Em uma empresa, os setores devem sempre pensar na comunicação entre si: o administrativo, o estoque, a logística e o financeiro. Porém, quando algum processo falha, ou alguma atitude fora do esperado precisa ser tomada é hora de colocar em prática uma operação de retaguarda ou o back office. É um projeto que visa garantir a qualidade do trabalho ao cliente, mesmo em uma situação adversa.
Ou seja, é como uma retaguarda para solucionar problemas de forma imediata, portanto todos os setores da empresa podem ser considerados um back office, como forma de dar suporte ao cliente se necessário.
O que é backoffice?
Em tradução livre do inglês o termo back office ou backoffice é retaguarda, e é a partir deste processo que o gestor busca corrigir erros na operação, que possam afetar os resultados.
No cenário de e-commerce, devido às características da compra, o processo ganha destaque ainda maior, pois exerce papel de suporte. Os profissionais envolvidos na linha de frente acabam sendo indispensáveis, pois garantem a continuidade da operação, sem prejudicar o cliente.
Contrapondo o front office, o backoffice é um suporte operacional para a gestão do negócio, e dentro dessa gestão estão funções importantes como o RH, marketing, contabilidade, jurídico, entre outras.
Importância do back office para as empresas
Os profissionais envolvidos na área de back office têm sempre o papel de identificar problemas e gerar soluções, antes que a falha no processo impacte na experiência de compra do cliente. A partir dessa identificação é preciso gerar um plano de ação.
O back office faz parte da gestão interna da empresa e toma para si a função de fazer as coisas acontecerem, mesmo quando sair algo fora do esperado.
É preciso entender a gestão de custos para que seja feita uma otimização de processos que compreende redução de custos, definição de metas, acompanhamento de resultados e análise de dados.
O back office é um processo importante tanto para quem trabalha no varejo físico, no e-commerce e até mesmo na indústria.
O back office se aplica a todas as empresas?
É importante destacar que o processo é geralmente realizado pelos profissionais que prestam serviços indiretos. Um exemplo é em um estabelecimento comercial a atividade não compete a quem vende, mas quem está por trás da operação. É um grupo amplo que participa do processo mas não realiza a atividade fim, que no caso é vender. É importante reconhecer que nada acontece sem retaguarda dos setores complementares.
Portanto o back office se aplica sim a empresas de todos os portes, como uma forma de dar suporte para solucionar os problemas e adversidades de forma imediata.
Cuidar do back office é uma segurança para a empresa
Ou seja, nenhuma empresa sobrevive somente com uma área funcionando. É a junção das equipe e das suas expertises que realiza os objetivos e os sucessos das empresas. Ter operações de back office é uma segurança para algum momento de dificuldade, a empresa continue se mantendo em movimento.
Investir no back office é uma forma de apostar no crescimento orgânico da empresa. Através do controle e previsões das atividades e imprevistos. O gestor deve organizar as equipes antecipadamente para poder ficar tranquilo caso algo aconteça fora do esperado.
Modernizar as operações e dar autonomia para as equipes se organizarem também é importante para que o colaborador entenda a importância de manter processos aparelhados e uma retaguarda eficiente. O back office é uma tarefa prioritária e deve existir nos negócios de todos os portes, desde as grandes empresas até as organizações que estão se estruturando.
Benefícios de uma gestão de back office automatizada
Os controles de gestão manuais acabam facilitando o acontecimento de problemas, isso porque falhas humanas acontecem com maior frequência quando precisa-se cadastrar dados a qualquer movimento de produto ou serviço. A tecnologia é uma ferramenta do nosso tempo para tornar o trabalho mais dinâmico e mais assertivo, e um sistema ERP de gestão é uma ferramenta prática e eficiente.
As falhas prejudicam e atrasam os resultados desejados, por isso não vale correr riscos e viver preocupado. A ação é o melhor caminho: automatizar a gestão e organizar a equipe para ter estratégias no back office eficientes.
A prática de back office não pode depender apenas de planos e suposições. É fundamental ter uma gestão organizada, e para aumentar resultados e reduzir desperdício de tempo nada melhor do que um sistema de gestão como o Bling.
Com a gestão interna interligada, pensar em soluções com base em resultados também se torna um processo mais simples. Um ERP integra as diferentes áreas e reduz os ruídos de informação, assegurando uma administração compartilhada e ainda auxiliando nas tomadas de decisão.
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