A importância da nota fiscal para os e-commerces é inegável no que diz respeito ao sucesso das vendas – e do seu negócio. Popularmente conhecida pela abreviação NF, a nota fiscal é uma obrigatoriedade legal para a maioria dos produtos e serviços comercializados no país (existem, sim, exceções, e vamos falar sobre elas mais à frente neste artigo) e é também um recurso para a sua empresa crescer de forma sustentável. 

Para emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) para e-commerce, é preciso seguir uma série de passos, o que até pode parecer um pouco burocrático, mas vale muito a pena e, uma vez estabelecido o processo, fica rápido e prático. 

Principalmente se você, seller Bling, utilizar a Kangu, plataforma de gestão de fretes que conecta lojas virtuais, transportadoras e pontos de coleta (estabelecimentos comerciais do bairro, como papelarias e pet shops) para enviar e retirar mercadorias. 

Uma das principais novidades que a Kangu oferece nesse sentido para quem é cliente Bling é a automação da etiqueta e DANFE simplificada, para facilitar ainda mais esse processo tão importante.

E aí, vamos descobrir como a emissão de NFs e DANFEs pode ficar mais simples? Preparamos este artigo para ajudar você a saber tudo sobre nota fiscal para e-commerce e facilitar o seu dia a dia. Confira: 

Qual é a importância da nota fiscal para o seu e-commerce?

Vamos começar pelo conceito? A nota fiscal é o comprovante de venda e compra daquele produto, que legaliza e regulariza a circulação de mercadorias em todo o território nacional. É a partir dela que você regulariza a sua tributação para e-commerce, evita o crime de sonegação fiscal e deixa a sua empresa preparada para lidar com a Receita Federal. É também a NF que garante uma boa saúde e histórico financeiros, abrindo portas para futuros financiamentos e linhas de crédito da sua empresa.

A nota fiscal é essencial para o funcionamento financeiro saudável de qualquer e-commerce. Ela tem a função de registrar a venda e/ou o faturamento de produtos da empresa. A nota fiscal tem relação direta com a cobrança do Imposto sobre Produtos Industrializados (o IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

É importante se registrar para emitir notas fiscais para evitar problemas com a Receita Federal e manter seu negócio regularizado e saudável. Além de ser uma obrigação legal quando há transações comerciais, isso também traz benefícios para o seu negócio: 

  • Segurança para o empreendedor em relação às medidas legais, caso a Receita constate irregularidades
  • Facilidade ao solicitar o seguro em caso de avarias durante o processo de entrega da mercadoria, já que algumas transportadoras limitam o valor do seguro no caso de envios com declaração
  • Não pagar imposto sobre a nota fiscal (se sua empresa for MEI), como veremos adiante. 

Quem pode emitir nota fiscal? 

Todos os CNPJs podem emitir nota fiscal, diferenciando-se apenas pelo tipo: existem as NFs de serviços prestados e as de circulação de produtos. Quando falamos de notas fiscais eletrônicas, a única diferença é entre o tipo de NF: enquanto a NF-e é para a venda e compra de produtos, a NFS-e é para a prestação de serviços.

A NF-e é um documento emitido digitalmente e transmitido pela Secretaria da Fazenda de cada estado através de um arquivo XML. Ela também pode ser usada na devolução de mercadoria, para remessa, importação e exportação, retorno de reparo, industrialização e doação.

Já a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços. Por exemplo: em um salão de beleza, quando são vendidos produtos como xampus e condicionadores, deve ser emitida uma NF-e. No caso de corte de cabelo, deve ser emitida uma NFS-e. 

O que é DANFE?

Além das notas fiscais, NF-e e NFS-e, existe outra sigla muito comum para os empreendedores digitais: o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). 

Como o próprio nome diz, o DANFE é o documento que acompanha a NF-e. Ele necessariamente precisa estar no layout estabelecido pelo Manual de Integração do Contribuinte, pois isso facilita a conferência dos dados que estão no arquivo XML.

Por ser a representação simplificada da NF-e, e suas informações precisam, obrigatoriamente, ser preenchidas conforme as informações do XML, sem qualquer diferença. Por isso é tão importante que seja utilizado o mesmo sistema para emitir a NF-e também o DANFE!

Como a Kangu te ajuda com a emissão de etiquetas, NFs e DANFEs?

Para simplificar a sua rotina e deixar mais dinâmico esse processo tão importante, a Kangu usa tecnologia para que você possa emitir a etiqueta de envio já com a nota fiscal acoplada. Muito mais prático, né? Dentro da plataforma, é só seguir dois passos:

Primeiro, é necessário que você inclua o XML do pedido na simulação ou na tela de cadastro do pedido. É isso que vai garantir que todos os dados daquela encomenda estejam corretos na etiqueta e na NF.

Depois, assim que o pagamento do pedido acontecer, sua etiqueta será emitida e aparecerá o ícone no canto superior esquerdo da tela para selecionar a opção de emissão com Danfe simplificada. 

Se pintar alguma dúvida no processo de emissão, você pode consultar outras informações diretamente na página da Kangu dedicada a esse assunto! 

Qual a diferença entre NF e DANFE?

Essa é uma pergunta importantíssima. Embora seja uma representação gráfica e simplificada dos dados contidos na nota fiscal eletrônica, o DANFE não tem validade fiscal e legal – ainda que seja obrigatório para acompanhar o transporte da mercadoria. Somente a NF-e tem esse tipo de validade

É uma diferença bem sutil, mas imprescindível de ser entendida para que não aconteça nenhum equívoco que complique o seu negócio, como arquivar o DANFE e desconsiderar o arquivo XML, por exemplo.

Ou seja, a principal dica é: organize e armazene todos os arquivos XML – tanto os de notas fiscais recebidas de terceiros, do que você comprou para o seu e-commerce, quanto as emitidas, das mercadorias que você vendeu.

E a diferença entre Nota fiscal e Declaração de conteúdo?

Desde 2018, é obrigatório que as embalagens enviadas pelos correios possuam ou nota fiscal, ou declaração de conteúdo. A diferença é bem simples: a nota fiscal deve estar presente na hora de embalar suas encomendas corretamente e de qualquer produto que faça parte de uma transação comercial. Já a declaração de conteúdo é usada quando a nota não é exigida. É o caso de brindes, prêmios e outros produtos que não foram vendidos de fato. Ou, então, de vendas de Microempreendedores individuais (os MEIs) para pessoas físicas. 

Em qualquer caso, as duas devem estar protegidas (em um plástico ou envelope) do lado de fora do pacote para poderem ser conferidas pelas autoridades caso seja necessário.

Conclusão

É de suma importância que todo o processo de emissão de notas fiscais do seu e-commerce esteja regularizada para garantir que os cálculos de imposto estejam corretos e que sua empresa esteja com a situação regularizada perante a Receita Federal. 

Ainda que levemente burocrático, esse processo fica muito mais simples ao utilizar a Kangu, que conta com serviço de automação na emissão da etiqueta e da DANFE simplificada, para facilitar ainda mais esse processo tão importante.


Esse guest post foi escrito pela Kangu, a plataforma de envio ideal que conecta e-commerces, transportadoras e pontos de coleta e retirada. Clique aqui e cadastre-se para enviar pacotes.