Já ouviu falar sobre ordem de produção? Sabe o que é?

A ordem de produção, ou OP para os íntimos, trata-se de um comando para produção de um determinado item, normalmente feita através de um documento que reúne todas as especificações do item e detalhes acerca do seu processo de fabricação. 

Dependendo da empresa e /ou do sistema utilizado para o termo “produção” pode ser substituída por similares como:

  • Trabalho;
  • Fabricação;
  • Serviço;
  • Montagem;
  • Corte;
  • Facção.

E muitos outros possíveis nomes que incorrem em siglas diversas: OT, OF, OS, OM, OC entre outras.

Se você tiver dúvidas sobre esse assunto, o post de hoje vai ajudar, pois vamos detalhar o que é ordem de produção, para que ela serve, sua importância, as informações que devem constar nela e muito mais.

Mas afinal, o que é ordem de produção?

A ordem de produção é um documento necessário para a execução de qualquer processo produtivo em uma empresa e cujo principal objetivo é fazer a categorização, organização e controle da produção ou do estoque, de forma a possibilitar uma visão completa da cadeia produtiva para os gestores.

A fabricação de um produto em uma indústria só pode ser iniciada após a geração da OP, já que ela traz todas as informações necessárias para dar start nesse processo.

Os objetivos da OP se relacionam à organização do processo produtivo de forma a contribuir para uma maior produtividade, pois ao organizar os processos, a OP também facilita a gestão do negócio, em relação ao estoque e também para as finanças.

Qual a importância de uma ordem de produção?

A ordem de produção é fundamental para a gestão de uma empresa, pois ela auxilia você e sua equipe a iniciar o processo de gestão da produção, desde o planejamento, passando pelo controle da produção e gestão de compras, até as etapas finais como o processo de compra e estoque.

Sem OPs a produção fica sem rumo e incorre em atrasos, perdas de materiais, informações errôneas acerca de quantidades e materiais em estoque, excesso ou falta de materiais no almoxarifado, entre outros problemas.

Quais informações que uma ordem de produção deve conter?

Uma ordem de produção precisa conter todas as especificações necessárias para dar início à fabricação de um produto e traz um código que ajuda a rastrear os itens fabricados.  Entre informações que compõem uma OP estão:

  • Número; 
  • Data de emissão;
  • Relação de matérias-primas utilizadas no processo produtivo;
  • Quantidade necessária de cada matéria-prima;
  • Prazos para montagem e entrega;
  • Quantidade de itens a serem produzidos;
  • A matéria-prima utilizada em cada produto;
  • Outras especificações acerca do item produzido;
  • Demais informações que sejam necessárias.

Reiteramos que quanto mais completa for sua OP, mais dados relevantes os colaboradores vão ter para produzir os itens.  

Tipos de ordem de produção

Os dois principais tipos de OPs relacionam-se a duas maneiras de produção: contínua e por encomenda. Entenda abaixo sobre cada uma.

Ordem de produção contínua

Tal como o nome sugere é a OP utilizada quando a fabricação segue demanda em massa, em referência à programação normal da indústria ou da empresa em questão.

É uma OP de rotina, detalha processos internos comuns dentro das atividades de cada setor e de acordo com as demandas advindas dos clientes, pois sua principal função é controlar a qualidade, dar uma previsão de armazenamento de produção e gerir o estoque.

Como na produção contínua, a ideia é produzir um número grande de um mesmo item, esse tipo de OP terá menos informações sobre questões de personalização e mais orientações acerca da padronização dos produtos.

Ordem de produção sob encomenda

Essa OP tem foco na personalização, sendo bastante utilizada para atendimento a solicitações específicas na produção de um item.

Diferente da anterior, na OP sob encomenda constam variações mais expressivas em quesitos como:

  • Quantidade;
  • Prazo de entrega;
  • Equipamentos necessários para fabricação;
  • E outros detalhes relevantes.

Todos esses detalhes sempre em acordo com as solicitações do comprador.

Esse tipo de documento é importante para auxiliar no controle de caixa e na estimativa de matéria-prima que será necessária.

