O cadastro de clientes é muito mais do que uma simples lista de contatos. Trata-se de uma ferramenta poderosa que, quando bem utilizada, impulsiona as vendas, melhora o relacionamento com o cliente e otimiza a gestão do seu negócio.

É por meio deste cadastro que o gestor pode fazer lista de transmissão para informar campanhas de vendas, descontos e estabelecer uma comunicação direta com o cliente, seja pelo WhatsApp ou e-mail, a fim de fomentar a recompra. 

Para que a gestão esteja integrada aos canais como os marketplaces, é importante que os registros de clientes estejam em dia para que as vendas online ocorram dentro do esperado. 

Continue a leitura para entender mais sobre a importância e como fazer um cadastro de clientes para o seu negócio.

O que é o cadastro de clientes?

Cadastro de clientes é um sistema organizado que centraliza informações essenciais sobre pessoas físicas ou jurídicas que são ou foram clientes de uma empresa. Esses dados podem incluir nome, endereço, contato, histórico de compras e outras informações relevantes para o relacionamento comercial.

Um dos melhores exemplos da importância de um cadastro de clientes é para a emissão de notas fiscais online. Uma vez que você registre os dados do cliente após uma venda, você pode emitir automaticamente a nota fiscal de cada transação puxando os dados dos consumidores. 

Assista ao vídeo abaixo e veja como é fácil fazer o cadastro de clientes em uma plataforma como o Bling!

Qual a importância do cadastro de clientes para seu negócio?

Manter um cadastro de clientes organizado e constantemente atualizado oferece uma série de vantagens competitivas para alavancar o sucesso do seu negócio. Vamos ver algumas delas a seguir!

1. Aumento das vendas

Com um registro organizado, é possível segmentar clientes com base em suas características e preferências. Você pode, então, direcionar campanhas de marketing mais eficazes, oferecendo produtos e serviços relevantes para cada grupo, o que aumenta a taxa de conversão e a recompra. 

Por exemplo, se você tem uma loja de roupas masculinas, pode enviar e-mails com promoções de roupas apenas para homens cadastrados.

2. Melhoria no relacionamento com clientes

Conhecer o perfil do cliente permite oferecer um atendimento personalizado, respondendo às suas necessidades específicas e superando suas expectativas. 

Com os dados do cliente, você consegue adaptar e direcionar melhor sua estratégia de produtos, serviços, marketing e atendimento. Se você administra um restaurante, por exemplo, pode registrar as preferências de pratos de seus clientes e oferecer opções personalizadas no próximo pedido.

3. Otimização da gestão

O cadastro de clientes facilita a emissão de notas fiscais, o controle de estoque e a análise de dados para tomada de decisões estratégicas. Ao analisar o histórico de compras, é possível identificar os produtos mais vendidos e ajustar o estoque para atender à demanda.

4. Agilidade operacional

Um cadastro de clientes estruturado e integrado a um sistema de gestão de negócios auxilia na automação e desburocratização de uma série de processos operacionais. Tudo fica muito mais ágil, prático e menos propenso a erros.

Por exemplo, ao efetuar uma venda para um cliente cadastrado, não é mais necessário preencher manualmente campos como nome, endereço, documentos etc. Todas essas informações já estarão lá, bastando confirmar ou atualizar quando necessário.

5. Comunicação eficiente

O registro permite enviar informações relevantes diretamente para os clientes, como promoções para aumentar as vendas, lançamentos de produtos, eventos e newsletters. Isso mantém o cliente engajado e informado sobre as novidades da empresa.

Não deixe de ler: Como fazer um bom atendimento ao cliente para vender mais?

Como fazer uma ficha de cadastro para clientes?

Para garantir que seu modelo de cadastro de clientes seja eficaz, você precisa incluir certas informações essenciais. Embora a lista possa variar de acordo com seu setor e necessidades específicas, veja um checklist com alguns dados que não podem faltar:

• Razão Social ou nome completo: identifica o cliente de forma clara e precisa.
• Nome Fantasia (se empresa): nome pelo qual a empresa é conhecida no mercado.
• CNPJ/CPF: número de identificação fiscal, necessário para emissão de notas fiscais.
• Data de fundação/aniversário: permite enviar mensagens personalizadas em datas especiais.
• Endereço completo: necessário para entrega de produtos e serviços.
• Dados de contato (telefone, e-mail): permite entrar em contato com o cliente para oferecer suporte, enviar promoções e realizar pesquisas de satisfação.
• Atividade econômica/profissão: ajuda a segmentar clientes e oferecer produtos e serviços relevantes.
• Total de funcionários (se empresa): Indica o porte da empresa e pode ser útil para definir estratégias de vendas.
• Histórico de compras: permite analisar o comportamento de compra do cliente e oferecer produtos e serviços personalizados.

Em alguns casos, você também pode criar campos customizados que se adaptem à natureza do seu negócio.

Lembre-se de que a coleta dessas informações deve ser feita de forma transparente e respeitando as leis de privacidade e políticas de proteção de dados vigentes. 

Dica: Ao solicitar informações adicionais, como dados sobre cônjuge, filhos ou hábitos de consumo, seja transparente com o cliente e explique como esses dados serão utilizados para melhorar sua experiência.

Ferramentas para cadastro de clientes: planilhas ou ERP?

Embora planilhas como Excel ou Google Sheets possam ser utilizadas para cadastro de clientes, elas apresentam limitações em termos de organização, segurança e funcionalidades.

