Fazer a emissão de documentos fiscais é um dever de quase toda empresa, com raras exceções. Para ampliar a segurança, se adequar ao formato atual de negócios, integrar informações e facilitar a geração do documento, foi criada a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
Ela facilita os processos de prestação de serviços e a organização dos negócios.
E, apesar de ser um processo simples e online, emitir uma NFS-e pode gerar muita dúvida, especialmente para empreendedores que estão começando.
Por isso, resolvemos te ajudar e reunimos aqui um guia que ensina como a NF funciona, sua importância e como é possível tornar seu lançamento e gestão mais fáceis.
Confira!
O que você verá no artigo:
O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um documento fiscal eletrônico cujo objetivo é registrar a prestação de serviços por empresas ou profissionais autônomos. Ela substitui as notas fiscais em papel e trouxe mais agilidade e segurança para o processo de emissão e armazenamento das informações fiscais das empresas.
Na prática, a NFS-e é um documento validado juridicamente cuja função é formalizar, registrar e comprovar a prestação de serviços, além de servir para o cálculo de impostos que devem ser pagos pelas organizações.
Sua função ainda inclui servir como recibo e dar mais segurança aos clientes.
Desenvolvida pela Receita Federal e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), o documento é 100% digital e visa oferecer vantagens para a gestão tributária dos negócios, afinal, padroniza e fornece mais qualidade de informações, aumentando o controle na arrecadação dos Impostos Sobre Serviços (ISS).
Em suma, a Nota Fiscal de Serviço eletrônica é um documento desenvolvido para viabilizar a interação tributária entre a prestação de seus serviços e a prefeitura do município em sua cidade.
A partir de sua elaboração, o contribuinte transmite os dados de seus serviços por meio do Recibo Provisório de Serviço (RPS) para o próprio sistema da prefeitura.
Sendo um documento fiscal existente apenas em formato digital, é aconselhável que você arquive em XML.
Dessa forma, conseguirá se precaver das possíveis multas caso aconteça alguma auditoria da Receita Federal em sua empresa.
Leia também: XML da NF-e: infográfico mostra anatomia de informações
Quando emitir NFSe?
A NFSe deve ser utilizada sempre que uma empresa presta um serviço, exceto casos em que autônomos e MEIs (microempreendedores individuais) executam o trabalho. Nessas situações, eles só são obrigados a emitir a NFS-e se o trabalho for feito para outra empresa.
Ou seja, em caso de serviço seja prestado para pessoas físicas, o documento fiscal não é obrigatório. Entretanto, se for para pessoa jurídica, a obrigatoriedade se mantém.
Esse cenário indica que, de maneira geral, todos os prestadores de serviços precisam gerar NFS-e para seus clientes, a fim de atender às regras da Receita Federal.
Vale a pena reforçar que a obrigatoriedade se estende tanto para serviços digitais (cursos online, palestras digitais, sistemas de gestão, etc.), quanto para offline (faculdades, academias, consultórios médicos, etc.).
Graças ao sistema eletrônico, as notas podem permanecer armazenadas no ambiente digital, ou seja, não há mais a necessidade de gastos com materiais de impressão.
Quem deve emitir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
A NFS-e deve ser emitida por qualquer empresa que realize a prestação de serviços, com exceção de casos raros, para fins de fiscalização e arrecadação de impostos. Deixar de emitir a nota fiscal, em casos de obrigatoriedade, pode, além de causar multas e problemas fiscais, atrapalhar a reputação do negócio.
Logo, independentemente se a empresa estiver enquadrada no Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP) ou Lucro Presumido, ela deve realizar essa emissão.
Inclusive, como falamos anteriormente, MEIs e pessoas físicas que prestam serviços para outras empresas também devem cumprir essa obrigação.
Não cumprir com as normas fiscais, por sua vez, deixa você à mercê das penalidades relacionadas ao crime de sonegação de impostos.
Nesse cenário, é essencial que você esteja atento para emitir o modelo virtual de nota fiscal.
