Entre as tantas siglas que aparecem no dia a dia dos empreendedores, você já deve ter se deparado com a KPI. Mas sabe o que KPI significa e qual sua importância para a administração do seu negócio? Neste texto nós apresentamos a Key Performance Indicator (KPI, em inglês), técnica de gestão conhecida aqui no Brasil como Indicador-chave de Desempenho.

O que é KPI e o que ela faz

A KPI corresponde aos indicadores de desempenho essenciais definidos pelo gestor para acompanhar a evolução das operações do negócio, ou seja, é a hierarquização dos tópicos mais importantes para se gerar relatórios e avaliar resultados, evitando levantar dados que não terão utilidade prática para o desenvolvimento da empresa.

Com essa técnica você consegue monitorar os processos do seu empreendimento e descobre o que está e o que não está funcionando na gestão, de modo que é possível traçar as modificações necessárias para atingir objetivos pré-estabelecidos.

A KPI é conhecida também por facilitar a transmissão e compreensão dos preceitos da empresa (visão e missão) para os funcionários, pois permite mapear o andamento dos negócios e medir resultados. Por exemplo: se você tem um e-commerce, sua KPI pode ser o volume de acessos ao site que se convertem em vendas. A partir disso, poderá investigar melhorias, ajustes, soluções, estratégias e ações de marketing e relacionamento com o cliente.

Categorias de Indicadores de Desempenho

Há várias categorias de KPI – e todas são importantes – mas algumas são mais conhecidas e utilizadas pelos empreendedores. Confira algumas delas:

• Indicadores de produtividade: geralmente relacionados a uma relação hora x colaborador, hora x máquina, ou seja, correspondem à utilização dos recursos da empresa a partir da avaliação do que é entregue (produto, resultado).
• Indicadores de qualidade: atuam “em parceria” com os indicadores de produtividade, pois dão suporte para se compreender desvios ou equívocos ocorridos no decorrer de um processo produtivo. Os indicadores de qualidade apontam, por exemplo, as avarias de um produto, que não podem exceder o limite aceitável nos padrões de qualidade para que a mercadoria chegue ao mercado.
• Indicadores de capacidade: essa KPI é utilizada para medir a habilidade de resposta de um determinado processo, como a quantidade X de peças que uma máquina consegue encaixotar durante um tempo Y.
• Indicadores estratégicos: servem para verificar se a organização está alcançando os objetivos anteriormente determinados pela direção. Eles reúnem as informações para os gestores compararem o cenário atual da empresa e avaliarem a necessidade de reposicionamento.
• Ticket médio: esse é um indicador com foco no funcionamento e na dinâmica das vendas e pode ser acompanhado por meio da venda em si, do cliente ou do vendedor, possibilitando analisar o setor de forma mais ampla.

Vantagens da definição de KPI´s

Se você ainda está se perguntando quais são as vantagens de usar KPI, nós listamos alguns tópicos que resumem a importância dessa técnica para a gestão empresarial:

• Organização das informações sobre as etapas de produção e os diferentes setores do negócio que o gestor necessita;
• Visão clara sobre o andamento da empresa, facilitando a tomada de decisão;
• Agilidade e melhor compreensão na divulgação de resultados para sócios e colaboradores;
• Identificação dos pontos fortes e fracos da corporação;
• Mais eficiência a processos produtivos e otimização de relatórios.

Como definir a KPI para sua empresa

O KPI Library é um site colaborativo para você descobrir indicadores de desempenho já utilizados por outras empresas e conferir as suas soluções por elas adotadas. Os conteúdos estão em inglês, mas dão uma boa base sobre os resultados e as ações implementadas nas suas organizações. O portal também oferece artigos escritos por especialistas no assunto.

Apoio da tecnologia

Uma boa dica para organizar os dados referentes às KPIs é aderir a um sistema de gestão online como o Bling, que permite a geração de relatórios sobre o andamento do negócio de modo rápido, organizado e seguro.

O Bling é um ERP acessível, que não exige investimentos em hardware nem instalação e pode ser acessado de qualquer lugar com internet, inclusive via smartphone, sem custo adicional. O software automatiza diversos processos, como recebimento de pedido; controle financeiro; emissão de notas fiscais eletrônicas, boletos bancários e etiquetas; expedição de encomendas e acompanhamento dos pedidos. Cadastre-se e experimente por 30 dias grátis.

Como mostramos nesse post, as KPIs são fundamentais para que todas as áreas da empresa estejam focadas em melhorar sua performance e alavancar o negócio. E você, já usa alguma KPI? Divida sua experiência nos comentários!