Saber o que é o eSocial é fundamental para todos os empreendedores, principalmente porque sua criação, em 2014, instituiu obrigações que devem ser seguidas por todas as empresas do país.
Com a implantação desse sistema, as empresas enviam ao governo as informações que antes eram feitas por papel ou outras plataformas online por meio de um canal unificado, garantindo o cumprimento de todas as suas obrigações legais.
Por ser uma novidade, é comum surgirem dúvidas. Por isso, preparamos este artigo para explicar o que é o eSocial, quais são os benefícios, os impactos da sua implantação e muito mais.
Continue no artigo e boa leitura!
O que você verá no artigo:
O que é o eSocial?
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas por meio do qual as empresas enviam as informações de seus funcionários para o governo referente a vários procedimentos trabalhistas, como vínculos, pagamento, aviso prévio etc.
Inicialmente, o projeto do governo era utilizado apenas para o gerenciamento de trabalhadores domésticos. A partir de 2018, o uso se tornou obrigatório para empresas de todos os portes, independentemente do faturamento, para transmissão de dados trabalhistas de segurados especiais, prestadores de serviços em geral, cooperados e estagiários.
O eSocial foi criado pelo Decreto n º 8.373, de 2014, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
O principal objetivo desse projeto é unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais dos trabalhadores para os órgãos federais, garantindo a segurança dos dados e o cumprimento da legislação.
A instituição do programa foi anunciada para as empresas em dezembro de 2016, como uma das medidas para estimular o crescimento da economia do país.
Leia também >>> SPED Fiscal: o que é, para que serve e como evitar erros.
Para que serve o eSocial?
O eSocial serve principalmente para facilitar o trabalho dos empreendedores, pois por meio do sistema são repassadas as comunicações e exigências feitas pelo Ministério do Trabalho frente às normativas legais. Algumas delas são:
- contribuições previdenciárias;
- informações sobre folha de pagamento;
- relatos de acidentes de trabalho;
- aviso prévio;
- escriturações fiscais;
- informações sobre o FGTS, entre outros itens trabalhistas que necessitam de atenção.
Todas as informações que precisam ser declaradas estarão unidas em um único meio – a plataforma do e-Social – a fim de facilitar e agilizar as atividades das empresas, diminuindo consideravelmente as burocracias destes processos.
Além de descomplicar os procedimentos a serem cumpridos pela empresa, a implementação serviu para garantir todos os direitos previdenciários e trabalhistas dos funcionários.
Como funciona o e-Social?
O funcionamento do eSocial acontece por meio de eventos, existindo três tipos principais:
- eventos iniciais e eventos de tabela;
- eventos periódicos;
- eventos não periódicos.
1. Eventos iniciais e de tabela
Os eventos iniciais e de tabela englobam as informações que precisam ser repassadas logo na contratação do funcionário. Essa etapa é chamada de cadastramento inicial e a empresa deve informar no sistema os seguintes dados:
- função;
- horários;
- turnos de trabalho;
- rubricas;
- data de início e fim de validade dos dados, entre outros.
2. Eventos periódicos
Os eventos periódicos acontecem com uma frequência determinada e com datas fixas, portanto, devem ser informados no momento indicado, como a folha de pagamento e outros.
3. Eventos não periódicos
Os eventos não periódicos, como o nome sugere, não possuem datas definidas ou previsão de acontecerem, como afastamentos temporários, demissões, alterações de salário e mais.
Geralmente, são dados relacionados a questões fiscais, previdenciárias ou trabalhistas dos colaboradores, que precisam ser atualizadas no sistema
Todas as informações que completam cada tipo de evento são informadas pela empresa e transmitidas ao portal em arquivos no formato XML.
Passo a passo para enviar as informações
O primeiro passo é transmitir as informações iniciais que estão relacionadas à identificação do trabalhador. A manutenção constante de atualização desses dados é o que rege a perfeita harmonia na criação dos eventos posteriores — periódicos ou não.
Após o preenchimento correto, todos esses arquivos vão para o repositório do eSocial em um formato especial.
Em um primeiro momento, os relatórios são gerados em web services ou plataformas externas e depois exportados para o ambiente nacional do e-Social.
Depois da criação do evento, a empresa receberá um retorno ou ticket de confirmação que valida os dados e permite que os órgãos notificados tenham acesso às informações posteriormente.
Leia também: O MEI pode ter funcionários?
É obrigatório fazer o eSocial?
Sim, o uso do eSocial é obrigatório para todas as empresas do país, inclusive MEIs, além de pessoas físicas, que possuem funcionários registrados prestando serviços domésticos. Em janeiro de 2018, as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões adotaram o sistema, seguidas das demais em julho do mesmo ano.
Com a obrigatoriedade do eSocial, as empresas devem enviar por meio do sistema todas as informações sobre os seus colaboradores.
Dessa forma, os empregadores cumprem com 15 obrigações fundamentais, utilizando o mesmo sistema para transmitir os dados relacionados a seus colaboradores. São eles:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Livro de Registro de Empregados (LRE)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Folha de pagamento
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Guia da Previdência Social (GPS).
Leia também >>> Prestação de serviço: tudo sobre essa modalidade de trabalho.
Qual o prazo para implementação do e-Social?
O cronograma de implantação do e-Social foi dividido em três categorias, conforme o tipo de empresa.
O primeiro grupo incluiu as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, o segundo trata das demais redes privadas, incluindo MEI e as pessoas físicas que possuem empregados, e por último os órgãos públicos.
Assim, cada um dos três grupos teve um prazo específico para passar por cada fase de adaptação. Essas fases estão divididas entre o início da implementação e a obrigatoriedade de registrar todas as informações.