Um sistema ERP(Enterprise Resource Planning) oferece vantagens significativas, como:

• Dados 100% centralizados e acessíveis: Todas as informações de clientes, fornecedores, produtos, estoque, finanças, vendas e muito mais ficam armazenadas em um único e seguro banco de dados na nuvem, acessível de qualquer dispositivo.
• Automação de processos com menos erros: desde precificação, emissão de notas fiscais, até controles de prazos de entrega e pagamentos, tarefas rotineiras são automatizadas, reduzindo drasticamente o trabalho manual, retrabalhos e riscos de falhas humanas.
• Integração com lojas virtuais e marketplaces: um grande diferencial dos ERPs é a sua capacidade de se integrar perfeitamente com seus canais digitais de vendas como e-commerce, aplicativos, além dos melhores marketplaces como Mercado Livre e Amazon. Com isso, seu cadastro de clientes estará sempre sincronizado e atualizado em tempo real independente de onde cada pedido tenha sido realizado.
• Poderosas ferramentas de análise e relatórios: a grande maioria dos ERPs conta com painéis e relatórios gerenciais, permitindo análises aprofundadas sobre comportamento de compra, perfis de clientes, produtos mais vendidos, projeções inteligentes e muito mais. 
• Escalabilidade e flexibilidade: um sistema ERP é projetado para acompanhar e se ajustar continuamente em todos os detalhes operacionais e estratégicos conforme o seu negócio avança em seu processo de escalabilidade e expansão de canais. Tudo de forma ágil, integrada e sem travas.

Imagine que seu e-commerce usa planilhas para gerenciar seus clientes. A verdade é que você pode enfrentar dificuldades para acompanhar o crescimento das vendas online e o aumento do número de registros.

Por outro lado, com um ERP, você automatiza o processo de cadastro e tudo que está relacionado às vendas, como emissão de notas fiscais, controle do estoque e análise do comportamento de compra dos consumidores.

Saiba mais sobre as vantagens de ter um sistema de gestão ERP na sua loja virtual.

Como organizar seu cadastro de clientes?

Para tirar o máximo proveito de um cadastro de clientes eficiente, é importante seguir algumas boas práticas na sua estruturação e gerenciamento:

1. Use um sistema de gestão robusto e integrado

Como mencionamos acima, nossa recomendação é que você invista em uma solução profissional e abrangente de ERP para centralizar e gerenciar com total eficiência os dados de seus clientes. 

Sistemas líderes como o Bling oferecem recursos avançados de cadastro em nuvem, com total integração com outros módulos de gestão empresarial e aplicações de marketplace.

2. Defina campos essenciais e relevantes

Determine com critério quais informações sobre seus clientes são cruciais para o funcionamento do seu negócio.

Claro, os campos básicos como nome, contatos, endereço, documentos são indispensáveis. Mas não ignore dados mais estratégicos como histórico de compras, fontes de indicação, interesses/afinidades, participação em programas de fidelidade, valores totais gastos com sua empresa etc.

3. Mantenha os dados atualizados

Mesmo com os sistemas mais modernos, de nada adianta ter um cadastro repleto de informações se elas estiverem desatualizadas ou incompletas. 

Por isso, é fundamental estabelecer processos contínuos tanto para que seus clientes informem quaisquer mudanças em seus dados cadastrais, quanto para que sua equipe faça verificações e atualizações periódicas de conferência.

4. Treine e engaje sua equipe

Invista na qualificação e no pleno engajamento de toda sua equipe sobre a importância do cadastro de clientes e de como utilizar as ferramentas de gestão da melhor forma. 

Um treinamento completo e periódico é importante para que todos compreendam os benefícios do processo, os melhores procedimentos e saibam extrair o máximo valor dos dados coletados.

5. Monitore, analise e aprenda com os dados

Os sistemas de gestão modernos costumam oferecer poderosas ferramentas de análise, inteligência e geração de relatórios personalizáveis. Não deixe de utilizar essa capacidade.

Monitore os dados consolidados do seu cadastro de clientes para obter insights estratégicos sobre perfis, tendências, pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria. Essas informações podem direcionar o desenvolvimento de novos produtos, serviços, canais de venda e comunicação.

Qual o melhor programa para cadastro de clientes?

O Bling é o melhor programa para cadastro de clientes, pois além da facilidade da plataforma para cadastrar dados, também permite a automatização de toda sua gestão do negócio — desde a precificação dos produtos até o controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e a entrega do produto. 

São diversas outras funcionalidades que vão tornar o seu dia a dia mais fácil, automatizando tarefas para focar no que de fato importa: aumentar suas vendas e tornar o seu negócio em um sucesso.

Quer conhecer nosso sistema, na prática? Clique aqui e faça um teste gratuito! 

Como você pôde ver ao longo deste artigo sobre como fazer um cadastro de clientes, seja por meio de planilhas ou com um programa dedicado, trata-se de um processo indispensável para qualquer negócio. 

Ao estruturar esse processo com as melhores tecnologias, você está preparado para estabelecer relacionamentos duradouros com seus clientes, oferecer atendimento personalizado de excelência, antecipar tendências e se manter sempre à frente na adaptação às reais necessidades do mercado.

Mas além disso, um cadastro de clientes otimizado aprimora aspectos como gestão de vendas, inteligência de marketing, operações logísticas e controles financeiros, reduzindo custos operacionais em várias frentes.

Assista ao vídeo abaixo e saiba tudo que o Bling pode fazer pelo seu negócio!