A comercialização de mercadorias é organizada de forma a cumprir o ciclo de impostos, desde o fabricante até o consumidor final. Em alguns casos, mesmo que o pagamento do tributo ocorra na origem, é preciso pagá-lo novamente no estado de destino. Nesses cenários, é necessário emitir uma nota fiscal com o código CFOP 6404.
E se você emite documentos fiscais, sabe que os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP) são amplamente variados, não é mesmo?
Porém, mesmo que seja inviável memorizar todos, vale conhecer os que têm relação direta com a sua atividade comercial para facilitar a gestão da empresa.
Então, se o seu negócio vende para outros estados, continue até o fim do artigo para entender o que significa CFOP 6404, quando usar esse código, sua diferença em relação ao CFOP 6403 e outras dúvidas relacionadas a este tipo de operação.
Boa leitura!
Principais aprendizados
- O CFOP 6404 é utilizado em vendas interestaduais de mercadorias sujeitas à substituição tributária com ICMS já retido anteriormente e, assim, garante que o imposto não seja recolhido duas vezes.
- O código deve ser aplicado quando a empresa atua como contribuinte substituído e revende produtos para outro estado, informando corretamente o cenário fiscal para evitar inconsistências.
- A reforma tributária de 2026 reduzirá o uso do código 6404, já que o ICMS-ST deixará de existir e será substituído pelo modelo unificado de IBS e CBS, simplificando a emissão das notas fiscais.
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O que significa CFOP 6404?
É a referência na lista de Códigos Fiscais de Operações e Prestações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para “venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, cujo imposto já tenha sido retido anteriormente”. Assim, a empresa responsável pelo recolhimento não paga novamente se o destino não exigir nova tributação.
Afinal, no regime de substituição tributária, uma empresa é o contribuinte substituto, responsável pelo recolhimento do valor total do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviço de Transporte Interestadual e de Comunicação).
Desse modo, a função do Código Fiscal de Operações e Prestações é identificar a natureza das operações comerciais de venda para regular as entradas e saídas de mercadorias, além de indicar a tributação que incide sobre a transação.
Os códigos seguem um padrão e são compostos por quatro dígitos que classificam uma venda quanto ao tipo de operação, mercadoria e a sua finalidade.
Os números do grupo 6400 se referem às operações de saída de mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária em vendas interestaduais.
Leia também: Tabela CFOP: o que é e qual sua funcionalidade?
Quando o CFOP 6404 é usado?
Você deve usar esse código nas operações em que a empresa vendedora está enquadrada no regime de substituição tributária e, portanto, paga o imposto antecipadamente, aplicando-o em notas fiscais de saída de mercadorias em transações interestaduais. Como forma de diferenciação, o tributo é chamado de ICMS Substituição Tributária (ICMS-ST).
Quando a venda tem as características acima, o vendedor indica na emissão da NF-e que o ICMS já foi retido. Dessa maneira, não há necessidade de recolhê-lo novamente.
O que indica este cenário é justamente o código CFOP 6404, que notifica os órgãos responsáveis que se trata de uma venda enquadrada no regime de substituição tributária, cujo imposto foi devidamente pago pelo contribuinte substituto.
Porém, quando essa mesma mercadoria é repassada em uma venda subsequente para um comprador de outro estado, signatário do Convênio ICMS 142/18, uma nova retenção do tributo é obrigatória. Dessa vez, a favor da unidade federativa do comprador.
Ou seja, dentro do estado, a mercadoria circula livremente, uma vez que a nota tem o código 6404. Quando o item vai para outra região da federação, o ciclo de recolhimento reinicia, exigindo o pagamento da alíquota de ICMS do estado onde o produto será vendido.
Exemplos práticos de uso do código 6404
Para entender na prática quando esse código é usado, veja dois exemplos.
Uma loja de autopeças em São Paulo compra amortecedores de uma indústria paulista que já recolheu o ICMS-ST. Porém, se revender os itens para um cliente no Paraná, deve usar o CFOP 6404 na nota fiscal para informar que o imposto já foi pago na primeira etapa e, assim, evitar uma nova tributação.
Outro caso: uma farmácia adquire medicamentos de um distribuidor que recolheu o ICMS-ST. Ao vender esses remédios para outro estado, precisa utilizar o código 6404 para indicar que o imposto já está pago, o que agiliza a operação fiscal e evita pagamentos indevidos.
Portanto, o vendedor deve saber que este código identifica operações interestaduais de venda em que o ICMS foi retido antes, usando o 6404 para cumprir a legislação vigente e garantir segurança fiscal na transação. Para se manter atualizado, veja o que mudará com a reforma tributária 2026.
O que muda no CFOP 6404 com a reforma tributária 2026?
A reforma estabelece novos tributos e elimina o regime de substituição tributária. Assim, esse CFOP terá função reduzida, pois as operações interestaduais serão tributadas pelo modelo unificado do IBS e da CBS, com apuração centralizada e digital. Com as novas regras:
- o ICMS deixará de existir gradualmente e dará lugar ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços);
- o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) será substituído pela CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
Como esse código se associa diretamente ao recolhimento antecipado do ICMS-ST, sua aplicação perde sentido, já que a substituição tributária será extinta no novo sistema.
