Principalmente quando se está entrando no mundo dos negócios, é comum que micro e pequenos empreendedores tenham dúvidas sobre como emitir nota fiscal. Dúvidas essas que, por sua vez, precisam ser respondidas para que o empresário mantenha-se organizado e em conformidade com as normas fiscais. 

Emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma atividade a qual todo empreendedor deve ficar atento. Isso porque o documento obrigatório formaliza a venda e compra de produtos e serviços e centraliza as informações tributárias. Por ter validade jurídica, a NF-e é usada para facilitar o recolhimento de impostos e a fiscalização dos órgãos responsáveis.

Entender como emitir nota fiscal eletrônica é fundamental para garantir segurança nas informações e agilizar os processos. Afinal, nenhuma empresa quer perder tempo com situações burocráticas ou ficar em maus lençóis.

Por isso, o Bling! preparou este tutorial, que vai ensiná-lo como emitir nota fiscal de maneira prática e eficiente. Confira o passo a passo e fique por dentro do assunto!

Passo 1: Compreender qual tipo de nota fiscal você deve emitir

O primeiro passo para emitir a nota fiscal eletrônica é entender quais modelos do documento são obrigatórios para o seu negócio. As mais utilizadas no mercado são as seguintes.

  • NF-e (Nota Fiscal de Produtos Eletrônica)

A NF-e é a versão digital da nota fiscal tradicional. Emitida e armazenada eletronicamente e, geralmente, utilizada entre transações de pessoas jurídicas, ela registra a venda de produtos físicos. Nela estão inclusas cobranças de ICMS e IPI.

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)

A NFS-e é uma nota para confirmar prestações de serviços, serviços de assinaturas e produtos digitais. Geralmente emitido por pequenas e médias empresas, é um modelo de nota mais flexível, mas que deve ser expedido junto à prefeitura.

  • NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor)

A NFC-e, caracterizada por ser emitida ao consumidor final, é uma versão eletrônica que substitui os tradicionais cupons fiscais do varejo. Esse modelo costuma ser utilizado em mercados, farmácias, açougues e afins.

Vale lembrar que as notas fiscais eletrônicas são obrigatórias para os negócios que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Só é dispensada a emissão do documento quando a empresa está enquadrada no regime Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual).

Para saber mais, acesse nosso post sobre Nota Fiscal Eletrônica para conhecer mais sobre os modelos do documento e suas utilizações.

Passo 2: Adquirir um certificado digital

Um certificado digital nada mais é do que uma assinatura eletrônica que comprova a autenticidade do documento fiscal. Isso é útil em situações que precisam comprovar a identidade do usuário, como transações bancárias.

Entre os diversos certificados digitais, o mais popular é o e-CNPJ: ele funciona para assinar os documentos digitais, emitir notas fiscais eletrônicas e até simplificar o processo de recolhimento do FGTS.

Para adquirir o certificado, é necessário escolher uma autoridade certificadora (AC) habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – BR). Há várias autoridades que monitoram e regulamentam a emissão dos certificados no Brasil. Para conhecer todas as agências certificadoras, é preciso acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

No Bling!, é possível adquirir o Certificado Digital Certisign. O modelo A1 é um arquivo digital com validade de um ano e que pode ser armazenado em seu computador ou na nuvem. Com ele, é possível fazer transmissão de notas fiscais eletrônicas e realização de transações online de maneira segura.

Passo 3: Credenciamento no site da Sefaz

A Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) precisa reconhecer o seu CNPJ para emitir notas fiscais validadas. Alguns estados fazem essa ação automaticamente no momento em que a empresa é criada.

Do contrário, é necessário credenciar a empresa no portal da Sefaz do estado ou município onde a organização está registrada – empresas que estão em mais de uma unidade federativa precisam realizar o credenciamento em cada uma das localidades.

Passo 4: Use um software para emissão de nota fiscal

O último passo para começar a emitir NF-e é ter acesso a um software emissor de nota fiscal. Com o sistema, o gestor tem mais facilidade para enviar o documento com todas as informações preenchidas corretamente, simplificando a parte burocrática e garantindo segurança em todas as etapas do processo.

A dica para escolher um bom software emissor de notas fiscais é consultar sua facilidades de uso, integração com outros serviços e suporte técnico. O Bling!, por exemplo, é um ERP online que faz emissão de notas fiscais de maneira ágil e segura, poupando a repetição de um trabalho que pode tomar muito do seu tempo.

Como cancelar nota fiscal eletrônica?

Na correria do dia a dia de um negócio, é comum que haja equívocos, como, por exemplo, na emissão de nota fiscal. Afinal, sendo um trabalho muito manual na maioria das vezes, por erro de digitação, alguns campos podem ser mal preenchidos.

Felizmente, seguindo as normas fiscais, é possível cancelar a nota fiscal eletrônica.

No geral, dentro do prazo de sete dias e caso o produto não tenha sido entregue, esse cancelamento é mais simples. Nessas situações, basta acessar a plataforma para emissão, buscar a nota em questão e clicar no botão de cancelamento.

Para fazer isso, o emissor só irá precisar de um certificado digital e descrever um motivo, em pelo menos 15 caracteres, para o cancelamento.

Por outro lado, se o produto já foi entregue ou está em trânsito, o emissor deverá emitir uma nova nota – desta vez, de devolução. Já se for ultrapassado o prazo de 168 horas da emissão o empresário deverá emitir uma nota de estorno.

Principais benefícios da NF-e

A transformação digital tem impactado há algum tempo o setor fiscal, e o surgimento da NF-e é reflexo disso. Hoje, com a digitalização das notas fiscais, todo o processo de emissão se tornou mais ágil e prático.

O empreendedor, nesse sentido, é beneficiado de várias formas, principalmente porque se encarrega de atividades burocráticas de baixo valor e, consequentemente, ganha tempo para focar em seu negócio.

Em outras palavras, o empresário e sua equipe fiscal tornam-se mais produtivos através da automação deste processo, que até pouco tempo era completamente manual.

A redução de custos é outro grande benefício da NF-e. Isso porque, bem como sustentável, a digitalização permite que a empresa economize em gastos de impressão e armazenamento de documentos.

Além disso, vale ressaltar que, quanto menos manual, menor a taxa de erros. A nota fiscal eletrônica, portanto, melhora a gestão do capital de giro, uma vez que contribui para manter a conformidade e evitar multas legais.

Agora que você já sabe como emitir notas fiscais, não deixe de conhecer o Bling!, um sistema de gestão empresarial que facilita a emissão de documentos fiscais e controla a gestão de outras frentes do negócio. Se você ainda não é cliente Bling!, aproveite o teste grátis e entenda tudo o que podemos fazer por você!