Você já parou para pensar no poder que um simples e-mail tem? Uma mensagem por meio da ferramenta digital pode influenciar muito o futuro da sua empresa, principalmente para quem ainda está abrindo uma. E, para ajudar, trouxemos valiosas dicas de e-mail profissional para você!

Isso porque, considerando o mundo dos negócios, um e-mail pode fazer toda a diferença na forma como a sua empresa é percebida pelos destinatários.

Desde a escolha do endereço de e-mail até o conteúdo enviado, são diversos os fatores que impactam a imagem da sua marca.

Neste artigo, vamos explorar como escrever um e-mail profissional, com 5 dicas que auxiliam muito no dia a dia, além de exemplos de nomes e endereços para te inspirar!

Boa leitura!

Dicas de e-mail profissional para conhecer e se inspirar 

  1. Escolha o endereço de e-mail adequado

Em primeiro lugar, se você está buscando criar uma presença on-line profissional, ter um endereço de e-mail adequado e que mostre profissionalismo e credibilidade, é fundamental!

A escolha até parece um processo simples, mas muitas pessoas ainda usam endereços pessoais ou informais para se comunicar no âmbito profissional.

No entanto, ter um endereço de e-mail profissional traz diversos benefícios e ajuda a transmitir uma imagem mais confiável e competente.

Por outro lado, ao usar um endereço pessoal ou informal, você corre o risco de ser visto como pouco profissional ou até mesmo não ser levado a sério pelos contatos de trabalho.

Afinal, seu endereço de e-mail é uma das primeiras informações que as pessoas veem ao se comunicar com você.

Dicas para escolher um endereço de e-mail profissional

Agora que entendemos a importância de um endereço adequado, veja dicas de e-mail profissional para acertar na escolha.

  • Opte por um endereço que inclua seu nome próprio. Isso ajuda a identificar claramente quem você é e facilita a associação com seu cargo/trabalho. Por exemplo, “[email protected]” ou “[email protected]”. 
  • Combine nome e sobrenome. Isso ajuda a diferenciá-lo de outras pessoas com nomes semelhantes.
  • Evite apelidos ou alcunhas. Opte por algo mais formal e profissional.
  • Se você já tem um nome de domínio próprio para o seu website ou blog, mantenha a mesma identidade no seu endereço de e-mail.
  • Escolha um provedor de e-mail confiável e bem-estabelecido para manter suas informações protegidas.

Exemplos de endereço de e-mail profissional 

Veja alguns exemplos de endereço de e-mail profissional, bastante usados por várias empresas, para se inspirar:

Se o departamento tiver vários colaboradores que respondem aos e-mails, é possível criar apenas um único endereço para todos. Porém, setores como o de vendas precisam de uma conexão e proximidade maior com o destinatário, logo, o ideal é utilizar o nome e o sobrenome do vendedor.

Lembre-se sempre de variar os usuários e nunca usar um e-mail único para todas as interações com clientes.

A época de usar “[email protected]” já passou.

Crie endereços e nomes de e-mail profissional conforme as áreas e necessidades dos consumidores.

Leia também: Newsletter para e-commerce: o que é e como fazer [tudo sobre]

  1. Crie uma assinatura de e-mail eficaz

Ao incluir seu nome completo, cargo atual e empresa na assinatura de e-mail, você estará deixando claro sua posição e afiliação profissional.

Isso é muito útil ao se comunicar com clientes, parceiros de negócios ou até mesmo colegas de trabalho, pois poderão ver suas informações e terão uma ideia clara de quem você é e qual o seu papel na organização.

Nesse sentido, é importante incluir seu número de telefone ou outros detalhes de contato relevantes, facilitando o processo para as pessoas entrarem em contato com você ― principalmente o setor comercial.

Além disso, é importante manter a assinatura limpa. Ou seja, incluir apenas as informações essenciais, como seu nome, cargo, empresa e informações de contato relevantes.

Você também pode incluir um logo, se isso for aplicável à sua área de atuação. Além de links relevantes, como o site, o blog e as redes sociais da empresa.

