Um sistema ERP é um método completo de gestão que tem como objetivo principal integrar os processos dentro de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Esse sistema integrado auxilia gestores nas demandas de informações, reduzindo custos e melhorando a qualidade dos processos.

Quem é dono do próprio negócio sabe o quanto é importante contar com as ferramentas adequadas para melhorar a gestão. Entre tantos processos burocráticos que fazem parte do dia a dia de um empreendedor, o mais recomendado é contar com tecnologias que evitem possíveis erros e aumentem a eficiência.

Assim, surge o sistema ERP. Neste guia completo reunimos as principais informações sobre sistema integrado de gestão e tudo que você deve saber para aumentar a eficiência do seu negócio enquanto reduz custos.

O que é um sistema ERP e para que serve?

O Enterprise Resource Planning, ou simplesmente ERP, é um sistema que oferece fácil acessibilidade para gerir os dados de uma empresa de uma maneira mais integrada e confiável.

A partir dos dados que são armazenados pelo software, são feitos diversos diagnósticos aprofundados a respeito das medidas que seriam necessárias para aumentar a produtividade e reduzir os gastos.

Graças à praticidade do uso e aos benefícios que o sistema ERP traz para o dia a dia, diversos gestores já estão usando a tecnologia para aumentar a eficiência do próprio negócio. Com a integração que proporciona, diferentes setores de uma mesma empresa podem se comunicar de forma mais rápida e objetiva.

Sabendo que um dos maiores problemas em empresas é a falta de clareza na comunicação, o software consegue ajudar os gestores na tomada de decisão, contribuindo para o crescimento e a rentabilidade do negócio.

Como surgiu o sistema integrado de gestão?

Apesar de ser considerada uma tecnologia que mudou a maneira como empresas trabalham nas últimas décadas, a história da invenção do ERP data de mais de 100 anos.

Ford Whitman Harris, o famoso engenheiro, criou o EOQ (Economic Order Quantity), a fim de programar a sua produção. Essa invenção foi utilizada por muito tempo, até que a fabricante Black & Decker desenvolveu uma outra solução a partir da ideia de Ford, para que ficasse mais simples realizar o planejamento das necessidades de materiais.

Esse novo método passou a ser chamado de Material Requirements Planning, ou simplesmente MRP. 

Basicamente, os conceitos criado por Ford, o EOQ, foram integrados a um computador para que pudessem ser utilizados de maneira mais simples e rápida. Essa ferramenta foi considerada revolucionária, até que em 1983 surgiu a MRP II (Manufacturing Resource Planning).

Nesse novo momento da tecnologia, foram incorporados ao que já existia alguns módulos diferenciados, além de componentes da arquitetura de software para que outras atividades também fossem contempladas por esse sistema, como a parte de compras e de gerenciamento de contratos. 

A partir da MRP II, foi possível realizar a integração de dados e compartilhar informações com outros setores da mesma companhia, resultando em melhora da produção e redução de desperdício.

A partir das necessidades que foram sentidas ao longo das outras décadas, o sistema continuou evoluindo, dando origem ao ERP, fazendo com que as atualizações frequentes se tornassem parte do sistema, a fim de trazer sempre as melhores funcionalidades, de acordo com a necessidade de cada empresa.

O que é ERP: exemplos de funcionalidades

O ERP é um sistema completo para a gestão empresarial. Basicamente, o ERP auxilia gestores a melhorarem os processos dentro das empresas, a partir da integração das funções de diversas áreas, como:

  • Faturamento;
  • Financeiro;
  • Compras;
  • Estoque;
  • Gestão de Vendas;
  • Integração com E-commerces;
  • Cadastro de Clientes e fornecedores;
  • Fiscal.

Essa característica facilita o gerenciamento das informações e integração dos dados das diversas áreas envolvidas na empresa. Além disso, a otimização de processos e maior rapidez nos procedimentos são vantagens que o sistema ERP proporciona.

Assista ao vídeo abaixo e veja as funcionalidades do ERP Bling:

Como o sistema ERP funciona na prática?

No dia a dia, as empresas possuem grande fluxo de informações a serem controladas. O ERP, por sua vez, atua centralizando todas essas informações em uma única plataforma. Com isso, todo o fluxo de dados corporativos fica mais fluido, além de ser compartilhado com maior facilidade.

Um outro benefício é que unificar essas informações em um sistema pode eliminar a duplicidade de informações, responsável por atrasar o trabalho de diversos profissionais. Gestores que desejam insights mais valiosos sobre o próprio negócio necessitam de uma ferramenta como essa.

O sistema pode auxiliar, por exemplo, o departamento de logística para e-commerce em empresas que atuam em lojas virtuais. O ERP identifica a disponibilidade dos produtos no estoque e automaticamente as informações são atualizadas evitando erros no processo.

Por fim, o sistema ERP também é bastante prático ao ajudar na administração das contas a pagar e receber, monitorando as vendas e auxiliando no acompanhamento dos pedidos. 

