É comum que micro e pequenos empreendedores tenham dúvidas sobre como emitir nota fiscal.
Entretanto, cumprir as etapas de lançamento do documento é essencial para que você se mantenha em dia com as obrigações fiscais.
Nesse sentido, é essencial solucionar dúvidas, entre elas:
- O que é preciso para gerar a nota fiscal?
- Como emitir?
- Qual é a importância?
É justamente sobre isso que falamos ao longo deste guia!
Essas são as perguntas que responderemos, com o objetivo de te ajudar a cumprir essa etapa indispensável para a manutenção de uma empresa.
Então, segue com a gente e aprenda tudo o que você precisa saber!
O que você verá no artigo:
Qual a importância da nota fiscal?
A nota fiscal é um documento obrigatório para grande parte das empresas. Ele formaliza a venda e compra de produtos e serviços e centraliza as informações tributárias. Por ter validade jurídica, a NF-e é usada para facilitar o recolhimento de impostos e a fiscalização dos órgãos responsáveis.
Diante disso, aprender como emitir nota fiscal eletrônica é fundamental para garantir segurança nas informações e agilizar os processos.
O que é preciso para gerar a nota fiscal como empresa?
Para gerar a nota fiscal como empresa é preciso:
- ter registro como empresa e possuir um CNPJ;
- comprar um certificado digital e instalar em seu computador;
- ter acesso à internet;
- usar um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o “Emissor de NF-e”, oferecido pela própria Sefaz.
Também é possível emitir nota fiscal como pessoa física, nesses casos, o tipo de nota fiscal mais comum é a NFA-e, ou nota fiscal avulsa eletrônica.
Para ter acesso ao documento é preciso:
- Acessar o site da Sefaz do seu estado e solicitar autorização para emitir NFA-e;
- Realizar seu cadastro no site do Sefaz;
- Preencher as informações com a documentação exigida;
- Incluir os dados da NFA-e no formulário;
- Acompanhar o processo de análise.
Fique atento se no seu estado é possível emitir a NFA-e. Em alguns locais isso não é permitido.
Vale a pena lembrar que pessoas físicas e profissionais autônomos não são obrigados a emitir o documento fiscal, por isso, ele se faz necessário em apenas algumas situações, por exemplo, quando o cliente solicita.
Nesse cenário, a NFA-e é a solução mais adequada. Contudo, em casos em que a emissão é obrigatória ou constante, a instrução é a criação de um CNPJ e a adoção de um sistema de emissão de nota fiscal que torne o processo mais ágil e eficiente.
Como emitir nota fiscal eletrônica: passo a passo
O passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica inclui:
- Compreender qual tipo de nota fiscal você deve emitir
- Adquirir um certificado digital
- Fazer o credenciamento no site da Sefaz
- Usar um software para emissão de nota fiscal
- Preencher todos os dados relacionados à NFe
Passo 1: Compreender qual tipo de nota fiscal você deve emitir
O primeiro passo para emissão do documento é entender quais são os tipos de nota fiscal obrigatórios para o seu negócio. As mais utilizadas no mercado são:
- NF-e (Nota Fiscal de Produtos Eletrônica);
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço);
- NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor).
NF-e (Nota Fiscal de Produtos Eletrônica)
A NF-e é a versão digital da nota fiscal tradicional. Emitida e armazenada eletronicamente e, geralmente, utilizada entre transações de pessoas jurídicas, ela registra a venda de produtos físicos.
Nela estão inclusas cobranças de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)
A NFS-e é uma nota para confirmar prestações de serviços, serviços de assinaturas e produtos digitais.
Geralmente emitido por pequenas e médias empresas, é um modelo de nota mais flexível, mas que deve ser expedido junto à prefeitura.
Leia também: Guia de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor)
A NFC-e, caracterizada por ser emitida ao consumidor final, é uma versão eletrônica que substitui os tradicionais cupons fiscais do varejo.
Esse modelo costuma ser utilizado em mercados, farmácias, açougues e afins.