Observação

Acerca dos dois tipos de ordem de produção apresentados, independente de contínuo ou sob encomenda, salientamos que o ideal é que esse documento contenha o máximo de informações possíveis para que a produção ocorra sem intercorrências.

Como emitir uma nota de produção?

A OP a ser emitida vai depender do tipo de produção envolvida, conforme as opções mostradas acima.

A produção contínua refere-se à fabricação em massa de produtos, em geral para estocá-los, privilegiando itens padronizados e produzidos com frequência, de forma que para dar start  no processo faz-se a emissão de uma ordem de produção em que constem as instruções para a fabricação dos itens de forma a guiar os responsáveis pela produção.

A OP nesse caso precisa estar de acordo com a programação do processo industrial, enquanto a produção por encomenda é feita através de um pedido de venda realizado por determinado cliente e aqui os itens não seguem um padrão e nem são produzidos em massa.

São feitos sob a demanda do consumidor e, para iniciar o processo produtivo, gera-se uma nova OP com todas as especificações dos itens a serem fabricados e essa ordem de produção é emitida a partir do pedido de vendas para que então se inicie a produção.  

Quais as etapas de uma ordem de produção?

Também conhecida como o ciclo de vida deste documento, já que a ordem de produção passa por várias etapas até ser concluída. Entre as etapas do ciclo de vida de uma ordem de produção destacamos:

  • Planejada;
  • Confirmada;
  • Liberada;
  • Requisitada parcialmente;
  • Requisitada totalmente;
  • Encerrada parcialmente;
  • Encerrada;
  • Cancelada.

Vamos abordar cada uma dessas etapas para entender de forma geral como é o ciclo da OP e por que cada uma dessas etapas é importante.

Ordem de produção planejada

Uma OP pode ser concebida como: planejada, confirmada ou liberada, a depender da configuração do sistema de geração de ordens de produção que atenda o seu ambiente de produção. 

A primeira etapa é o planejamento da ordem de produção, o que pode acontecer de várias formas:

  • OP’s para fabricação de produtos acabados são planejadas no plano de produção, no qual o sistema enxerga a combinação entre a previsão das vendas e pedidos firmes, além de fazer a geração do documento para atender a essas demandas.
  • OP’s para fabricação de produtos em processo, que estejam semiacabados ou intermediários, que são geradas no plano de produção após a geração das OP’s planejadas de produtos finalizados.

Ordem de produção confirmada

Após seu planejamento, a ordem precisa ser confirmada, pois normalmente esse planejamento é feito através de cálculos de um software de gestão e uma pessoa responsável precisa confirmar o resultado calculado pelo sistema, já que entre o planejamento e o início da produção podem ocorrer imprevistos.

Caso haja imprevistos, o ideal é que seja feito um novo planejamento antes de confirmar as ordens de produção e nesse planejamento modificado constarem algumas ordens planejadas anteriormente que podem ser canceladas ou alteradas.

Se estiver tudo nos “conformes” e a equipe seguir com esse planejamento, a ordem de produção muda o status para confirmada.

Ordem de produção liberada

Pode parecer estranho, mas a verdade é que, mesmo após a confirmação, a ordem precisa ser liberada.

E é nessa etapa que a equipe verifica se a documentação, materiais e demais recursos estão disponíveis para, a seguir, liberar o início da produção e é aqui também o momento em que seus empenhos são liberados.

Ordem de produção requisitada parcialmente e requisitada totalmente

Após a ordem de produção ser liberada, acontece a requisição dos materiais através do seu sistema de gestão, ou seja, os materiais que foram listados no empenho para essa ordem de produção e que estavam na previsão da lista de materiais do produto conforme a quantidade a ser produzida serão transferidos do almoxarifado para o setor de produção.

Com todos os materiais empenhados requisitados, a ordem muda de etapa para totalmente requisitada.

Ordem de produção encerrada parcialmente e totalmente

Após a produção ser concluída, a ordem pode ser parcialmente encerrada ou encerrada totalmente.

