Você já parou para pensar no poder que um simples email tem? Uma mensagem por meio da ferramenta digital pode influenciar muito o futuro da sua empresa, principalmente para quem ainda está abrindo um negócio.

Isso porque, considerando o mundo dos negócios, um email profissional pode fazer toda a diferença na forma como a sua empresa é percebida pelos destinatários.

Desde a escolha do endereço de email, até o conteúdo enviado, são diversos os fatores que impactam na imagem da sua marca.

Neste artigo, vamos explorar a importância do uso de um e-mail profissional, além de trazer 5 dicas que vão te auxiliar muito no dia-a-dia.

Boa leitura!

1- Escolha o endereço de email adequado

Em primeiro lugar, se você está buscando criar uma presença online profissional, ter um endereço de email adequado é fundamental!

Então, parece uma coisa simples, mas muitas pessoas ainda usam endereços de email pessoais ou informais para se comunicar no âmbito profissional. 

No entanto, ter um endereço de email profissional traz diversos benefícios e pode ajudar a transmitir uma imagem mais confiável e competente. 

Por outro lado, ao usar um endereço pessoal ou informal, você corre o risco de ser visto como pouco profissional ou até mesmo não ser levado a sério pelos contatos de trabalho. 

Afinal, seu endereço de email é uma das primeiras informações que as pessoas veem ao se comunicar com você.

Agora que entendemos a importância de um endereço adequado, ainda nas dicas de email profissional, vamos ver alguns fatores importantes na escolha:

  • Opte por um endereço de email que inclua seu nome próprio. Isso ajuda a identificar claramente quem você é e facilita a associação com seu trabalho. Por exemplo, “[email protected]” ou “[email protected]”.
  • Combine nome e sobrenome. Isso ajudará a diferenciá-lo de outras pessoas com nomes semelhantes.
  • Evite apelidos ou alcunhas. Opte por algo mais formal e profissional.
  • Se você já tem um nome de domínio próprio para o seu website ou blog, tente manter a mesma identidade no seu endereço de email. 
  • Escolha um provedor de email confiável e bem estabelecido, para manter suas informações protegidas.

2- Crie uma assinatura de email eficaz

Ao incluir seu nome completo, cargo atual e empresa na assinatura de email, você estará deixando claro sua posição e afiliação profissional. 

Isso é muito útil quando você se comunica com clientes, parceiros de negócios ou mesmo colegas de trabalho, pois eles poderão ver suas informações e terão uma ideia clara de quem você é e qual é o seu papel na organização.

Nesse sentido, é importante incluir seu número de telefone ou outros detalhes de contato relevantes, facilitando o processo para as pessoas entrarem em contato com você. .

Além disso, é importante manter a assinatura limpa, ou seja, incluir apenas as informações essenciais, como seu nome, cargo, empresa e informações de contato relevantes.

Você também pode incluir um logo, se isso for aplicável à sua área de atuação. Além de links relevantes, como o site da empresa.

3- Saiba como escrever um email profissional

Para começar, vamos falar da saudação adequada. Assim, quando você inicia um email profissional, é importante ser educado e cordial. 

Portanto, comece o email com um “Olá” ou “Boa tarde”, por exemplo, evitando saudações muito informais. Nesse sentido, a  ideia é demonstrar respeito e profissionalismo desde o início.

Do mesmo modo, no corpo do email, é essencial manter as coisas concisas, claras e objetivas. Ou seja, comece destacando o objetivo do seu email logo no início para que o destinatário saiba imediatamente qual é o assunto em questão.

Assim também, opte por parágrafos curtos, evite informações redundantes e, para muitas informações, use listas e marcadores.

Por fim, na despedida do email, é bom encerrar de forma educada e profissional e certifique-se de que a despedida reflita o tom do email e a relação com o destinatário.

4- Evite alguns erros comuns

Existem alguns erros comuns no envio de emails. Então, as dicas de email profissional não poderiam deixar de destacar tais equívocos que, com um pouco de atenção, podem ser evitados.

Nesse contexto, os erros mais frequentes e que prejudicam a credibilidade do negócio, são os gramaticais e de ortografia. Assim, certifique-se de revisar cuidadosamente seus emails antes de enviá-los. 

Além disso, você também pode usar ferramentas de correção ortográfica e gramatical para ajudar nessa tarefa, além de ler o email em voz alta para identificar erros que possam passar despercebidos visualmente.

Outro ponto importante, mas que por vezes não recebe o devido cuidado é a formatação do email.  Então, use espaçamento adequado e uma fonte legível. Ou seja, evite usar cores ou estilos de fonte que possam dificultar a leitura ou parecer pouco profissionais.

5- Tenha o nome da sua empresa no endereço de email

Mais uma das dicas de email profissional é ter o nome da sua empresa no endereço do email. Isso quer dizer, ter “[email protected]”, ao invés de um email com o nome do provedor.

Dessa forma, você pode considerar que ao utilizar um endereço de email personalizado com o nome da sua empresa, está transmitindo uma imagem profissional e dando à sua mensagem um peso diferente.

Logo, usar um endereço de email personalizado também oferece uma camada adicional de privacidade. Visto que, ao usar um provedor de email genérico, como Gmail ou Yahoo, você está dando a entender que está usando uma conta pessoal para fins comerciais. 

Em resumo, ter o nome da sua empresa no endereço de email é uma escolha inteligente para fortalecer a imagem profissional e dar credibilidade. 

Acima de tudo, é um investimento valioso que pode trazer retornos significativos para o seu negócio.

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Agora você já sabe tudo sobre email profissional!

Ao longo deste artigo trouxemos algumas dicas de email profissional, para te ajudar a aprimorar a comunicação por email e transmitir credibilidade.

Agora é a sua vez! Reúna as dicas apresentadas e melhore sua comunicação por email.

Com isso, lembre-se de que a prática leva à perfeição, então, quanto mais você aplicar essas diretrizes, melhor será sua comunicação e mais impacto você terá em sua empresa.

E não esqueça, se você deseja profissionalizar seu negócio, um endereço de email profissional é o primeiro passo para se destacar no mercado.

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