Você já ouviu falar em invoice? Sabe o que é e para que serve esse documento? Se você trabalha com importação ou exportação, provavelmente já se deparou com essa palavra. 

Mas se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, não se preocupe. Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o tema. Ficou curioso? Então continue lendo e confira!

O que é invoice?

Antes de mais nada, é importante explicar que “invoice” é um termo em inglês que significa fatura. Portanto, trata-se de um documento comercial que registra uma transação de compra e venda entre um vendedor e um comprador. 

A invoice contém informações sobre os produtos ou serviços vendidos, como descrição, quantidade, preço, condições de pagamento, impostos, taxas, descontos, entre outros. Ela também ajuda a identificar as partes envolvidas na transação, como nome, endereço, contato, dados bancários etc.

Para que serve a invoice?

O principal objetivo da invoice é comprovar a existência de transações comerciais entre duas ou mais partes, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas. Porém, ela também serve para facilitar o controle financeiro, fiscal e contábil das operações de comércio exterior. 

Além disso, é um documento exigido pelas autoridades aduaneiras dos países de origem e destino das mercadorias, para verificar se os dados declarados estão de acordo com a realidade e se há alguma irregularidade ou infração nas prestações de serviços ou operações de venda.

Importância

Diante de tudo o que foi explicado até aqui, certamente deu para perceber que a invoice é um documento de extrema importância para o comércio exterior, não é mesmo? Afinal de contas, ela representa a formalização do contrato de compra e venda entre o exportador e o importador. 

Mas a importância dessa fatura vai muito além disso. Ela também é essencial para garantir os direitos e deveres das partes, bem como para evitar problemas como fraudes, sonegação, multas, atrasos ou apreensão das mercadorias. 

Isso porque o documento é usado para calcular os impostos e taxas de importação e exportação. E, claro, também para verificar a conformidade dos produtos ou serviços com as normas e regulamentos de cada país.

Quando deve ser emitida a invoice?

Sendo a invoice um documento relacionado às práticas de comércio exterior, deve ser emitida sempre que houver uma transação comercial entre dois países diferentes. 

E, ao contrário do que se imagina, a fatura não deve ser emitida apenas quando ocorre uma importação ou exportação de produtos. Absolutamente! Ela também deve ser emitida quando houver a contratação de serviços internacionais.

Vale notar que o documento deve ser emitido pelo vendedor assim que ele recebe o pedido do comprador. Dessa forma, ele deve ser enviado ao comprador antes do embarque das mercadorias, para que ele possa conferir os dados e providenciar o pagamento. 

A invoice também deve acompanhar as mercadorias durante o transporte, para facilitar a fiscalização aduaneira.

Como funciona a invoice?

A invoice funciona basicamente como um contrato entre o vendedor e o comprador, pois comprova a realização de uma venda. Como vimos anteriormente, ela estabelece as condições da transação comercial, como o preço, o prazo, a forma e o local de pagamento. 

Vale lembrar que a fatura contém todos os dados relevantes da operação, como a descrição dos produtos ou serviços vendidos, quantidade, origem, destino, preço unitário, preço total, entre outros. Ainda, indica os dados das partes envolvidas na transação.

Como preencher

Preencher uma fatura internacional corretamente é muito simples. Para isso, você deve seguir alguns passos:

  • Escolher um modelo de invoice adequado ao tipo de operação. Atualmente existem vários modelos disponíveis na internet, mas você também pode obtê-los em plataformas ou em softwares específicos.
  • Preencher os dados do vendedor e do comprador (nome, endereço, telefone, e-mail, CNPJ ou CPF).
  • Preencher os dados da operação (data da emissão, número da invoice, descrição dos produtos ou serviços vendidos, quantidade, preço unitário e total dos produtos).
  • Informar as condições de pagamento (à vista, parcelado).
  • Informar as condições de entrega, entre outros dados relevantes.

Além do preenchimento desses dados, é indicado que você também siga as orientações abaixo:

  • Use um modelo de fatura em inglês ou na língua do país de destino da mercadoria;
  • Preencha todos os campos com clareza e precisão;
  • Use números e letras legíveis;
  • Evite rasuras e correções;
  • Use termos técnicos e específicos para descrever os produtos ou serviços vendidos;
  • Faça uso dos incoterms (termos internacionais de comércio);
  • Use a moeda e a unidade de medida acordadas entre as partes;
  • Inclua todos os impostos e taxas aplicáveis;
  • Calcule o valor total da fatura com cuidado;
  • Revise os dados antes de emitir a fatura;
  • Guarde uma cópia da fatura para fins de controle.

Como pagar?

Para pagar uma invoice, o comprador deve seguir as condições de pagamento estabelecidas pelo vendedor. As formas de pagamento mais comuns no comércio exterior são:

  • Transferência bancária internacional;
  • Cartão de crédito internacional;
  • PayPal ou outros serviços de pagamento online;
  • Cheque internacional;
  • Ordem de pagamento internacional;
  • Boleto.

Quais as taxas cobradas?

As taxas cobradas em uma invoice dependem do tipo de operação, do país de origem e destino das mercadorias. Além disso, são influenciadas também pelo valor e pela natureza dos produtos ou serviços vendidos.

São chamadas de tarifas (ou taxas) aduaneiras e consistem nos impostos cobrados pela alfândega sobre as importações e exportações de mercadorias, variando conforme o produto, a origem e o destino. As tarifas aduaneiras podem ser fixas ou percentuais sobre o valor da invoice. 