Afinal, a mudança do modelo físico para o digital já aconteceu e todos os prestadores de serviço devem se adaptar a essa medida.
Apesar dessa exigência, entretanto, o novo conceito pode trazer estranheza – especialmente, para aqueles que estão ingressando no mundo dos negócios.
A boa notícia é que se você chegou até aqui, isso significa que está na direção certa para tornar sua empresa um negócio rentável, que cumpre as normas do mercado.
Benefícios da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
Na lista de benefícios que a nota fiscal de serviço eletrônica oferece estão:
- otimização dos processos;
- facilidade para fiscalização;
- criação de um documento com validade jurídica;
- favorecimento à automação de etapas de gestão;
- redução de possíveis erros fiscais;
- diminuição de gastos operacionais;
- facilidade para armazenamento e mais.
Otimização dos processos
A NFSe proporciona mais praticidade para empresas em negociações, que podem acessar e registrar suas transações com mais facilidade, inclusive com o Danfe Online.
Facilidade para fiscalização
A NFS-e facilita o processo de fiscalização das operações realizadas e de esclarecimento dos impostos incidentes.
Leia também: [Guia] Impostos MEI: quais impostos pagar e quanto custa?
Documento com validade jurídica
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica possui validade jurídica por meio do certificado digital, com assinatura registrada.
Favorece a automação
Por ser um documento completamente digital, é possível automatizar o processo de emissão, envio e controle, tornando a gestão mais eficaz.
Essa parte é fundamental para pequenos empresários que ainda enxergam a automação como uma realidade distante: a transformação digital também está em pequenos passos que não demandam necessariamente gastos enormes.
Diminui possíveis erros
Alterações ou obstrução do documento são bem menos prováveis já que ele precisa seguir um padrão desde a sua criação.
Diminuição de gastos
Há uma redução de gastos com insumos gráficos. Muitas empresas têm de emitir grandes lotes de notas por mês com a digitalização. Portanto, toda a impressão passa a ser dispensável.
Facilidade para armazenamento
O armazenamento é mais uma vantagem oferecida pela digitalização do documento, visto que o acervo físico pode trazer múltiplos problemas, como dificuldade para encontrar ou até perda de documentos.
Logo, o documento quando digital contribui para a conformidade fiscal de um negócio.
Ampliação da agilidade e segurança
A agilidade e segurança da NFS-e ainda se estende ao saber que ela pode ser integrada a sistemas de pagamento, fluxo de caixa e municipais.
Como posso gerar a NFSe?
Para gerar NFSe você pode escolher entre duas maneiras: via sistemas públicos, oferecidos por alguns municípios brasileiros e pelo Sefaz de cada estado, ou por meio de softwares de gestão integrados, como soluções ERPs. Em ambos o certificado digital será necessário.
O modelo de emissão por sistema ERP é uma opção mais prática, visto que qualquer pessoa que deseja emitir uma NFS-e, via sistemas municipais, precisará de um credenciamento, o qual geralmente começa no site da prefeitura, concluído após uma visita presencial. Nela o empreendedor deve apresentar todos os documentos solicitados.
Já o programa de gestão integrada demanda apenas que você tenha os documentos solicitados, como CNPJ e certificado digital, para começar a emitir suas notas.
Em ambos os casos, entretanto, o emissor deve ficar atento a algumas etapas. São elas:
- escolher entre os métodos de emissão, intermediação ou substituição;
- selecionar a atividade desenvolvida pela empresa emissora, conforme a lista fornecida por cada prefeitura;
- detalhar todos os itens que compõem a nota fiscal, incluindo descrição, horas de trabalho e valor de cada serviço.
Leia também: Nota fiscal avulsa: o que é e como emitir
Preciso de um certificado digital para emitir NFS-e?
O certificado digital é um documento fundamental para garantir a segurança e a integridade jurídica das notas fiscais e é imprescindível para a emissão do documento fiscal.