No novo modelo, as operações interestaduais serão tributadas no destino, com cálculo e recolhimento feitos por uma plataforma única, o que evita diferenças de alíquotas, bitributação e retrabalhos contábeis.
Por isso, os códigos fiscais utilizados atualmente para indicar a retenção de imposto, como o 6404, serão substituídos por classificações alinhadas ao IBS e à CBS.
Além disso, as empresas precisarão atualizar seus sistemas de emissão de notas, revisar cadastros e adequar rotinas internas ao formato dos novos documentos fiscais. A transição será gradual até 2033, mas a adaptação antecipada ajuda a reduzir riscos de inconsistências, rejeições de NF-e e autuações durante o período de mudanças.
Perguntas frequentes sobre o CFOP 6404
A indicação correta do código CFOP nas notas fiscais é fundamental para garantir que todas sejam emitidas conforme a legislação, o que evita problemas com os órgãos fiscais.
Por isso, reunimos algumas dúvidas frequentes sobre o tema para você fazer seus registros de venda sem erros. Confira!
Qual é a diferença entre CFOP 6403 e 6404?
O 6403 é usado nas operações de venda interestadual que se encaixam no esquema de substituição tributária, na qual o contribuinte que vende atua como substituto na operação. Já o 6404 é aplicado nos registros de saída de vendas interestaduais, quando o ICMS-ST já foi retido anteriormente.
A diferença principal é que, nas vendas classificadas com o código 6403, a operação anterior não estava enquadrada no regime de substituição tributária; portanto, o ICMS-ST foi recolhido pelo contribuinte substituto.
Assim, na venda, o contribuinte que não foi substituído exerce o papel de substituto.
Dessa forma, se o estado no qual a mercadoria será vendida participar do protocolo ou do convênio que obriga a retenção antecipada do ICMS-ST, o código CFOP 6403 é aplicado. Assim, indica que foi uma venda de “mercadoria adquirida ou recebida de terceiros sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto”.
Aprenda também: Emissor de nota fiscal: o que é, como funciona e dicas
Qual é a diferença entre CFOP 6404 e 6405?
O 6405 não consta na lista dos CFOP. A referência de que o número trata da “venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído” é incorreta, pois se refere ao CFOP 5405.
Nas operações entre estados, só existem três possibilidades:
- a mercadoria se enquadra no regime de ST;
- o regime de ST é aplicado na condição de contribuinte substituto;
- o regime de ST não se aplica.
Sendo assim, é fundamental conhecer os tipos de notas fiscais e estar atento ao preenchê-las no seu sistema.
Como emitir uma nota fiscal CFOP 6404?
Veja como emitir no seu sistema ERP:
- Em ‘Código de Regime Tributário’, coloque CRT 3 (optante do Simples que recolhe ICMS-ST como Regime Normal);
- Em Natureza da Operação, insira Venda e CFOP 6404;
- Em ‘Código de Situação Tributária do ICMS’, utilize 060;
- Em ‘Código de Situação Tributária do IPI’, adicione CST IPI 50, se houver;
- Em ‘Código de Situação Tributária do PIS/COFINS’, use 01, se tiver incidência;
- Em Informações Adicionais, confira se o estado exige mencionar o ICMS-ST retido.
Porém, para aprender como emitir uma nota fiscal CFOP 6404, é fundamental se preparar para as mudanças em 2026. Com a reforma tributária, grande parte desses passos deixará de existir.
Como o ICMS-ST será extinto, códigos como o 6404, CST 060 e regras específicas por estado perderão sua função. A emissão ficará mais simples, centralizada no IBS e na CBS, reduzindo a complexidade e as variáveis fiscais.
O CFOP 6404 se aplica a todos os tipos de empresa?
Esse código pode ser usado por qualquer empresa, sempre que a operação envolver venda interestadual de mercadorias sujeitas à substituição tributária com imposto já retido anteriormente. Além disso, aplica-se tanto a quem está no Simples Nacional quanto nos regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real.
Na prática, depende menos do porte da empresa e mais da natureza da operação.
Se o negócio atuar como contribuinte substituído, ou seja, receber produtos com ICMS-ST já recolhido, e revendê-lo para outro estado, deve usar esse código para informar que não haverá novo recolhimento. Assim, a empresa garante conformidade fiscal e evita bitributação nas operações interestaduais.
Qual CST/CSOSN devo usar com o CFOP 6404?
Empresas do Simples Nacional costumam usar CSOSN voltados à substituição tributária, enquanto empresas de Lucro Presumido ou Real utilizam CST 060 ou semelhantes, que indicam a retenção anterior do ICMS-ST. A combinação correta desses códigos é fundamental para que a NF-e mostre que o ICMS-ST não deve ser cobrado novamente.
Afinal, o código CST ou CSOSN deve refletir que o imposto já foi retido anteriormente e que a empresa está apenas realizando a saída interestadual como contribuinte substituído.
Leia também: Quais são os impostos da nota fiscal eletrônica? GUIA completo
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