A vontade de formalizar as atividades nas micro e pequenas empresas é um sentimento natural entre os empresários. Afinal, as normas, procedimentos e rotinas são bastante úteis para que os funcionários trabalhem de forma mais organizada na busca pelos resultados.

No entanto, o lado negativo desse tipo de iniciativa é que, em meio a tantas regras a serem cumpridas internamente a empresa pode acabar reduzindo a sua capacidade de reagir de forma mais ágil às constantes mudanças do mercado lá fora.

Saiba como reduzir os processos e a burocracia em sua empresa para aumentar a competitividade! Confira:

Dê mais autonomia à equipe

Não é raro que as pequenas empresas centralizem grande parte das decisões em seus proprietários ou funcionários de níveis hierárquicos superiores.

Isso faz com que os processos e burocracia atrapalhem e a equipe fique sem qualquer autonomia para tomar decisões simples, como a compra de material de escritório ou a mudança de alguns pontos de uma proposta comercial.

Por isso, é fundamental que a empresa dê maior autonomia a seus funcionários, mesmo que isto implique na realização de mais treinamentos para melhor prepará-los para a tomada de decisão.

Abuse da tecnologia

Documentos impressos podem ser úteis em alguns momentos. Mas as empresas que querem reduzir os processos e a burocracia precisam adotar soluções informatizadas para reduzir as limitações provocadas pelos trâmites em papel.

Implementando um sistema ERP, por exemplo, sua empresa pode centralizar diversos controles que antes ficavam dispersos entre setores e equipes, aumentando a produtividade e reduzindo as chances de erros e tarefas duplicadas.

Otimize as reuniões

Muitas empresas tornam suas atividades morosas somente por realizarem um número absurdo de reuniões durante a semana para organizar as tarefas. Pare por um momento e liste as prioridades do seu negócio: dificilmente a realização de reuniões com a equipe será uma delas.

Reduza os encontros ao mínimo necessário (afinal, algumas são indispensáveis) e — o que é mais importante — só chame as pessoas que realmente podem contribuir para o assunto tratado. Isso permite que as pessoas tenham o tempo livre para conduzir suas tarefas e reduzir o volume de trabalho.

Revise os processos

Muitas empresas acabam enforcadas em processos extensos e complexos somente por nunca terem se dado ao trabalho de analisá-los.

Por isso, uma dica valiosa é convidar as equipes e funcionários envolvidos nos processos mais importantes de negócio a desenhá-los em um quadro.

Isso possibilita que a empresa entenda melhor as interações, etapas e aprovações no fluxo de trabalho, criando oportunidades para a remoção de gargalos e obstáculos que tornam as tarefas mais burocráticas.

Recompense a ação

Outra boa forma de estimular uma cultura de trabalho com menos processos e burocracia em sua empresa é recompensar as pessoas e times que tomam decisões e agem em suas tarefas do dia a dia.

Isso irá mostrar aos demais que a prioridade do negócio é seguir em frente, e não ficar parado diante de formalidades desnecessárias.

Ao seguir essas dicas, sua empresa já começa a trilhar o caminho para a desburocratização, o que irá trazer resultados valiosos a longo prazo.

E você, conhece outras dicas que podem ajudar uma empresa a reduzir seus processos e burocracia? Compartilhe sua experiência em nossa seção de comentário