  1. Saiba como escrever um e-mail profissional

Para começar, vamos falar sobre a saudação adequada. Quando você inicia um e-mail profissional, é importante ser educado e cordial.

Portanto, comece com um “Olá” ou “Boa tarde”, por exemplo, evitando saudações muito informais. Nesse sentido, a  ideia é demonstrar respeito e profissionalismo desde o início.

Do mesmo modo, no corpo do e-mail, é essencial manter o conteúdo conciso, claro e objetivo. Ou seja, comece destacando o objetivo do envio logo no início para que o destinatário saiba imediatamente qual é o assunto em questão.

Assim também, opte por parágrafos curtos, evite informações redundantes e, para listar muitas informações, use listas e marcadores.

Por fim, no fechamento, é bom encerrar de forma educada e profissional. Certifique-se de que a despedida reflita o tom do e-mail e a relação com o destinatário. Inclua a assinatura da empresa, se houver.

Veja outras técnicas para conquistar e fidelizar clientes: Marketing de conteúdo para e-commerce: quais as vantagens e como fazer?

  1. Evite erros comuns

Existem alguns erros comuns no envio de e-mails. Então, as dicas de e-mail profissional não poderiam deixar de destacar tais equívocos que, com um pouco de atenção, podem ser evitados.

Nesse contexto, os erros mais frequentes e que prejudicam a credibilidade do negócio, são os gramaticais e de ortografia. Assim, certifique-se de revisar cuidadosamente seus e-mails antes de enviá-los. 

Além disso, você também pode usar ferramentas de correção ortográfica e gramatical para ajudar nessa tarefa, além de ler o conteúdo em voz alta para identificar erros que possam passar despercebidos visualmente.

Outro ponto importante, mas que por vezes não recebe o devido cuidado, é a formatação do e-mail: use espaçamento adequado e uma fonte legível. Ou seja, evite usar cores ou estilos de fonte que possam dificultar a leitura ou parecer pouco profissionais.

Lembre-se: menos é mais.

  1. Tenha o nome da sua empresa no endereço de e-mail

Mais uma das dicas de e-mail corporativo é ter o nome da sua empresa no endereço. Isso quer dizer, ter “[email protected]” em vez de um com o nome do provedor, como @gmail e @yahoo.

Dessa forma, pode considerar que, ao utilizar um endereço de e-mail personalizado com o nome da empresa, transmite uma imagem profissional e passa um peso diferente a sua mensagem.

Logo, usar um nome de e-mail profissional personalizado também oferece uma camada adicional de privacidade. Visto que, ao utilizar um provedor de e-mail genérico, como Gmail ou Yahoo, você está dando a entender que está usando uma conta pessoal para fins comerciais. 

Em resumo, ter o nome da sua empresa no endereço de e-mail é uma escolha inteligente para fortalecer a imagem profissional e dar credibilidade. 

Acima de tudo, é um investimento valioso que pode trazer retornos significativos para o seu negócio.

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Como aumentar a credibilidade da marca por e-mail?

Ao longo deste artigo trouxemos algumas ideias e-mail profissional para te ajudar a aprimorar a comunicação on-line e transmitir credibilidade. Porém, deixamos a cereja do bolo para o final: como aumentar a credibilidade e melhorar a imagem da sua marca com envios mais estratégicos.

Em poucas palavras, a resposta é o uso de sistemas inteligentes de gestão, como o ERP do Bling. Calma, vamos explicar!

Imagine que o setor comercial de uma empresa envia um e-mail para fechar uma venda digitando manualmente a chave-Pix do negócio ou precisando criar à mão boletos ou Qr Codes.

Agora, pense em outro negócio que envia um link de pagamento por e-mail ao cliente, mostrando inovação e investimento em segurança e tecnologia para oferecer mais facilidade ao seu público?

Qual deles você acha que transmite maior credibilidade, transparência e segurança ao seu cliente? Qual empresa ofereceu uma boa experiência de compra ao seu público? Com certeza, a segunda.

E como fazer isso? O sistema de gestão online do Bling, além de várias funcionalidades, permite criar links para diversas formas de pagamento, realizando automaticamente a conciliação financeira na sua conta digital da plataforma.

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