Quem não precisa emitir nota fiscal?
São dispensadas da emissão do documento fiscal:
- autônomos;
- microempreendedor individual (MEI), que só é obrigado a emitir a NF em vendas feitas para outra empresa. Em caso de venda para pessoa física, a emissão de nota fiscal não é obrigatória, mas é recomendável;
- produtores rurais que vendem produtos diretamente para consumidores finais, sem a intermediação de um varejista.
Leia também: Como emitir Nota Fiscal como MEI? Passo a passo + ferramenta
Vale lembrar que as notas fiscais eletrônicas são obrigatórias para os negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Para saber mais, acesse nosso post sobre Nota Fiscal Eletrônica ou nossa FAQ para dúvidas de Nota Fiscal para conhecer mais sobre os modelos do documento e suas utilizações.
Passo 2: Adquirir um certificado digital
Um certificado digital nada mais é do que uma assinatura eletrônica que comprova a autenticidade do documento fiscal.
Além de ser essencial para gerar NF, ele também é útil em situações que precisam comprovar a identidade do usuário, como transações bancárias.
Para comprar o certificado digital, é necessário escolher uma autoridade certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – BR).
Há várias autoridades que monitoram e regulamentam a emissão dos certificados no Brasil. Para conhecer todas as agências certificadoras, é preciso acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
No Bling!, é possível adquirir o Certificado Digital Certisign. O modelo A1 é um arquivo digital com validade de um ano, e pode ser armazenado em seu computador ou na nuvem.
Com ele, é possível realizar a transmissão de notas fiscais eletrônicas e fazer transações online de maneira segura.
Além disso, o sistema ainda permite que você faça a emissão da NFe de todos os tipos que listamos acima, de maneira simples e integrada aos demais processos da empresa, como a venda.
No vídeo abaixo é possível acompanhar o passo a passo de instalação do certificado usando o Bling!. Confira!
Entre os diversos certificados digitais, o mais popular é o e-CNPJ, que funciona para assinar os documentos digitais, emitir notas fiscais eletrônicas e até simplificar o processo de recolhimento do FGTS.
Passo 3: Credenciamento no site da Sefaz
A Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) precisa reconhecer o seu CNPJ para emitir notas fiscais validadas. Alguns estados fazem essa ação automaticamente no momento em que a empresa é criada.
Do contrário, é necessário credenciar a empresa no portal da Sefaz do estado ou município onde a organização está registrada – empresas que estão em mais de uma unidade federativa precisam realizar o credenciamento em cada uma das localidades.
Para encontrar o site do seu estado basta fazer uma pesquisa simples no Google com os termos “Sefaz + nome do estado”. Como no exemplo abaixo.
Passo 4: Use um software para emissão de nota fiscal
A maneira mais fácil de fazer a emissão do documento fiscal é por meio de um software emissor de nota fiscal integrado a outras áreas da sua empresa.
Nesse cenário, um sistema ERP que integra as múltiplas áreas da empresa, como vendas, finanças e estoque é a alternativa que vai te oferecer o suporte mais completo para escalar seu negócio.
Com o sistema, o gestor tem mais facilidade para enviar o documento com todas as informações preenchidas corretamente, simplificando a parte burocrática e garantindo segurança em todas as etapas do processo.
A dica para escolher um bom software emissor de notas fiscais é consultar suas facilidades de uso, integração com outros serviços e suporte técnico.
O Bling!, por exemplo, é um ERP online que faz emissão de notas fiscais de maneira ágil e segura, poupando a repetição de um trabalho que pode tomar muito do seu tempo.
Ele integra, por exemplo, as informações preenchidas por um consumidor para concluir um pedido online ao sistema de emissão de nota fiscal, assim, você não precisa preencher nada manualmente.
Todo o processo é feito automaticamente, a cada venda. Além disso, é possível enviar o documento ao cliente, também de forma automática.
Para entender o funcionamento da ferramenta, confira o passo a passo para emitir nota fiscal, no vídeo abaixo.