Entre as principais destacam-se:

  • II (Imposto de Importação);
  • IE (Imposto de Exportação);
  • ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
  • ISS (Imposto sobre Serviços).

Além dessas taxas alfandegárias, podem incidir sobre a fatura comercial o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), taxa de câmbio, de conversão e de serviço pela transferência internacional. 

Quais os dados que precisam constar na invoice?

A invoice deve conter os seguintes dados:

  • Número da fatura;
  • Data da emissão;
  • Nome e endereço do vendedor;
  • Nome e endereço do comprador;
  • Descrição dos produtos vendidos ou serviços prestados;
  • Quantidade dos produtos ou serviços;
  • Preço unitário e total dos produtos ou serviços comercializados;
  • Condições de pagamento (forma, prazo e local);
  • Impostos e taxas aplicáveis;
  • Descontos concedidos;
  • Frete e seguro;
  • Origem e destino da mercadoria;
  • Modo de transporte;
  • Dados bancários do vendedor;
  • Assinatura do vendedor.

Qual é a diferença da proforma invoice para a commercial invoice?

Embora os dois termos sejam parecidos, eles possuem diferenças significativas. Conhecê-las, portanto, é uma excelente maneira de conferir mais rapidez e segurança às suas vendas internacionais.

A proforma invoice é uma fatura preliminar que o vendedor envia ao comprador antes de emitir a invoice definitiva. Ela funciona basicamente como um orçamento e é ideal para informar ao comprador o valor estimado da transação comercial, bem como os dados dos produtos ou serviços vendidos. 

A proforma invoice também serve para solicitar ao comprador uma confirmação do pedido, um adiantamento do pagamento ou uma garantia bancária. Porém, não tem valor fiscal nem legal.

Por outro lado, a commercial invoice é a fatura final que o vendedor emite ao comprador após confirmar o pedido e enviar a mercadoria. Ela serve para comprovar a existência da transação comercial, bem como para calcular os impostos e taxas de importação e exportação. Sendo assim, ela equivale à nota fiscal, tendo valor fiscal, contábil e tributário.

Diferença entre nota fiscal e commercial invoice

Se a nota fiscal e a commercial invoice possuem valor fiscal e legal, elas são a mesma coisa? Embora essa seja uma dúvida comum, não é bem assim que funciona. 

Isso porque a nota fiscal é um documento que registra uma transação comercial entre um vendedor e um comprador dentro do território nacional. Assim como a invoice, a NF contém informações sobre os produtos ou serviços vendidos, como descrição, quantidade, preço, impostos, entre outros detalhes. 

A nota fiscal também identifica as partes envolvidas na transação, como nome, endereço, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e dados bancários, por exemplo. O documento é obrigatório para quem vende produtos ou serviços no Brasil e pode ser utilizado para fins contábeis, fiscais e tributários. 

Por outro lado, a commercial invoice é um documento legal que registra uma transação comercial entre um vendedor e um comprador fora do território nacional. Ela também contém informações sobre os produtos ou serviços vendidos e identifica as partes envolvidas na transação. 

Contudo, a invoice é obrigatória para quem importa ou exporta produtos ou serviços para outros países, servindo para fins contábeis, fiscais e aduaneiros. 

A invoice é obrigatória?

Como vimos, a emissão da nota fiscal é exigida sempre que houver uma transação comercial entre dois ou mais países diferentes. Em outras palavras, sempre que houver uma operação de importação ou exportação de produtos ou serviços, a invoice deve ser emitida pelo vendedor.

Porém, existem dois casos de emissão: a obrigatória e a facultativa. Vamos entender cada uma delas adiante.

Emissão obrigatória

A emissão da fatura comercial é obrigatória sempre que o valor das transações comerciais for maior do que U$ 3,000.00 (três mil dólares). Ou então, sempre que o valor da transação em outra moeda for equivalente. Nesse caso, a invoice serve para registrar e regulamentar a operação.

Emissão facultativa

Todavia, a invoice também pode ser emitida em caráter facultativo, ou seja, não obrigatório. Nesses casos, o valor da venda ou prestação de serviço deve ser inferior a três mil dólares. Apesar disso, recomenda-se a emissão do documento para evitar eventuais problemas decorrentes das atividades de importação e exportação.

A invoice deve ser apresentada às autoridades aduaneiras tanto do país de origem quanto do país de destino dos produtos, para que elas possam verificar as informações e liberar a mercadoria.

Qual a importância do registro correto no Siscoserv?

O Siscoserv é um sistema informatizado que registra as operações de compra e venda de serviços entre residentes ou domiciliados no Brasil e residentes ou domiciliados no exterior. 

O sistema serve para monitorar as transações internacionais de serviços e intangíveis, bem como para subsidiar a formulação de políticas públicas relacionadas ao comércio exterior de serviços. Seu uso é obrigatório para quem presta ou contrata serviços com pessoas físicas ou jurídicas estrangeiras.

A importância do registro correto no Siscoserv é evitar multas e penalidades por parte da Receita Federal do Brasil (RFB) e do Banco Central do Brasil (Bacen). Além disso, dependendo do caso, o registro correto no Siscoserv também permite ao usuário obter benefícios fiscais e cambiais relacionados às operações de serviços internacionais.

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