Quais são as vantagens do ERP para empresas?

A redução de custos e centralização das informações são as principais vantagens de usar um sistema ERP, mas não são as únicas. Veja algumas abaixo:

1- Mais produtividade

Concentrar todas as informações da empresa em um único sistema automatizado significa menos retrabalho. Sem precisar perder tempo buscando dados que já estão no sistema ERP, o empreendedor ou a equipe tem um ganho de produtividade no dia a dia, conseguindo focar no que realmente importa para manter a empresa funcionando de forma saudável.

2- Mais economia

Mais produtividade corresponde a mais ganhos. Com uma operação mais enxuta, fica fácil garantir o controle financeiro do negócio. Um sistema ERP também elimina a necessidade de softwares e plataformas diferentes: a gestão acontece em um só lugar, cortando gastos com fornecedores distintos.

3- Mais escalabilidade

O objetivo de toda empresa é crescer, certo? Nesse processo de crescimento é importante ter uma estrutura maleável, que consiga acompanhar a evolução do negócio. O sistema ERP tem essa vantagem: ele se adapta conforme a demanda da companhia, sem deixar o empresário na mão.

4- Mais flexibilidade

Fazer o controle da empresa em qualquer lugar é fundamental para quem é responsável por um pequeno negócio. É comum que uma única pessoa assuma papéis diferentes. Com o sistema ERP disponível em versão mobile, por exemplo, o empreendedor pode acompanhar o que acontece na empresa a qualquer momento, em qualquer lugar.

5- Mais modernidade

Não dá mais para fazer controle manual da sua empresa na era em que vivemos, não é mesmo? O sistema ERP é uma forma acessível e simplificada de colocar o seu negócio no mundo moderno e da automação.

6- Mais integração

Um sistema ERP permite a centralização de emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística e o financeiro da empresa em um só lugar. Essa integração de serviços é uma excelente maneira de otimizar a rotina. 

7- Mais segurança

Ter mais segurança nos processos é indispensável para qualquer empresa nos dias de hoje. Um sistema ERP garante que os dados da sua companhia estão seguros, principalmente quando falamos de um ERP em nuvem. Os riscos de fraude ou invasão são menores, como explicamos abaixo.

Sistema ERP e segurança de dados

Uma das explicações para o sucesso do sistema ERP é a garantia da segurança dos dados. Para que uma empresa tenha um crescimento saudável, é essencial contar com um software de gestão que não apenas contribua com as atividades operacionais, mas também forneça os subsídios para a segurança das informações. 

Afinal, proteger os dados é algo essencial para ter um bom relacionamento com os clientes e se destacar entre os concorrentes. Uma maneira de garantir mais proteção às informações é usar um sistema que trabalha em nuvem.

Por contar com mecanismos de proteção distintos, o sistema ERP em nuvem oferece mais camadas de segurança.

Como o sistema ERP garante a segurança de seus dados

Para que o sistema ERP seja classificado como uma opção viável e segura ao seu negócio, ele possui algumas camadas – que, normalmente, podem ser divididas em três.

Na primeira camada ficam as funcionalidades, como os cadastros a partir de formulários divididos em campos, os processos e outros dados que são essenciais para a operação da empresa. Nesta camada estão dados que ajudarão a realizar as análises do negócio.

Em uma outra camada está a aplicação, em que são armazenadas as informações de uma maneira lógica no banco de dados. 

Para trazer mais segurança, a terceira camada é formada a partir de conexões, para garantir que os dados estarão bem protegidos na nuvem.

Sistema ERP local ou ERP na nuvem?

Como falamos, um sistema ERP na nuvem garante mais segurança para a empresa. Mas quais são as diferenças entre um ERP local e um modelo que funciona em cloud?

Basicamente, o ERP local é instalado em uma máquina da sua companhia, usando esse equipamento escolhido como base e os seus servidores para funcionar. Ele também exige a atenção de uma equipe própria de TI caso precise de manutenção.

A vantagem é que ele é altamente personalizável. O ERP local, no entanto, tem um custo mais alto, pode apresentar problemas em atualizações e é menos seguro, já que a sua empresa fica responsável por esse ponto também.

O sistema ERP na nuvem é acessado pela internet, a partir de qualquer lugar, e tem os dados preservados em servidores remotos. Além da segurança e mobilidade, tem custos menores.

Conheça o Bling! Um sistema de gestão completo para empresas

Agora que você já sabe o que é um sistema ERP e como usar essa solução no seu negócio, conheça o Bling! Ele é um método de gestão que traz a tecnologia para que as empresas operem integradas ao digital, sem deixar de lado o cuidado que cada aspecto necessita, de acordo com suas particularidades.

O ERP Bling! diminui a possibilidade de falhas durante os processos, fazendo com que a sua empresa mantenha uma boa reputação entre consumidores e fornecedores.

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