Como emitir nota fiscal de prestação de serviços?
Para emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, você deve:
- ter o certificado digital instalado ou conectado ao seu computador;
- acessar a internet;
- escolher um sistema por onde criar a nota fiscal eletrônica;
- preencher os dados da nota como dados do cliente e valores;
- solicitar a emissão.
O primeiro passo, após ter o seu CNPJ em mãos, é comprar um certificado digital para validar as transações digitalmente.
Existem dois modelos e para escolher o ideal, acesse o artigo, “Certificado Digital A3 e A1: conheça as diferenças e escolha a melhor opção”.
É possível fazer essa aquisição do certificado digital pelo Bling!, em que você tem acesso ao certificado digital e-CNPJ A1 Certisign.
Também no Bling! é viável cumprir os demais passos para emitir a NF, já que o sistema permite gerar Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica e Nota Fiscal de Consumidor.
O Bling! é integrado a mais de 600 prefeituras, facilitando a emissão da NFS-e nesses municípios.
Caso prefira fazer o lançamento fora do sistema de gestão é possível usar o site da prefeitura onde a sua empresa foi registrada ou a própria plataforma da Sefaz do seu estado.
Entretanto, um sistema de emissão torna o trabalho mais ágil e ainda permite a integração com outras áreas como vendas e estoque.
Como preencher nota fiscal de serviço?
Para preencher a nota fiscal de serviço, é essencial incluir informações como:
- Tomador do Serviço
- Estado, cidade e endereço completo
- CNPJ/CPF
- Inscrição Municipal
- Data de Emissão
- Descrição dos Serviços
- Preço Unitário
- Total
- Valor Total dos Serviços
- Retenção de ISS na Fonte
- Outras Retenções
Entenda os detalhes, a seguir.
1. Tomador do Serviço
Essa primeira etapa identifica a pessoa que será beneficiada pela prestação do seu serviço, que pode ser física ou jurídica.
Caso seja pessoa física, deve constar o nome do tomador do serviço. Se for pessoa jurídica, a razão social deve ser usada.
2. Estado, cidade e endereço completo
Além do estado e da cidade é necessário informar o endereço completo, com número, bairro e complemento, se for o caso.
3. CNPJ/CPF
O CNPJ deve ser preenchido no caso de pessoa jurídica e o CPF no caso de pessoa física.
4. Inscrição Municipal
O número da inscrição municipal do tomador do serviço deve ser informado corretamente.
5. Data de Emissão
Além do dia, o mês e o ano da emissão da NFS-e devem constar no documento.
6. Descrição dos Serviços
Selecione o tipo de serviço que esteja de acordo com o que foi executado por sua empresa e descreva o trabalho de forma completa, conforme o contrato firmado entre as partes envolvidas.
7. Preço Unitário
Caso seja aplicado, o valor da venda unitária do serviço deve ser informado.
8. Total
Já o total é o valor unitário multiplicado pela quantidade adquirida.
9. Valor Total dos Serviços
Aqui é informada a soma de todos os serviços prestados.
10. Retenção de ISS na Fonte
Espaço destinado para a informação do Imposto Sobre Serviço que incide sobre o que foi prestado.
11. Outras Retenções
Deve conter qualquer outra retenção, como IRRF, PIS/Cofins, etc.
O que são data de competência e data de emissão da NFS-e?
Boa parte das prefeituras exige que a data de competência seja exibida no corpo da nota. E, por mais que essa nomenclatura possa gerar estranheza em um primeiro momento, o conceito é simples.
Enquanto a data de emissão corresponde ao dia em que a nota foi gerada, a data de competência representa a data em que o serviço foi prestado. Nesse sentido, o empreendedor pode emitir a nota mesmo após vender seu serviço.
Entretanto, é importante conhecer as regras a qual está sujeito, visto que alguns municípios colocam limites para as diferenças entre as datas de emissão e competência.