Como gerar a nota fiscal sem ERP?
Você também pode emitir a nota fiscal eletrônicas sem o uso de um ERP, para isso:
- Defina o tipo de notas que a sua empresa precisa emitir (NF-e, NFS-e, NFC-e);
- Compre um certificado digital;
- Faça o cadastro na prefeitura da cidade onde a empresa foi registrada (para empresas prestadoras de serviço) ou na SEFAZ do seu estado (para empresas do comércio);
- Acesse o site da Sefaz ou da prefeitura criados para emissão fiscal.
O site da Sefaz e algumas prefeituras disponibilizam plataformas para gerar o documento gratuitamente. Contudo, é necessário o preenchimento manual dos documentos.
Passo 5: Preencha todos os dados relacionados à nota
Um dos principais cuidados quanto à nota fiscal é preencher os dados que compõem o documento, corretamente.
Entre as informações que devem ser consideradas estão:
- razão social da empresa que está vendendo a mercadoria;
- CNPJ;
- endereço;
- inscrição estadual;
- telefone;
- identificação do cliente com dados como nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço;
- descrição dos produtos ou serviços;
- quantidade;
- valor unitário;
- valor total;
- impostos e contribuições;
- data de emissão;
- número da nota fiscal;
- transportadora: se houver transporte de mercadorias.
Leia também: Logística com transportadoras: Como melhorar as entregas do e-commerce
Como cancelar nota fiscal eletrônica?
Na correria do dia a dia de um negócio, é comum que haja equívocos na emissão de nota fiscal.
Afinal, sendo um trabalho muito manual, na maioria das vezes, por erro de digitação, alguns campos podem ser mal preenchidos.
Felizmente, seguindo as normas fiscais, é possível cancelar a nota fiscal eletrônica.
No geral, no prazo de sete dias e caso o produto não tenha sido entregue, esse cancelamento é mais simples. Nessas situações, você só precisa:
- acessar a plataforma para emissão;
- buscar a nota em questão;
- clicar no botão de cancelamento.
Para fazer isso, o emissor só irá precisar de um certificado digital e descrever um motivo, em pelo menos 15 caracteres, para o cancelamento.
Por outro lado, se o produto já foi entregue ou está em trânsito, o emissor deverá emitir uma nova nota – desta vez, de devolução.
Já se for ultrapassado o prazo de 168 horas da emissão, o empresário deverá emitir uma nota de estorno.
Qual melhor plataforma para emitir nota fiscal?
A transformação digital impacta há algum tempo o setor fiscal, e o surgimento da NF-e é reflexo disso.
Hoje, com a digitalização das notas fiscais, todo o processo de emissão se tornou mais ágil e prático.
O empreendedor, nesse sentido, é beneficiado de várias formas:
- realiza menos atividades burocráticas de baixo valor e, consequentemente, ganha tempo para focar em seu negócio.
- reduz custos. Isso porque, além de ser sustentável, a digitalização permite que a empresa economize em gastos de impressão e armazenamento de documentos.
Vale ressaltar também que, quanto menos manual, menor a taxa de erros.
Mas qual é a melhor opção para emitir nota fiscal? Sem dúvida, um sistema ERP que integra toda a sua gestão é a resposta a essa dúvida.
Afinal, ele potencializa os benefícios gerados pela digitalização do processo, oferecendo ainda mais agilidade, eficiência e produtividade para quem faz vendas.
Além disso, com uma ferramenta como essa, você acelera e facilita também processos envolvendo o cancelamento, trocas e devoluções.
Agora que você já sabe como emitir notas fiscais, não deixe de conhecer o Bling!, um sistema de gestão empresarial que facilita a emissão de documentos fiscais e controla a gestão de outras frentes do negócio.
Além de encontrar recursos para lançamento de NF você também faz toda a gestão do seu negócio usando uma única ferramenta.
E se você vende em mais de um canal, seja físico ou online, é possível integrar todas as informações em uma única plataforma.
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