever os produtos ou serviços vendidos;
  • faça uso dos incoterms (termos internacionais de comércio);
  • use a moeda e a unidade de medida acordadas entre as partes;
  • inclua todos os impostos e taxas aplicáveis;
  • calcule o valor total da fatura com cuidado;
  • revise os dados antes de emitir a fatura;
  • guarde uma cópia da fatura para fins de controle financeiro e fiscal.

Confira mais detalhes em dois guias práticos do Bling:

Como pagar uma invoice?

Para pagar uma invoice, o comprador deve seguir as condições de pagamento estabelecidas pelo vendedor. As formas de pagamento mais comuns no comércio exterior são:

  • transferência bancária internacional;
  • cartão de crédito internacional;
  • payPal ou outros serviços de pagamento online;
  • cheque internacional;
  • ordem de pagamento internacional;
  • boleto.

Quais as taxas cobradas na invoice?

As taxas cobradas em uma fatura de comércio exterior dependem do tipo de operação, do país de origem e destino das mercadorias. Além disso, são influenciadas pelo valor e pela natureza dos produtos ou serviços vendidos.

São chamadas de tarifas (ou taxas) aduaneiras e consistem nos impostos cobrados pela alfândega sobre as importações e exportações de mercadorias, variando conforme o produto, a origem e o destino.

As tarifas aduaneiras podem ser fixas ou percentuais sobre o valor da fatura. 

Entre as principais, destacam-se:

  • II (Imposto de Importação);
  • IE (Imposto de Exportação);
  • ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
  • ISS (Imposto sobre Serviços).

Além dessas taxas alfandegárias, podem incidir sobre a fatura comercial: IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), e taxas de câmbio, de conversão e de serviço pela transferência internacional. 

Quais os dados que precisam constar na invoice?

A invoice deve conter os seguintes dados:

  • número da fatura;
  • data da emissão;
  • nome e endereço do vendedor;
  • nome e endereço do comprador;
  • descrição dos produtos vendidos ou serviços prestados;
  • quantidade dos produtos ou serviços;
  • preço unitário e total dos produtos ou serviços comercializados;
  • condições de pagamento (forma, prazo e local);
  • impostos e taxas aplicáveis;
  • descontos concedidos;
  • frete e seguro;
  • origem e destino da mercadoria;
  • modo de transporte;
  • dados bancários do vendedor;
  • assinatura do vendedor.

Qual a diferença entre proforma invoice e commercial invoice?

Embora os dois termos sejam parecidos, possuem diferenças significativas. Conhecê-las, portanto, é uma excelente maneira de conferir mais rapidez e segurança às suas vendas internacionais.

A proforma invoice é uma fatura preliminar que o vendedor envia ao comprador antes de emitir a invoice definitiva. Ela funciona basicamente como um orçamento e é ideal para informar ao comprador o valor estimado da transação comercial, bem como os dados dos produtos ou serviços vendidos. 

Ela também serve para solicitar ao comprador uma confirmação do pedido, um adiantamento do pagamento ou uma garantia bancária. Porém, não tem valor fiscal nem legal.

Por outro lado, a commercial invoice é a fatura final que o vendedor emite ao comprador após confirmar o pedido e enviar a mercadoria. Ela serve para comprovar a existência da transação comercial, e para calcular os impostos e taxas de importação e exportação. Sendo assim, equivale à nota fiscal, tendo valor fiscal, contábil e tributário.

Então, se a nota fiscal e a commercial invoice possuem valor fiscal e legal, elas são a mesma coisa? Embora essa seja uma dúvida comum, não é bem assim que funciona. Entenda a seguir!

Leia também: Como começar a vender no exterior

Qual a diferença entre nota fiscal e invoice?

A nota fiscal é um documento que registra uma transação comercial entre um vendedor e um comprador dentro do território nacional. Por outro lado, a commercial invoice é um documento legal que registra a operação de vendas entre um vendedor e um comprador em casos de importação e exportação.

Assim como a invoice, a NF contém informações sobre os produtos ou serviços vendidos, como descrição, quantidade, preço, impostos, entre outros detalhes. 

A nota fiscal também identifica as partes envolvidas na transação, como nome, endereço, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e dados bancários, por exemplo. Porém, esse documento só é obrigatório para quem vende produtos ou serviços no Brasil e pode ser utilizado para fins contábeis, fiscais e tributários. 

Contudo, a invoice é obrigatória para quem importa ou exporta produtos ou serviços para outros países, sendo usada para fins contábeis, fiscais e aduaneiros. 

Quem emite invoice precisa emitir nota fiscal?

Sim, quem emite invoice precisa emitir nota fiscal eletrônica. Logo, esses dois documentos devem ser enviados juntos com a mercadoria ou prestação de serviços. Isso porque, enquanto a fatura é enviada ao comprador em outro país, a NFe declara a operação comercial à Receita Federal.

Lembramos que o empreendedor que emitir uma nota fiscal para o exterior está isento do pagamento de PIS e Cofins, devendo arcar com as obrigações de outros impostos, como ISS e ICMS.

Fazer uma invoice e nota fiscal é essencial para garantir a legalidade e transparência na transação, seja venda de mercadorias, matérias-prima ou prestação de serviço.

A invoice é obrigatória?

Como vimos, a emissão da nota fiscal é exigida sempre que houver uma transação comercial entre dois ou mais países diferentes. Em outras palavras, sempre que houver uma operação de importação ou exportação de produtos ou serviços, a invoice deve ser emitida pelo vendedor.

Porém, existem dois casos de emissão: a obrigatória e a facultativa. Vamos entender cada uma delas adiante.

Emissão obrigatória

A emissão da fatura comercial é obrigatória sempre que o valor das transações comerciais for maior do que U$ 3,000.00 (três mil dólares). Ou então, sempre que o valor da transação em outra moeda for equivalente.

Nesse caso, a invoice serve para registrar e regulamentar a operação.

Emissão facultativa

Todavia, a invoice também pode ser emitida em caráter facultativo, ou seja, não obrigatório. Nesses casos, o valor da venda ou prestação de serviço deve ser inferior a três mil dólares. Apesar disso, recomenda-se a emissão do documento para evitar eventuais problemas decorrentes das atividades de importação e exportação.

Essa fatura deve ser apresentada às autoridades aduaneiras tanto do país de origem quanto do país de destino dos produtos para que os fiscais possam verificar as informações e liberar a mercadoria.

Qual a importância do registro correto no Siscoserv?

A importância do registro correto no Siscoserv é evitar multas e penalidades por parte da Receita Federal do Brasil (RFB) e do Banco Central do Brasil (Bacen). Além disso, dependendo do caso, também permite ao usuário obter benefícios fiscais e cambiais relacionados às operações de serviços internacionais.

O Siscoserv é um sistema informatizado que registra as operações de compra e venda de serviços entre residentes ou domiciliados no Brasil e residentes ou domiciliados no exterior. 

O sistema serve para monitorar as transações internacionais de serviços e intangíveis, bem como para subsidiar a formulação de políticas públicas relacionadas ao comércio exterior de serviços.

Seu uso é obrigatório para quem presta ou contrata serviços com pessoas físicas ou jurídicas estrangeiras.

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