Qual o modelo de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
Enquanto a Nota Fiscal Eletrônica segue um padrão nacional, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica obedece às regras municipais. Ou seja, a NF-e tem um mesmo modelo de circulação para o país todo. Já a NFS-e precisa ser adaptada conforme a cidade onde é emitida.
Isso acontece porque a NFS-e regulamenta operações de prestação de serviço. Esse modelo de atividade é incidido pelo ISS, o Imposto Sobre Serviço, arrecadado pela prefeitura de cada cidade.
Por isso, cada município define como é o modelo da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Alguns, por exemplo, adotam o cupom fiscal.
Existe um projeto para padronizar a NFS-e, evitando conflitos de uma cidade para outra, mas ele ainda esbarra em obstáculos legislativos.
Como consultar nota fiscal de serviços eletrônica?
A NFS-e deve ser consultada no sistema em que você emitiu o documento e pode ser encontrada via pesquisas por datas, CPF ou CNPJ do tomador de serviços. Entretanto, vale ressaltar que alguns municípios limitam o arquivamento por um tempo definido. Logo, o ideal é que você salve o arquivo.
Qual é o prazo para cancelamento de nota fiscal de serviço?
O prazo para o cancelamento da NFS-e pode variar conforme o município e o estado, sendo importante verificar as normas específicas do local em que você atua. Por isso, é importante conhecê-lo, pois fora dessa data será necessário entrar com um processo administrativo para realizar o mesmo processo.
Como cancelar?
Para cancelar uma NFS-e, o procedimento geral inclui:
- Acesse o sistema de emissão;
- Busque pela NFS-e;
- Clique na opção “cancelar”;
- Informe o motivo;
- Confirme o cancelamento;
- Siga outras instruções que o sistema indicar;
- Guarde a documentação.
Em alguns casos, o cancelamento da NFS-e pode gerar a obrigação de emissão de uma nova nota fiscal.
Vale a pena destacar que todo empreendedor deve fornecer ao seu cliente condições de reembolso ou garantia incondicional em seus serviços.
Contudo, nesses casos, é fundamental que ele saiba como emitir uma nota fiscal eletrônica de cancelamento para evitar impostos além do necessário.
As notas fiscais canceladas devem ser anexadas ao pedido e podem ser emitidas tanto por meio da prefeitura, quanto por sistemas de gestão.
Por fim, também é importante saber que a solicitação está sujeita à aprovação ou não do município, com um prazo médio de 30 dias para dar a resposta.
Como emitir nota fiscal de serviço no Bling?
Como falamos acima, o Bling! é um sistema ERP em que você consegue automatizar a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, ganhando tempo e tornando o dia a dia da sua empresa menos burocrático.
Na prática, a plataforma oferece muito mais do que a emissão de documentos fiscais, incluindo otimização do controle:
- fiscal;
- jurídico;
- financeiro;
- logístico.
Ele consegue automatizar processos que antes eram feitos manualmente, fornecendo mais agilidade e precisão a tarefas burocráticas, para que todos os responsáveis pelo negócio possam focar seus esforços em tarefas de alto valor.
Um ERP, inclusive, promove muito mais praticidade na emissão da NFS-e se comparado aos sistemas de qualquer prefeitura.
Além disso, devido às suas integrações, esse serviço permite ao empreendedor melhor visibilidade sobre controle de impostos, recebíveis e fluxo de caixa como um todo.
O Bling! é um sistema na nuvem completo, que pode ser acessado diretamente do navegador de internet e possui todos os módulos necessários para a gestão de micro e pequenos empreendedores.
Além disso, o sistema também faz a emissão do certificado digital, a fim de facilitar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas.
No vídeo abaixo você aprende o passo a passo de como emitir nota fiscal de serviço pelo Bling. Dê o play e veja como é fácil e prático! Aproveite também para conhecer mais sobre nosso sistema e faça um teste gratuito. Assim você começa a sentir tudo o que podemos fazer por você e seu negócio!