Os materiais que estavam em produção deixam de existir e o produto da ordem, que pode estar semiacabado, ou acabado, migra para o estoque correspondente – seja estoque de produtos 100% concluídos ou para um almoxarifado de produtos que ainda estão em processo de acabamento.

Ordem de produção cancelada

Não precisa falar muito né? Mas a ordem de produção pode também eventualmente ser cancelada e interromper seu ciclo de vida.

Como acompanhar a ordem de produção durante o processo de produção?

Após a ordem de produção ser requisitada e a produção do item se iniciar, é possível realizar o apontamento da produção, sempre informando estimativas do início e do fim de cada operação.

O apontamento de produção incorre em vários benefícios para a empresa, pois ajuda grandemente a enxergar o andamento da evolução da ordem de produção, de forma a verificar quais etapas já constam como concluídas e a porcentagem de cada etapa remanescente que já foi feita.

Essas operações formam as etapas do roteiro de produção, sendo que é nessa hora que é possível ter uma indicação mais precisa acerca do início e do fim de cada ciclo, o que oferece mais clareza na visualização da evolução de cada OP, compreendendo quais etapas já foram concluídas e como elas estão avançando. 

Dessa forma, o ideal é que a equipe de acompanhamento esteja sempre de olho em alguns pontos, como: consumo de matérias-primas, tempo de produção e cumprimento da programação para cada dia de trabalho.  

É imprescindível que tudo seja devidamente registrado para que a análise posterior dos colaboradores e/ou da equipe gestora traga insights que sejam de valia acerca dos pontos que precisam ser melhorados nos próximos ciclos e pontos positivos, que devem ser mantidos e sempre melhorados.

Com o apontamento torna-se possível um acompanhamento do início ao fim de cada uma das operações para assim saber cada detalhe da evolução da sua ordem de produção.

Como calcular os gastos com cada produção?

Para realizar um cálculo assertivo acerca dos gastos de cada produção, sua empresa precisa levar em consideração diversos fatores, entre os quais destacamos:

  • Custos com a mão-de-obra: aqui deve ser considerado o valor do trabalho por hora de cada profissional envolvido em cada uma das etapas de produção;
  • O valor gasto, por hora, no uso dos equipamentos e maquinários necessários para o processo de fabricação;
  • Os custos com matéria-prima e demais insumos utilizados para a produção.

Além dos valores supracitados, também é importante que sua empresa faça um levantamento de quais são os custos indiretos, pois isso ajuda seu negócio a encontrar uma média mensal dos custos de produção, bem como avaliar o que está funcionando para geração de lucro e o que pode ser aperfeiçoado de forma a reduzir prejuízos ou desperdícios.

Para facilitar o controle e o cálculo desses custos, o ideal é contar com sistemas automatizados que possuam funcionalidades para registro dos gastos, pois isso facilita não só que seu negócio tenha um controle financeiro mensal eficiente, mas também para contar com um histórico que favoreça o acompanhamento da evolução da sua empresa.

Importância de automatizar suas ordens de produção

Automatizar a emissão das OPs no seu negócio é importante pois ajuda a utilizar a capacidade máxima do seu negócio, aumentando a produtividade ao mesmo tempo em que a qualidade mantém-se em alta e buscando evolução constante.

Com o uso de um sistema para gestão das ordens de produção, é possível para sua empresa melhorar a produtividade, ao mesmo tempo em que economiza tempo e dinheiro, dirimindo erros nas etapas de fabricação e evitando que ocorram desperdícios.

Sem contar com a ajuda da tecnologia para isso, você incorre em mais uma etapa de burocracia na rotina da equipe, podendo inclusive perder a precisão nos dados obtidos e os benefícios de um sistema que gera OPs.

Ordem de produção é mais fácil com um ERP!

Quando seu negócio conta com a ajuda de um sistema de gestão empresarial – ERP, você ganha todo o arsenal para organização de pedidos de venda e execução de fabricação, impactando também no controle da matéria-prima, gestão de insumos, estoque e distribuição.
Sistemas de ERP completos, que possuam múltiplas funcionalidades fazem a atualização do passo a passo em cada etapa da ordem de produção, até a entrega ser efetivada.