Nos dois primeiros grupos, o tempo total para adequação foi de um ano, enquanto as entidades públicas tiveram seis meses.
Por fim, os prazos foram estabelecidos da seguinte maneira:
- 1º grupo – empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões:
Início – Janeiro de 2018.
Término da adequação – Janeiro de 2019.
- 2º grupo – demais empresas privadas, MEI e pessoa física:
Início – Julho de 2018.
Término da adequação – Julho de 2019.
- 3º grupo – órgãos públicos:
Início – Janeiro de 2019.
Término da adequação – Julho de 2019.
eSocial para micro e pequenas empresas
Ao contrário do que se espera, as micro e pequenas empresas não irão sofrer tanto com a implantação do e-Social. Isso porque a Receita Federal pretende simplificar a utilização desse sistema para pequenos empreendedores por meio de uma plataforma específica aos MEIs.
Será um ambiente semelhante ao que é utilizado para o eSocial do empregador doméstico, no qual não é necessário o uso de certificado digital.
Dessa forma, o empregador tem acesso à plataforma mediante um código de acesso e, então, pode realizar os cálculos automáticos via sistema.
Para os MEIs que não possuem empregados, o procedimento de prestação de contas ao governo permanece através do SIMEI, que garante a isenção de impostos federais. Logo, não há modificações para este grupo.
Leia mais >>> Impostos MEI 2024: tipos, custos e formas de pagar [GUIA].
Quais são os benefícios do eSocial para as empresas?
O maior benefício do e-Social é a simplificação de procedimentos que também gera uma otimização do tempo e produtividade da equipe, além da redução de custos para o cumprimento de todas as normas legais.
O programa unificou as obrigações que as empresas devem cumprir perante quatro órgãos governamentais diferentes:
- Receita Federal do Brasil (RFB);
- Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- Ministério da Previdência Social (MPS);
- Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Além disso, a Caixa Econômica Federal também faz parte desse projeto, tendo em vista ser o agente operador do FGTS.
Utilizando o e-Social, as empresas conseguem agilizar os seus processos e não precisam mais lidar com tantos documentos. Como consequência, haverá uma melhoria na gestão organizacional e maior segurança jurídica.
Como tirar o comprovante de qualificação cadastral do eSocial?
O comprovante de qualificação cadastral do eSocial é a maneira dos empregadores conferirem se os dados dos colaboradores estão corretos ou se existe divergência entre o cadastro interno e os bancos de dados do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).
A consulta de qualificação cadastral evita problemas no cadastramento inicial, o principal evento que os empregadores cumprem no eSocial, e nas admissões. Para tirar o comprovante, siga os passos a seguir:
- Acesso à página de Qualificação Cadastral;
- Escolha a opção de ‘Consulta Qualificação cadastral on-line’;
- Clique em ‘Consulta on-line’ na nova página;
- Insira os dados do trabalhador (nome, data de nascimento, CPF e NIS);
- Clique em ‘Adicionar’;
- Depois, clique em ‘Consultar’;
- Confira os caracteres de validação e clique em ‘Consultar’ mais uma vez;
- O comprovante aparecerá na tela e pode ser impresso ou salvo em versão PDF.
Além da consulta individual, o sistema do permite a Consulta Qualificação Cadastral em lote, indicado nos casos em que é preciso pesquisar inúmeros trabalhadores. Dessa forma, você pode pesquisar até dez trabalhadores por vez.
A consulta em lote é feita por meio de envio de arquivo padronizado, conforme o layout exigido pelo sistema. Para utilizar o recurso, é obrigatório o acesso por meio de Certificado Digital.
Leia também >>> Certificado Digital A3 e A1: conheça as diferenças e escolha a melhor opção.
Quais são os principais impactos do eSocial?
Com a implantação do eSocial houve o aprimoramento na qualidade das informações prestadas pelas empresas, evitando fraudes e ilegalidades.
Com essa modificação, a redundância nas informações prestadas foi eliminada, um problema que se repetia no cumprimento das diferentes obrigações devido à burocracia envolvida nesses procedimentos.
Agora, cada dado é registrado apenas no momento de sua ocorrência, aperfeiçoando e padronizando todo o procedimento, incluindo a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição das informações. Após o registro, os dados são mantidos em um cadastro nacional único.
Os setores financeiro e de RH das empresas precisam se adequar, pois todas as exigências legais devem ser cumpridas rapidamente, não sendo possível descumprir prazos ou adotar medidas que não estejam previstas na lei. Essa é a principal vantagem do eSocial para os empregados.
Além disso, com a maior confiabilidade das informações prestadas aos órgãos do governo, o eSocial auxiliará na tomada de decisões relacionadas a políticas públicas, buscando melhorias para a população.
Dessa forma, esse projeto tem impacto não apenas para as empresas e trabalhadores, mas para toda a sociedade.
Eleve a qualidade da gestão da sua empresa
O eSocial é uma ferramenta essencial para garantir que a equipe da sua empresa receba todos os benefícios trabalhistas, além de trazer segurança jurídica e fiscal para o seu negócio.
Em paralelo ao cumprimento das obrigações com os trabalhadores, existem outros processos que também precisam estar atualizados e organizados.
Por isso, implementar um sistema de gestão, como o Bling, auxilia na organização da empresa, aumenta a produtividade dos times e eleva a qualidade da gestão empresarial.
Aproveite o teste grátis de 30 dias e veja na prática como o ERP Bling descomplica e agiliza o cumprimento das principais tarefas diárias do seu negócio e muito mais.
